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第二章、档案业务工作 销毁档案应编制《销毁清册》，报主管领导审批。审批通过后，待销档案集中保存一个季度后，由两人以上执行，采用焚烧、粉碎或化浆的方式销毁，禁止私自变卖。 专职 档案员 兼职 档案员 分类及组卷 编制文件目录、备考 编写页号 装订、装盒 第二章、档案业务工作 归档文件整理移交流程 第二章、档案业务工作 检查 编号 检索 归档章 脊背 入库 检查归档文件是否符合要求 根据分类方案编制档号或文件号 编制检索工具 加盖归档章，填写相关内容 粘贴档案脊背，并填写相关内容 按顺序上架，并填写标签 整理归档文件目录，案卷目录，卷内目录 第二章、档案业务工作 归档章 1、盖在成卷不装订的文件右上角 2、内容从左至右，从上至下依次为：全宗号、年度、公司件号、分类号、保管期限、总部（集团）件号 第二章、档案业务工作 3、档案的利用 （1）原件查阅：非密档案的查阅登记。涉密档案查阅，由利用单位、形成单位领导审批。 （2）复印件（复印、扫描）：非密档案的复印登记。涉密档案复印、扫描，由利用单位、形成单位领导审批。 第二章、档案业务工作 （3）原件借用：公司总经理审批，档案员留存审批文件，并做好登记。 （4）续借与追缴：超期提醒，并办理续借手续。 （5）检索工具：用EXCEL表格编制检索目录 第二章、档案业务工作 第三章 档案工作记录 第三章、档案工作记录 1、归档文件目录 2、案卷目录 3、卷内文件目录 件号 文件编号 责任者 文件题名 日期 页数 备注 序号 档号 编制单位 案卷题名 起止日期 总页数 备注 序号 文号/图号 责任者 文件题名 日期 页号 备注 第三章、档案工作记录 4、卷内备考表（科技） 5、卷内备考表（文书） 第三章、档案工作记录 6、文书档案脊背 7、工程档案脊背 8、档案移交清册 9、档案借阅登记表 10、档案借阅审批表 11、档案销毁清册 12、工程档案封面 第四章 问题解答 第四章、问题解答 1、宁波公司 （1）是否制作档案封面？ 答：工程档案应编制档案封面，文书档案可不编 （2）行政部合同分类？ 答：万千档案制度中要求合同类下按项目分属类，及设计、工程、销售、租赁、其他，那么行政合同可以归入其他类。 第四章、问题解答 （3）归档文件目录问题 答：归档文件目录一式三份，一份装订成册存档案室（编制封面）；一份由移交单位保存；一份不装订，装入档案盒作为盒内文件目录。 （4）商品部档案脊背增加品牌名称 答：档案脊背在保证基本条目齐全的情况下，可以添加便于档案管理的新条目。 第四章、问题解答 2、青岛公司 （1）页号的编写是否可以手写？数字还是汉字？编写位置？ 答：可以手写或油墨号码机打印。在文件右下角，如右下角有内容可适当左移。 （2）密级的标注是手写还是盖章？位置？ 答：相同密级的文件合并组卷，在档案盒上标注 第四章、问题解答 （3）哪些档案需移交总部？ 答：长期保存的文件在公司撤消后移交总部；以总部名义形成的对外文件等。 第四章、问题解答 3、长春公司 （1）档案标号不足：如固定资产台帐、盘点报告、报废清册，本编号下存在3项，不知是把此3项按时间顺序混合排序，还是分类之后排序； 答：不是这三种文件对应一个号，是每份归档文件对应给予一个件号，以流水号形式排列。 第四章、问题解答 4、泰州公司 （1）筹建店的档案管理和已开业的门店的相同么。类别有误差么？ 答：档案制度与门店是否开业无关。如筹备期间形成的文件，档案制度中未明确规定如何管理的，应由相关业务部门妥善保存或进行鉴定是否需转化为档案。 第四章、问题解答 5、济南公司 （1）目前对于纸质档案和电子档案没有具体标准，很多部门只要能以电子文件形式保存的资料，均未进行打印、按纸质版存档，鉴于此，能否明确哪些档案必须以纸质版形式保存？ 答：具有永久或长期保存价值的电子档案应保存电子档案的纸质版或缩微品。《电子文件归档与管理暂行规定》 第四章、问题解答 （2）什么样的档案移交行政部或总部保存？ 答：集团的惯例是人事档案、财务档案由业务部门保存，其他档案由行政部集中保存。 第四章、问题解答 6、苏州公司 （1）文件目录的责任人、页数是否可以不填，用印申请次数、合同有效期是否可以填写在备注一栏 答：文件目录里的内容必须填写，确保档案检索信息的完整。备注内容一般填写档案中需要注明的情况。建议根据使用情况可适当增加条目。 第四章、问题解答 （2）建议设立专职的档案管理员，负责各分公司的档案、资料 答：集团要求项目公司设置专职档案员，百货公司可以参照执行，集团对百货公司没有硬性要求。 Company Logo 万千百货档案管理培训 档案业务工作 2 问题解答 4 档案工作记录 3 3 档案基础知识 3 1 第一章 档案基础知识 第一章、档案基础知识 1