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南京晓庄学院文秘专业 * * 第十九章 电子文件管理 dunqin2@ 南京晓庄学院文秘专业 * 南京晓庄学院文秘专业 * 第十九章 电子文件管理 第一节 电子文件的概念和技术特点 第二节 电子文件管理的目标和方法要点 第三节 电子文件的形成与分类 第四节 电子文件的鉴定与归档 第五节 电子文件的著录和开发利用 第六节 电子文件的保管与移交 * 南京晓庄学院文秘专业 * 第一节 电子文件的概念和技术特点 《电子文件归档与管理规范》 一、概念 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 电子文件与其他类型文件： 区别在于记录方式和载体形式的不同， 两者在支撑业务活动和传承社会记忆方面的功能是一样的。 电子文件是内容、结构、背景三个要素的统一体。 内容：文件中所包含的信息。 结构：文件内容信息的组织表达方式，包括物理结构和逻辑结构。 背景：能够证明文件形成环境、形成过程、存在状态以及文件之间相互关系的信息。 * 南京晓庄学院文秘专业 * 电子档案 是指有保存价值的电子文件。 档案界较多采用电子文件而较少采用电子档案的概念。 原因1：电子文件形成初期，不能确定能否作为档案保存。如今可能性已得到验证，但电子文件的称谓沿用。 原因2：电子环境中，现行文件和档案之间的界限不明显。 采用大文件观，将电子文件和电