华智-新文秘助理(讲义).pptVIP

如何才能表现更好的工作状况 初级秘书：协助上司的工作 主要工作如下： 接听电话、上传下达；接待； 使用办公软件:打字、制表、作幻灯； 使用各类办公用具(传真、复印、电脑)； 使用互联网； 管理档案、文件等； 沟通上下级关系； 其它事务性的简单工作； 中级秘书：分担上司的工作 主要工作如下： 起草公文、文件及其它需要的文字工作； 沟通协调各种关系； 管理上司工作日程； 组织、召集相关的会议； 收集相关信息资料等 ； 公司内、外的简单事务的处理； 语言要求 高级秘书：管理、参谋、支持上司工作 主要工作如下： 安排、管理上司的工作时间； 沟通协调各种关系； 主持大型商务、文化活动； 信息的处理与分析； 对公司内外经营、管理事务提供参谋和决策支持； 语言支持 二、行政文秘的角色定位与必备素质； 1、秘书的定义 l．广义的概念；“秘书是领导人的事务与信息助手。”这里的广义，包括了公务秘书、私人秘书，又包括了各行业、层次、工种；领导人既含单数，又含复数--领导集体；　2．狭义的概念。“秘书是一种职务名称，正在成为一种社会职业，指处于领导近身，直接为领导从事事务性、信息性的辅助服务的工作助手。”这里着重排除了私人秘书。?我们定义“秘书是领导工作的参谋和助手” 行政文秘侧重于商业环境中的公务活动（商务秘书） ? 2、秘书的角色定位 2、常见的角色错位 1、主观态度上的问题 ——服从和服务意识淡薄 ——没有敬业精神，工作态度不佳 ——保密意识差，导致泄密事件 ——向上错位，擅作主张 2、客观能力上的问题 ——专业技能水平差 ——各类知识较浅薄 ——概念、判断、概括能力差 “国际职业秘书协会”对秘书职业的要求作了那些描述： 　　1． 像心理学家一样善于观察和理解人　　2． 像政治家一样有灵敏的头脑　　3． 像外交官一样有潇洒的风度　　4． 有调查各种棘手问题的丰富经验　　5． 有良好的速记能力及文字功夫　　6． 谙熟各种商业往来中的法律关系　　7． 能熟练地使用各种办公自动化　　8． 具备相当的金融和税务方面的知识　　9． 能熟练地对各种文件资料进行整理 常见的时间管理误区 事务性、重复性工作太多 打扰（电话或没有预约客人） 没有目标、次序和计划 缺乏自律 情绪低落 资料不完整或有所延误 文书工作不能一次到位 文件越积越厚 工作没有效率 ◆ 时间管理的目标： 加强工作效果（抓住重要的） 提高工作效率 案例：海尔的OEC管理法（Overall Every Controland Clear） 即全方位地对每人、每天、每事进行清理、控制，其主要内涵，就是贯穿在企业各项工作中的“日事日毕、日清日高”。具体地讲，就是企业每天所有的事都有人管，做到控制不漏项；所有的均有管理、控制内容，并依据工作标准对各自控制的事项按规定计划执行，每日将实施结果与计划指标对照、总结、纠偏，达到对事物发展过程日控、事控的目的，确保事物向预定目标发展。 按照这一管理模式，上至总裁，下至一般员工，哪怕是一个修剪花草的花匠，都十分清楚自己应该干什么。干多少，按什么标准干，达到什么结果。　　　 德鲁克在《卓有成效的管理者》一书中说：“管理好的企业，总是单调无味，没有任何激动人心的事件。那是因为凡是可能发生的危机早已被预见，并已将它们转化为例行作业了。” 5S的含义 整理(SEIRI)：区分必需品和非必需品，现 场不放置非必需品 整顿(SEITON)：将寻找必需品的时间减少为零 清扫(SEISO)：将岗位保持在无垃圾、无灰尘、干净整洁的状态 清洁(SEIKETSU)：将整理、整顿、清扫进行到底，并且制度化 修养(SHITSUKE)：对于规定了的事，大家都要遵守执行 2、经验与技巧 ?周一日程、出差前后一个工作日不要安排过多的事务； ?在两个约会间留出机动时间，防止会议延长引起时间冲突，并给上司留出整理思路的时间；同时预留时间处理日常事务； ?根据上司习惯留出适当固定时间阅读报刊资料及其他信息； ?对于上司的各项安排熟记于心，及时提醒已定下来的安排，防止冲突；每日安排相对固定时间与上司核对日程，保证秘书与上司日程表内容一致； ?控制约会时间，适时打断，防止拖延，以免影响下面的日程； ?掌握近期要回避的人物； 3、出差日程安排 出差前： ?确定出差目的地和日期； ?确认上司出差陪同人