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炼建公司物资采购管理流程分析及优化建议 支左 宫瑞虎 陈茜 摘 要：通过对物资采购管理流程的调研分析，对物资管理流程中存在的问题提出优化建议。 关键词：流程优化、ASME、ESIA 一、问题的提出 一些项目部提出由于物资采购流程复杂，审批过多，造成工作效率较低，成本增加。 物资管理是项目管理活动中一个重要的部分，物资成本在项目成本中，占有最大比重，物资成本占工程成本的 60%以上，加上运杂费甚至可能会高于 70%，因此物资成本是项目成本控制的重要内容；物资管理对保证施工项目的顺利进行、降低成本和提高经济效益起着举足轻重的作用。 二、现状分析 1、采购流程现状 以一个采购估算额在20万元以上乙供钢材采购计划为例，从计划申请、招标、合同签订、检验入库到出库领料，流程图见下图： 注：以上流程未包括预付款、合同余款、质保金等财务手续办理环节，也未包括在实际工作中催交催运及各种信息报表通报等各种环节。 流转环节汇总表如下： 采购过程 分类 计划申请 招标 签订合同 检验入库及出库 合计 总环节数 11 42 7 30 91 其中签字审批环节 5 20 5 13 43 其中填写记录表单 2 9 1 5 17 从上表中不难看出，签字审批和各种记录表格占物资采购流程活动中的66%。 2、采购流程分析 ASME标准，是美国机械工程师协会标准，ASME最大的优点是可以清晰的表达流程中各个活动是否是增值活动，清楚地显示非增值活动所在的环节。 ASME增值活动分析表 招标流程增值活动分析表 序号 活动名称 活动内容/过程 增值活动 非增值活动 检查 等待 耗费时间 活动人 1. 接收采购计划 进行熟悉，估计材料价格 ● 　 　 　 0.5d-1d 采购岗位 2. 填写询价单 填写询价单 ● 　 　 　 30min-1h 采购岗位 3. 推荐供应商，下发询价单 填写询价单位推荐表 ● 　 　 　 10-30min 采购岗位 4. 参与讨论人员会签 　 ● 　 　 10min 采购岗位计划岗位 5. 推荐单位领导签字 　 ● 　 　 30min 器材供应站主任 6. 公司领导签字 　 ● 　 　 30min-1h 公司主管领导 7. 下发询价单至已审核同意的供应商 ● 　 　 　 30min 采购岗位 8. 组织协商谈判 密封报价，按采购程序组织报价 ● 　 　 　 30min-1h 采购岗位 9. 进行谈判，确定中标单位 ● 　 　 　 30min 采购岗位 10. 填写谈判报告 ● 　 　 　 15-30min 采购岗位 11. 参与谈判人员签字 　 ● 　 　 10min 参与谈判人员 12. 监察人员签字 　 ● 　 　 10min 审计监察部 13. 签订合同 拟定合同 ● 　 　 　 1h-2h 采购岗位 14. 填写合同签约审批表 ● 　 　 　 15-30min 采购岗位 15. 承办单位 　 ● 　 　 15-30min 器材供应站主任 16. 业务主管领导 　 ● 　 　 30min-1h 业务主管领导 17. 合同主管领导 　 ● 　 　 30min-1h 合同主管领导 18. 财务部 　 ● 　 　 15min 财务部主任 19. 企管法规部 　 ● 　 　 15min 合同管理岗位 　 　 合计 11 10 0 0 　595-1050 　 注：（1）增值活动是直接为顾客创造价值的活动，没有它，流程无法进行下去。 （2）非增值的活动包括必要但非增值的活动和不必要的非增值活动（即浪费）两种。必要但非增值的活动多数发生于支援部门的非增值行为，有些是必要的，如出于风险控制的检查、检验和审批，但更多的是看似必要，例如：检验，检查，繁杂的审批过程，冗长的会议等。 （3）浪费，即既不增值也无助于增值的工作。没有它顾客根本就不在意。（需要被彻底的消除） 我们仍以刚才现状分析中一个采购估算额在20万元以上乙供钢材采购计划为例，从计划申请，招标、合同签订、检验入库到出库按ASME表格进行了统计分析，汇总表见下表： 阶段 增值活动 非增值活动 检查 合计 计划阶段 7 5 0 12 招标及合同签订阶段 18 30 1 49 检验保管阶段 21 15 5 41 总计 46 50 6 102 占比 45% 49% 6% 100% 由上表看出，公司在物资采购管理流程中非增值活动占比较高，流程有很大的优化空间。 三、流程优化建议 我们根据器材供应站2015年签订买卖合同汇总表，大致计算出总流转环节数为18340，通过调研我们发现每个环节平均耗费时间约为30分钟，可以大致测算一下，环节减少与节省的时间的关系。 减少环节（%） 节省环节数 节省分钟数 节省天数（按每天300分钟计） 10% 1800 5400