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环境管理体系文件编制 标准4.4.4 文件 环境管理体系文件应包括： a) 环境方针、目标和指标； b) 对环境管理体系覆盖范围的描述； c) 对环境管理体系主要要素及其相互作用的描述，以及相关文件的查询途径； d) 本标准要求的文件，包括记录； e) 组织为确保对涉及重要环境因素的过程进行有效策划、运行和控制所需的文件和记录。 概括地讲就是将环境管理体系各个方面包括环境方针、策划、实施、检查、纠正/预防措施及管理评审等17个要素形成文件，阐明其内在相互作用、形成一个文件的体系，并提供相关文件的查询途径。 形成文件的环境管理体系，使环境管理体系这一工具从无形到有形，是建立和保持环境管理体系的一项重要基础工作，也是组织达到预期的环境行为、评价和改善环境管理体系，实现预防污染和持续改进必不可少的依据和见证，可以说体系的建立工作首先是以文件的形式被固定下来，体系文件的质量将会直接影响到环境管理体系实施的效果。 1 编制环境管理体系文件的意义 形成文件是环境管理体系的特点之一，其意义在于： a) 可以对环境管理体系的所有程序和规定在文件中固定下来； b) 有助于组织活动长期的一致性和连贯性； c) 有助于员工对全部环境管理体系的了解并明确自己的职责和责任； d) 一份完整的环境管理体系文件可以作为环境管理体系评审和认证的基本证据； e) 可以展示本组织EMS全貌。 环境管理体系文件的形式、结构和功能 文件形式： 书面 电子 文件的结构： 环境管理手册----全面规定 环境管理程序----按管理层次分 岗位操作指导书—按岗位分 原始记录----大量保存 环境目标/指标等单独形成文件比较好（每一层次文件均应发挥各自的功能和作用） 环境管理手册 ● 阐述组织环境方针，提供重大环境因素、目标/指标和方案、适用的法律法规和其他要求； ● 明确环境管理体系组织机构和职责； ● 简明描述17个体系要素和它们之间的相互关系； ● 是组织环境管理体系的高度概括，为 环境管理工作提供指南及纲领，使得体系保持相对稳定性； ● 明确环境管理体系概貌，各部门职责及相互关系，便于统一分工及协调管理； ● 手册还为环境管理体系文件提供总体的指南和索引； ● 提供给供方、向社会宣传企业的环境管理工作和环境业绩； ● 手册还包括附件：公司平面图、地理位置图、程序文件清单、重要环境因素清单、法律法规和其他要求清单等。 程序文件 包含环境管理体系中一个逻辑上相对独立的内容，可以是环境管理体系中的一个要素或要素中的一部分或几个要素相互关联的一组活动。 规定控制要点，使要做的工作具体而明确，使企业内部强制执行的法规性文件，是手册的支持性文件。 作业指导书 侧重于对操作性岗位或某一局部活动的规定，可包括管理操作式和岗位工艺流程分解式-----是对程序文件的展开、补充及细化，一个程序文件可以有若干个作业指导书支持。 环境记录 是环境管理体系运行的客观证据----- 为环境管理体系提供见证性和可追溯性。 以上各级文件应给出相应下级文件的路径 手册---给出程序文件的路径；程序文件---- 给出作业指导书的路径；程序文件、作业指导书---可以分别给出记录的路径 3 文件的管理 文件控制是对文件的管理工作，应制定文件控制程序 1 文件定位（书面/电子文件），文件应有一定的存放位置，并迅速查找； 2 必要时对文件评审和更新，以及由谁来认可它们的适宜性； 3 从制度上保证所有对体系的有效运行具有关键作用的岗位，需要时能得到文件的现行有效版本； 4 文件失效后，应及时收回，采取措施，以免继续使用这些文件； 5 需要保留的作废文件应该标识； 6 所有文件均应字迹清楚、注明日期、标识、妥善保管、电子文件应必须备份，谨防数据丢失； 7 规定文件编制、审核、批准/文件修订的职责和程序。