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档案工作规范化管理 魏 麟 懿 第一讲《标准》的主要内容 一、组织管理 二、档案保护条件 三、信息化建设 四、基础业务 五、开发利用 一、组织管理 （一）管理体制 1、明确分管档案工作领导，档案工作实际问题解决好； 2、建立档案综合管理机构，文书、基建、会计、科研、设备、声像、电子、实物等各类档案实行了集中统一管理； ×××单位档案管理体系图 档案人员岗位职责 档案人员在办公室主任的领导下，对本单位所产生的各类档案实行集中统一管理，其职责是： 1、依照档案工作有关规定，负责制定、修订本单位档案管理的各项规章制度、技术标准； 2、对本单位各部门档案的收集整理，保管利用等工作。在有关部门的协助下，做好到期档案的鉴定销毁工作。 3、对本单位各部门及下属单位的档案工作进行业务指导，按照国家和甘肃省档案局的有关规定做好档案工作。 4、坚持档案工作主动服务的意识， 开发档案信息资源，编篡档案文献。积极为公司的生产建设和经营管理等工作服务。 5、加强档案的技术保护措施，库房管理应做到“八防”要求，库内严禁吸烟、存放杂物，确保库内整洁和档案的安全。 6、参加建设项目的开工、竣工和设备开箱等的验收工作。审查建设项目合同中对档案工作的技术要求部分，协助处理甲乙双方关于档案方面的纠纷，审查施工项目档案控制措施，确保工程项目档案的齐全完整、系统准确。 档案管理工作归档制度 1、向档案室移交档案是本单位所属各部门的责任和义务。 2、本单位所属各部门在各自的工作中形成的各类（各种载体）档案都应归档。 3、档案移交前，各部门对所交档案要组织有关人员认真进行鉴定。确保文件齐全完整，保管期限划分准确，卷内文件排列合理，保持文件之间的有机联系，不可人为分割。 4、各部门鉴定工作完成后，通知综合管理部组织派档案管理人员进行现场检查，初步验收后，确定具体移交事宜。 5、移交部门准备移交清册二份，办理手续后，各执一份。 档案查阅制度 1、本单位所属各部门查阅档案其内容仅限于本部门业务范围内，超越范围须办理查阅审批手续。 2、外单位人员查阅档案必须持有效证件，档案室方可接待。 3、查阅档案只限在档案室内进行查阅，不得擅自带出。 4、查阅档案必须填写查阅档案登记簿和档案利用登记表。 5、查阅者应遵守《档案法》的有关规定，爱护档案，应保持档案的整洁，不涂改档案、不在档案上做任何标记、不抽页、不拆卷、不损坏档案，未经允许不得擅自摘抄或复制档案，更不得私自带走档案。 6、发现损坏档案者视情节轻重，依据《档案法》及有关规定进行处罚。 7、查阅、复制涉密档案时经有关领导批准，交押证件，档案室方可接待（只限在规定范围内进行查阅、复制）。 8、查阅档案应执行档案保密管理标准的有关规定。 档案鉴定销毁制度 1、档案鉴定、销毁工作是档案管理中极为重要的环节，是对本单位室藏档案进行科学的、历史的、现实性的价值鉴定，是为了更好的保存档案的精华，应由办公室负责组织各有关部门共同进行档案的鉴定销毁。 2、定期鉴定工作由档案室负责提出保管过期的档案清单，提交办公室，由办公室根据不同类别的档案组织鉴定小组进行鉴定、销毁等工作。 3、鉴定档案不能单纯地以保管期限、年代或名称判断其价值，要综合衡量，正确地确定保管期限，对到期确实还有保存价值的档案提出暂销毁意见。 4、档案销毁工作由办公室负责具体实施，严禁任何部门或个人自行销毁档案。 5、鉴定工作完成后，以单位名义向有关上级部门报告（附清册），接到上级销毁档案的批文后方可销毁（对暂销毁的档案归回原位保管）。销毁档案必须由销毁人、监销人员负责到底，销毁完毕后应在销毁清册上签字，以示负责。 6、销毁档案工作全部完成后，应报送销毁报告，内容包括销毁档案种类、数量、批准文号、起止年月、销毁时间、地点、方法、销毁人、监销人，并由档案部门盖章，以示负责。 7、销毁报批文件、销毁文件清单、销毁文件的鉴定及销毁报告应归档永久保存 档案安全保密制度 1、档案人员要认真学习、宣传、贯彻执行《档案法》和《保密法》，以此指导自己的言行和工作。 2、档案人员必须政治可靠，遵纪守法，严守秘密。 3、档案人员要树立保密观念，增强保密意识，严守党和国家的秘密，对保密事项不得随意宣传和泄露。 4、属于保密范围的档案应标明密级，不同密级的档案应按规定范围提供利用，不得擅自扩大利用范围。 5、保密档案柜要锁好，钥匙要有专人保管。并严格按照有关规定，认真做好密级档案的借阅利用工作。 档案库房管理制度 1、档案库房必须坚固，装设防盗门窗，通风良好，与办公室、阅览室分开使用。 2、档案库房实行专人管理，非档案管理人员未经允许不得入内，库房钥匙由管理档案人员妥善保管，不得交由他人管理。 3、档案库房备有防火、防盗、防