档案管理软件(世纪科怡)的操作之一.ppt

档案管理软件(世纪科怡)的操作之一 第一节 软件安装（例：V3.2.1单机版） 第二节 全宗管理、实体分类、档号格式 第三节 档案目录录入和查询 第四节 报表调整与打印 第五节 数据备份与恢复、导出与导入 第六节 档案原文扫描与图片挂接 第七节 档案目录数据合并、目录数据批量修改 第八节 问题与解决方法 第九节 文件管理中文件自动归档、模块中添加录 入字段、制作发文汇集录入模块 第一节 软件安装（例：V3.2.1单机版） 该软件适应运行平台Windows9x/me/nt/2000/xp操作系统。 安装步骤示意图： 1、将单位购的档案管理科怡软件V3.2.1单机版“数据库安装盘”，放入电脑光盘内运行； 2、双击电脑桌面上此图标； 3、打开光驱内容 4、双击红框中“Setup”安装程序进行 5、安装 “数据库” 6、 点红框中“下一步” 7、 点红框中“Browse…”更改档案管理软件安装路径 8、修改软件安装路径 （未修改示意图样） （已修改示意图样） 9、修改软件安装路径后，继续点“Next>”下一步 10、无需修改请直接点“下一步” 11、续点“下一步” 12、正在进行安装，等安装完毕后点“Finish”完成。 13、取出光驱内“数据库”光盘，将“产品光盘”放入其中运行；双击桌面上“我的电脑”图标和打开“产品光盘” 14、点红框中“安装”进行 15、此图上直接点“下一步”和“是” 16、点“下一步” 17、将软件“序列号”填入红框中，然后点“下一步” 18、更改安装路径。（推荐大家将科怡软件安装在D盘或者其它盘符上） 19、将软件默认的路径修改，建议：将科怡软件产品盘安装在D盘或者其它盘符中； 20、直接点“下一步” 21、正在安装，稍后，直接点“完成”档案管理软件安装完毕，从光驱中取出“产品光盘” 第二节 参数设置(系统维护中全宗管理) 二、实体分类设置 “实体分类”必须根据自己单位的文件材料分类方案、归档范围、保管期限表（即“三合一”制度）来进行软件实体分类设置。 例如：×××××局 ■－Ｗ　文书文件材料  □－Ｗ01　党群类  □－Ｗ02　综合类  □－Ｗ03　劳动人事类  □－Ｗ04　业务类 　 ……… ■－Ｋ　科技文件材料  □－Ｋj　基建类  □－Ｋk　科研类  □－Ｋs　设备、仪器类 ■－Ｚ　专业文件材料 　　□－◇－Ｚk　会计文件材料 　　　　●－Ｚkb　财务报告类 　　　　●－Ｚkp　会计凭证类 　　　　●－Ｚkz　会计账簿类 　　　　●－Ｚkq　其他类 　　□－◇－Ｚs　审计文件材料 　　　　●－……… 　 □－◇－Ｚa 案件文件材料 　　　　●－………  ■－Ｓ　声像文件材料 　 □－Ｓz　照片类 　 □－Ｓy　录音类 　 □－Ｓx　录像类 ■－Ｄ　电子文件材料 　　□－Ｄc　磁盘类 　　□－Ｄg　光盘类 ■－ＳW　实物文件材料 　　□－ＳWj　奖品、奖旗类 　　□－ＳWy　印章类 　　□－ＳWz　字画类 　　□－ＳWq　其它类 实体分类设置操作步骤示意图 2、选定全宗名称后，点“增加”，在类目序号后输上文书档案代号“W”，在类目名称后输入“文书文件材料”，然后“保存”； 3、选定“W 文书文件材料”点“增加”，进行下一步，在“类目序号和名称”后，输上W01和党群类，然后续点“保存”； 4、又选定“文书文件材料”点“增加”和“保存”，进行其他的分类号与类别设置，直到设置完文书档案的分类号与类别。 5、文书档案的分类与类别都设置完后，选定全宗名称（单位名），点“增加”和“保存”进行下一个门类的设置，同上文书档案设置一样，将其他门类档案全部设置完毕。  根据《湖北省机关档案工作业务建设规范》、《湖北省归档文件整理实施细则》和恩施州档[2012]7号文件要求进行单位档案管理软件档号格式设置。 机关档案档号编制方法： 文书、科技、专业、照片档案的档号4部分组成；录音、录像、电子、实物档案的档号由3部分组织，各部分中间用“—”分隔。 　　文书档案的档号结构有两种，立卷（传统方法）整理的档案档号结构为：全宗号—目录号—案卷号—页（件）号；（简化方法）以件为单位整理的档案档号结构为：全宗号—门类及年度号—类别及保管期限号—件号。 　　科技档案的档号结构为：全宗号—分类及项目号—案卷号—件（页）号 　　专