第4章办公中表格的基本应用.pptVIP

* 第四章 办公中表格的基本应用 * 本章主要内容 办公中的电子表格概述 利用Word制作个人求职简历表 利用Excel制作员工档案管理表 利用Excel函数实现员工工资管理 * 第一节 办公中的电子表格概述 根据对办公业务中表格使用的调查分析，办公中的电子表格可分为两大类：表格内容以文字为主的文字表格和以数据信息为主的数字表格。如表4-1 所示。 类型 详细分类 举例 文字表格 规则文字表格 课程表、日程安排表等 复杂文字表格 个人简历表、项目申报表等 数字表格 数据不参与运算 出货单、发货单等 数据参与运算 学生成绩表、公司销售表等 数据统计报表 产品出入库统计表、损益表等 数据关联表格 由各个月份数据表格组成的年度考勤表等 * 第二节 利用Word制作个人求职简历表 在办公中有很多的复杂表格，比如个人简历表、申报表、考试报名表等，通常采用Word的表格制作功能来实现。 本例介绍个人求职简历表的制作。 实例效果如图所示。 * * 操作步骤（1） 一、创建表格框架 启动Word程序，新建一个名为“个人求职简历表”的文档。 在“表格”菜单下单击“插入”/“表格”命令，打开“插入表格”对话框。在对话框中将列数设置为“1”，将行数设置为“10”，单击“确定”按钮，插入一个1×10的表格。 按需要适当调整第2、4、6、8、10行的行高。 选择“表格”/“绘制表格”命令，打开“表格与边框”工具栏，利用Word表格的“绘制表格”功能，根据图4-1所示绘制出行、列数符合要求的表格，并对行高和列宽做适当调整。 * 操作步骤（2） 二、输入表格内容 输入如图4-1所示的文字及数字内容。 输入特殊符号。 设置项目符号和编号。 插入图片。 * 操作步骤（3） 三、修饰表格 1.设置表格内文本对齐方式。 2.设置边框和底纹。 说明： 如果Word界面没有出现“表格与边框”工具栏，可通过选择“视图”菜单下的“工具栏”命令，调出“表格与边框”工具栏。 对单元格的边框进行设置前需首先选中欲设置边框的单元格区域。 * 操作步骤（4） 四、设置简历表表头 方法一： 1.将光标置于表中第一行的第一个字符之前，按回车键，即可在表格之前插入一个空行。 2.输入“个人求职简历表”，进行字体、字号的适当设置。 方法二： 1.选定表格的第一行，执行“表格”菜单中的“拆分表格”命令，在表格之前插入一空行。 2.输入表头文字。 * 主要知识点（1） 表格框架的建立与编辑 建立表格框架有两种方法：插入表格和绘制表格。 表格内容的输入与编辑 表格框架建立好之后，除了按要求输入文字、数字等内容之外，还可以插入符号、特殊符号、图片、日期和时间、超链接等对象。方法均为在“插入”菜单下选择相应命令。 文本在移动和复制 * 主要知识点（2） 表格属性的设置 选择“表格”/“表格属性”命令，打开“表格属性”对话框。 在“表格” 、“行”和“列” 、“单元格”等选项卡中进行设置。 拆分、合并表格 拆分表格。 合并表格。 * 主要知识点（3） 表格自动套用格式 单击表格中任意一个单元格 选择“表格”/“表格自动套用格式”命令，在出现的“表格自动套用格式”对话框中选择需要套用的格式。 表格计算 表格的计算有两种方式。 一是利用“表格与边框”工具栏上的“自动求和”按钮。 二是利用“表格”/“公式”命令，在 “公式”对话框中进行复杂的运算。 * 主要知识点（4） 排序操作 选择要排序的列或单元格。 选择“表格”/“排序”命令，在打开的“排序”对话框中选择排序依据和类型，单击“确定”按钮即可。 表格与文本互转 将表格转换成文本。 将文本转换成表格。 * 第三节 利用Excel制作员工档案管理表 在日常工作中，经常会对大量数据进行统计和管理，使用电子表格软件Excel是处理此类问题的有效工具之一。 本实例以某单位员工档案管理表的制作为主线，介绍Excel表框架的建立、数据录入、格式化工作表等Excel表格的基本操作。 实例效果如图所示。 * * 操作步骤（1） 一、创建Excel工作表框架 新建一个工作簿，命名为“员工档案管理表”，并将Sheet1工作表更名为“员工档案信息”。 在A1单元格输入“中原商贸有限责任公司—员工档案信息表”，在第二行A2、B2…K2单元格分别输入编号、姓名、…、出生日期等相关字段。 调整行高和列宽。 设置字体和对齐方式。 * 操作步骤（2） 二、设置特殊单元格格式与数据有效性 设置字段列的数据格式。 将编号、身份证号码、家庭住址列单元格格式设置为“文本”型，出生日期、工作时间列设置为“日期”型。 设置身份证号码列的数据有效性。 选择“身份证号码”项下的单元格区域，选择“数据”/“有效性