档案管理制度AHMS0302.04.docVIP

PAGE PAGE 4/21 档案管理制度 目的 企业档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是企业生产、经营、技术和各项管理活动的真实记录，是一项对企业各项管理活动信息进行收集处理、传递和贮存的全面、细致的工作，各部门都应重视。根据《档案法》、《企业档案管理规定》、《归档文件整理规则》等国家法律法规和公司规范化管理的要求，为进一步加强公司档案管理，更好地为企业服务，促进档案管理现代化、标准化、规范化，制订本标准。 适用范围 本标准适用于本公司的档案管理工作。 定义 企业档案：是企业在各项管理活动中形成的档案的总和。它的构成以科学档案为主体，包括计划、统计、生产经营、物质管理、财务管理、劳动工资、安全消防、文教卫生和党政工团工作等方面档案。 临时档案：指暂存于使用部门、尚未归入档案室的文件和数据等。临时档案由使用部门整理和保管，并按本制度的规定和档案室的要求，于规定期限和整理要求向档案室移交。 正式档案：指已经归入到档案室统一管理的档案。正式档案的整理和保管均须符合本制度的相关要求。 其他定义：附于各节的正文之中。 权责 管理部：为档案管理的归口部门，负责本制度的修订和解释，并监督本制度的实施。 档案室：为全公司档案管理的具体实施单位，负责全公司归档档案的整理、管制和保存等工作，并负责指导、监督各部门做好对尚在使用的临时档案进行有效管理（包括整理、管制和保存等）。 各部门：负责本部门临时档案的使用、整理、存盘和保管。 内容 档案管理标准 档案的形成与归档 根据国家法规和有关部门规定，企业在各项活动中形成的涉及内部外部、对上对下、社会、经济的等方面均属企业档案，都应该按照管理要求归档。 归档的基本要求 1）归档的档材料必须准确地反映本企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动真实内容和历史过程。 2）归档档材料必须完整。 归档的范围 根据国家有关分类规则，结合本公司实际情况，按公司档案分类规则范围表进行归档，主要有以下10方面： 党群工作方面：包括企业的党、团、工组织，行业协会等一系列工作中形成的档案。 行政管理方面：包括行政管理、文秘工作、武装保卫、医疗工作、计划生育、外交、法律事务等方面的档案。 人事劳动方面：包括人事管理、劳动工资、职工福利、职工教育、企业的工资、工调、职称评定、申报、批文等形成的档案。 技术管理方面：包括生产管理、质量管理、标准化、计量工作、安全工作、环保、能源、情报等形成的档案。 经营管理方面：包括经营决策、计划统计、物质供应、产品销售、市场信息、广告宣传方面形成的档案。 会计方面：会计凭证、账册、报表等档案。 产品方面：产品工艺流程、配方、操作规程，创优产品申报、鉴定，质量原始记录，原材料进厂检验及管理过程中形成的档案。 科研方面：包括课题准备，实验数据记录、总结鉴定、成果申报，推广应用等全过程档案。 基建方面：包括工程项目的申请、审批、勘探、设计、施工、竣工和管理等全过程的档案。 设备仪器方面：包括外购设备（或自制）图纸随机档（如说明书、合格证等），安装、调试、移交及设备改进，大、中修记录、设备台帐、维修记录等形成的档案。 归档时间和要求 归档时间 党群工作、行政管理和经营管理方面档案，应在次年3月底前整理成册，由各职部门负责人审定后交公司档案室办理归档手续。 设备仪器档案：在安装完毕、验收鉴定并投入使用后3个月内立卷成册，由职能部门负责人审查后交公司档案室办理归档手续。其中：说明书、合格证、装箱单等档材料，开箱验收时当场移交（由设备采购部门通知档案员去现场当场清点无误后，由档案员当场取走存入档案室并登记编册）。设备管理部门或使用部门今后如需使用的，应向档案室办理借阅手续。如外购设备所附的技术档到公司开箱时不完整或遗失的，应由设备采购部门负责向供方索取。 基建档案在工程竣工验收后的3个月内，按项目成套组卷，由工程负责人审查后交公司档案室归档。 科研档案在课题完成或告一段落后的2个月内，由有关负责人审查后，交公司档案室归档。 财务档案由公司财务部门于次年按国家关于财务档案的管理要求整理成册并妥善保管后，于第三年的3月前移交给档案室。 因公外出参加各种重要会议所获得的文件、资料，在回公司后3日内交管理部文控员统一收文，并按文件阅办程序阅办，具结后，由文控员于次年3月前交档案室归档。具体参见《公文管理制度》。 各类企业经营用的证件（包括营业执照、税务登记证、组织代码证、自营进出口证、其他许可证等）、各类荣誉证书等，应在办结或年检后的一周内交档案室。档案室须妥然保管好各类证件，并按规范建立证件台帐。 各类活动照片，在活动结束后的3日内交档案室。档案室须妥然保管好各类照片，并按规范要求建立照片台帐。 各类图书在购入时即应交档案室，在经档案员编号并加盖图书专用章后，财务方可报销购书款。档室室须按规定建立图书