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秘书与文书工作 2 1 3 4 葛丹 江隽 葛少旗 王荣 文书工作概述 文书的体式与稿本 文书的形成 文书的处理、整理与归档 小 组 分 工 文 书 工 作 概 述 江隽 讲述结构 二、文书工作的任务 一、文书工作相关概念 三、文书工作的原则 四、文书工作的重要性 一、文书工作相关概念 公务文书 私人文书 是机关、团体、企事业单位在处理公务活动中按照规范的体式形成与使用的，具有法定效用的各种信息记录，简称公文。 是个人、家庭或宗族在与他人交往或处理私人事务中形成和使用的信息记录。如日记、手稿、遗嘱等。 本讲研究 狭义 党政机关、企事业单位、社会团体以及一切依法成立的组织在各自的政务、公务、商务等工作和活动中代表本组织形成的规范的文书信函均可称公文。 专指行政公文，是国家机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书。 广义 公文 公文的特点 作者资格性，读者特定性 明确的工具性 直接的实用性 内容的公务性与真实性 体式的规范性，制作的程序性 法定权力的制约性 1 2 3 4 5 6 1、按公文的使用范围，可分为通用公文和专用公文。 2、按公文的行文关系和方向，可以分为上行文、平行文和下行文。 3、按公文的机密程度，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、内部公文和公布公文。 4、按公文的处理时限要求，可分为平件公文、急件公文和特急件公文。 5、按公文的来源分，可分为收来公文和本机关制成公文。其中，本机关制成公文又可分为对外公文和内部公文。 公文的分类 公司企业中各种文书的分类 序号 文书种类 具 体 分 类 1 礼仪性文书 邀请函、欢迎词、欢送词、致谢信、致歉信、问候信、祝词、贺信、贺电、讲演稿、庆唁函稿、寻求帮助或协助的信、谢绝书、推荐信请柬、聘书。 2 涉外文书 涉外经济合同、国际贸易会谈纪要、电报、电传、索赔书、迎送辞 3 商务文书 经济合同、市场预测报告、经济活动分析报告、广告、查账报告书、审计报告书、催款信、意向书，招标和投标书 4 事务文书 计划、总结、调查报告、简报、会议记录、规章制度、建议书 行政文书的分类 国务院于2000年8月24日发布，2001年1月1日起实施的《国家行政机关公文处理办法》中明确规定了13种国家行政机关公文： （1）命令（令） （2）决定 （3）公告 （4）通告 （5）通知 （6）通报 （7）议案 （8）报告 （9）请示 （10）批复 （11）意见 （12）函 （13）会议纪要 文书工作 是围绕着文书的撰制、处理和管理而展开的一系列具体工作。 二、文书工作的任务 其中心任务是：科学地组织机关文书事务，及时、准确地处理机关的往来文书，安全地运转与保管，正确地发挥文件的作用，提高机关工作效率和管理水平，为社会主义现代化建设事业服务。 上述任务的具体内容主要有以下三项： (一)文书的形成工作 包括文件的拟写、审核、签发、印刷和对各种会议、汇报、电话、机关重大活动的记录及整理； (二)文书的处理工作 包括文件的收发、登记、分办、拟办、批办、承办、传阅、催办和留注； (三)文书的管理工作 包括文件的保管、调阅及文书材料的系统整理、立卷、编目、归档和对文书工作全过程的监督等。 三、文书工作的原则 及时迅速 准确无误 安全保密 集中统一 1 2 3 4