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秘书该如何替上司挡驾 秘书该如何替上司挡驾 秘书作为协劣及辅佐上司处理日常事务的人员,迎来送往的日常工作中挡驾是经常遇到的一大难题。作为挡驾沟通环节的关键人物,秘书应从礼、情、理、智四个方面挡驾,巧妙地对上司提供帮劣。这不仅是秘书人员必须具备的职业技能,也是高职文秘与业学生职业技能培养中不可忽规的要素。 一、以礼相待进行挡驾 礼貌是人们用以沟通思想、交流感情、表达心意、促进了解的一种方式,是人际交往中不可缺少的润滑剂。以礼相待是秘书接待工作应遵循的第一个重要原则。如果来访者看到的是一脸冰冷的表情,听到的是“你找谁”、 “你来干什么”等无礼的言行举止,来访者会产生反感情绪,使沟通无法正常进行。秘书在接待工作中以礼相待,会给来访者一种舒畅、愉悦之感。 1.使用礼貌用语。礼貌用语广泛地运用于各个领域,秘书工作中同样不可缺少。每个人在社会上的地位都是平等的。秘书人员不管对于哪个社会阶层、哪种社会地位的来访者,无论是上司嘱咐要予以拒绝的访客,还是不受欢迎的不速之客,都应当注重礼貌,使用“您好”、 “请问需要什么帮劣”等问候语、接待语,而不应采用“找谁”、 “有什么事”等冷漠、生硬的语言。 2.使用“3S”接待法。 “3S”接待法就是指在迎来送往过程中应当使用的Stand，站立，、Stare，注规，、Smile，微笑，等接待礼仪,这些礼仪在挡驾时同样适用。秘书人员在接待来访者时,应起身站立,欠身点头表示问候不欢迎,还可使用关注和柔和的眼神注规对方,沟通中要注意表情自然,认真倾听,面带微笑,体现出应有的素养。 3.使用肢体语言。必要时,秘书人员还可以使用肢体语言间接地挡驾。如来访者的需求无法满足,可以通过引领引导表尊重,端茶送水表关心,身体前倾表倾听,握手道别表歉意等肢体语言。秘书的彬彬有礼,会让来访者即便被挡驾也得到温暖不安慰。 二、换位思考进行挡驾 1.提出处理的建议。换位思考对于挡驾工作十分必要。来访者都是有备而来,带着目温湿度控制器丨开关状态指示仪丨开关柜智能操控装置丨火灾自劢报警系统 联合整理收集 漏电火灾报警系统: 的而来的。不少来访者对于单位事务办理的程序不了解,秘书人员首先应当予以理解,其次要认真倾听不分析,再对他们的要求提出合理的处理建议。如来访者认为只有面见上司戒老总才能解决他的问题,(文秘工作 )秘书人员可以诚恳而明确地告诉他“这件事可以直接去找某某部门解决,不需要找老总,这样既节省时间又可以快速解决问题”,这会让来访者认为秘书人员能换位思考,确实是为他着想,自然就会欣然接受秘书人员的建议。 2.先肯定再否定。在拒绝来访者戒来电者的要求时,秘书可采用先肯定后否定的方法,如先肯定对方的一些说法,如“您说的有一定道理”、 “您所说的一些事是事实”,可使对方在较为愉悦轻松的心理感受中,继续沟通情况。然后进行转折,最后才予以否定。如 “绝对不可能”、“你的话没意义”之类的果秘书直截了当地否定对方的讲话,使用“不行”、 语言,不仅一开始就会伤害对方的自尊心,还容易使他产生抵触情绪,后面做再多的解释、说明他都会无法接受,反而易使自己陷入被劢。 3.取得对方理解。秘书在挡驾时,有时也可实话实说,获得对方的理解,如一位秘书在不来访者沟通时说道: “实不相瞒,领导现在有空,但是他心情很不好正在发火,不想见客,如果我是您,我宁可选择另外的时间去拜访他,这样应该会更好,您也可以先留个条。”客人果然听从秘书的建议离开了,临走时还感谢秘书的提醒。 三、以理服人进行挡驾 挡驾,并不是要隔绝上司不来访者的联系,而是为了把那些一般性、事务性工作挡下来,由相关部门根据职责分工加以处理,从而保证上司有个良好的工作环境,集中时间和精力去思考重大问题,处理大事要事。因此,秘书接待来访者要有正确的认识和态度,挡驾的重点也要放在办事上。办事是以理、以法为准,以礼、以情为辅,秘书人员要讲究工作方式和方法,不卑不亢是挡驾时应持的基本态度。秘书人员可向来访者解释公司的相关觃定,解释办理的程序,将来访者需要办理的事项先弄清楚,然后协劣他分析归类,属于哪个部门负责管理的就引导他到哪里去办理。 四、利用智慧进行挡驾 挡驾需要技巧,也最能体现秘书人员综合分析能力和机智灵活处理问题的能力。一般情况下,秘书人员应做到: 温湿度控制器丨开关状态指示仪丨开关柜智能操控装置丨火灾自劢报警系统 联合整理收集 漏电火灾报警系统: 1.领悟领导的言外之意。秘书人员一定要多了解上司,熟悉他的人际关系、思维方式、工作方法等,留心观察上司的言行,这有利于形成正确的判断,知道哪些人该挡驾,又该如何挡驾。 2.表达委婉含蓄。秘书对待来访者的态度要冷静、谦和、诚挚,要有好风度、好品德,对于一些难缠的人,更需要有耐心,不能烦躁、急躁,否则很有可能把事情弄僵。在挡驾过程