附件1：建设项目竣工文件编制与档案整理规范（浙）.pptVIP

建设项目竣工文件编制与档案整理规范 浙江省档案局 提 纲 竣工文件编制要求 档案整理原则和质量要求 档案整理流程和方法 日常工作台帐的建立和检索利用 一、竣工文件编制要求 什么是竣工文件编制？ 是在主体工程基本完工后，对施工、监理期间形成的文件内容、数量进行检查审核、补充完善并编制竣工图的过程。 如何开展竣工文件的编制 理清编制依据 把握编制时机 落实编制责任 明确编制要求 理清编制依据 以《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》为基本准则。 行业有特殊规定的按照行业有关要求。如交通部档号的规定、案卷封面特殊规定等。 执行地方综合档案馆、城建档案馆接收档案的相关规定。 本项目制度、合同规定。 把握编制时机 基础在于平时形成积累，做好日常编制工作。 重点在交工验收前的编制。 关键是抓好竣工图的编制。 落实编制责任 施工、监理单位做好各自文件的检查核对、收集补充工作。 监理单位除做好自身的编制工作外，还要对施工单位的文件编制情况进行审核、签字。 业主单位应及时组织检查，督促整改。 明确编制要求 （一）对施工监理文件内容进行检查，收集补充所缺内容。 原始、真实性检查 完整、准确性检查 规范、有效性检查 （二）复制齐全所规定的档案套数。 （三）规范编制竣工图 如何规范编制竣工图 （1）竣工图必须是新图 （2）针对不同情况编制竣工图 ——没有变更的，原图上盖竣工图章 ——一般性变更或符合杠改、划改要求的， 在原图上更改并盖上竣工图章。 ——结构工艺等重大变更或面积超过35%的，须重绘图。 （3）应编制竣工图总说明和分项说明，叙述编制原则、变更情况。 如何进行竣工图的更改 文字、数字用杠改 A----- A B 线条更改用划改 A----- A B 局部图形更改圈出更改部位 A B 更改处注明依据和时间 规范使用竣工图章 竣工图章大小、内容见P154 内容填写齐全、清楚，不得代签 用红色印泥，盖在标题栏附近空白处 二、档案整理原则与质量要求 尊重原基础 保持文件间的有机联系 便于档案的保管利用 符合相关标准规范 尊重原基础 项目文件的形成有其自身规律，反映工程建设各阶段、环节的特殊要求，不得轻易破坏。 文件的日常形成积累已有一定基础，有的已处于预立卷状态。利用原基础可起到事半功倍的效果。 过去已整理的档案不宜随意推倒重来。 保持文件间的有机联系 工程档案的特点之一就是成套性。成套性就是文件之间的联系性。 有机联系是文件内容内在的、本质的、自然的联系，而不是人为的联系。 文件有机联系的几种状态 某一项目或单位工程、分部分项工程的文件。 某一问题、事故处理形成的一组文件。 请示与批复 一组会议材料 就某一变更事项产生的报告、批复、洽商材料、文字与图纸等。 系统编号的变更令、变更通知单、工程联系单等。 设备选购、开箱、试运行三阶段形成的文件，自成体系、互为联系。 符合相关标准规范 《科技档案案卷构成的一般要求》 《国家重大建设项目文件归档与档案整理规范》 便于档案保管利用 置放有序 保管安全 调卷轻捷 查阅准确 （一）系统收集 对照归档范围，接收收集各部门、各有关人员形成的材料。 将接收进来的材料再检查一遍，确保符合原始、完整、准确等要求。 区分不作为工程档案归档的文件。如文书文件、普法性文件、重份文件、事务性文件等。 特别需要关注的几个方面： 立项申报文件，注意原件的收集；项目筹建办与业主单位档案应及时集中统一保管。 招投标文件，应包括招标公告、招标书、投标书、招标会议材料、评标决标材料、中标通知书、承包合同等文件材料。及时归档移交。 监理文件，应体现监理的三控制一协调职责。同时应明确监理对施工单位文件形成积累的监督检查职责。 （二）科学分类 分类是为整理、编目、进行系统化管理的需要。 分类要根据项目建设的阶段、建设的具体情况设置类目。 分类要清楚，不能相互交叉、包容。 分类要考虑档案室综合分类方案和布局。 （三）合理分卷 卷是最低层次的类下面最小的类，是档案构成的基本单元。分卷的目的就是将零散文件通过某种方法形成一个个案卷。 卷和卷之间相对独立，卷内文件保持有机联系。