管理第二章收集.pptVIP

【案例导入】 ××旅游公司的档案管理人员小刘在指导文书立卷的过程中发现公司某次年会的文件中缺少一些会议记录和领导的讲话，而且找到了文件收集不全的原因：其一，一些承办人员不愿将自己认为有用的文件归档，担心用起来不方便；其二，一些文书人员未按归档范围收集文件；其三，公司内部未进行立卷分工，存在遗漏立卷和重复立卷的情况。 第二章 档案的收集 一、文件归档 是指各单位办理完毕的具有保存价值的文件，经文书部门或承办部门整理后，定期向档案室或档案人员移交的过程。（这里的文件主要是指纸质主文件） 【思考】文件与档案的关系？ 办理完毕（教材129页）、具备查考利用价值、经过归档的文件才能转化为档案。 　　文件是档案的前身，档案是文件的归宿；文件是档案的基础，档案是文件的精华；文件是档案的因素，档案是文件的组合。 二、档案的收集范围及保管期限 （一）收集范围（教材15页---21页） 具体情况具体分析（收集范围，保管期限） （二）收集方式 科学管理，控制源头，紧扣工作，加强追踪 -----档案工作制度（例一） -----档案类目表（教材52页） -----管理表格（教材27页，例二） -----回收存放（教材54页） 奥运档案“抢收” 【发表时间：2008-9-8 　　市档案局保存6万余件———　　本报讯 记者日前获悉，按照市档案局奥运会残奥会赛时赛后档案工作要求，赛事结束后一个月内，各场馆档案人员要全部完成赛时阶段及赛后总结阶段产生的各种文件材料的归档工作。　　为实现北京奥运会在历届举办城市中留存最完整、最齐全、最系统的奥运档案的目标，北京市档案系统遴选47名档案骨干力量派驻到24个竞赛场馆和13个非竞赛场馆。　　考虑到赛时档案收集、移交工作的繁重性，市档案局专门制定奥运会、残奥会赛时接收预案；就奥运期间档案查阅服务也专门制定应急机制，保证奥运会残奥会举办期间，实行24小时无假日全天候查档服务。　　据悉，鉴于奥运会开闭幕式运营中心形成档案的特殊重要价值，北京市档案局专门派出3人档案工作组，大量珍贵档案得以统一管理。　　目前，开闭幕式运营中心档案组共计收集纸质、电子、照片、胶片、实物等不同载体档案6万余卷/件/张，包括创意设计方案、图纸手稿档案等。 例一：某大型建筑工程公司的档案工作制度 档案工作制度 立卷归档制度 一、凡是反映本单位主要职能活动、历史面貌及产权关系的文件材料均应立卷归档。　　二、文书文件材料由办公室统一收发、登记、立卷并于次年六月底前归档。　　三、会计文件材料由财务部门立卷，保存一年后向档案部门移交。　　四、基建工程文件材料在工程竣工验收后，三个月内由基建工程负责人交综合档案室。　　五、声像材料、奖品、印章、字画等随时归档。　　六、应归档的文件材料要齐全、完整，交接及时、手续完备。 档案保管制度 　　一、集中统一管理本单位档案，任何个人不得据为已有。　　二、档案库房、办公用房和阅览室分开。库房要有防火、防盗、防高温、防潮、防尘、防光、防鼠、防虫等措施。　　三、档案柜架统一、规范，排列合理，案卷装具符合国家标准。　　四、坚持温湿度记录，温湿度控制达到省有关规定标准。　　五、库内清洁卫生，无霉、虫及杂物堆放现象。　　六、严格履行档案交接手续，建立收进、移出登记簿。　　七、建立全宗卷，符合《全宗卷规范》。 档案统计制度? 　　一、坚持实事求是的原则，严肃认真，以强烈的事业心和责任感科学地进行档案统计。　　二、严格档案的各项基础登记，保证统计数字的客观性、准确性和科学性。　　三、对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管等情况要定期做好统计，并根据统计出的数据进行分析和研究，总结经验，发现问题，提出措施，改进工作。　　四、坚持对档案的利用情况进行统计，年终进行综合分析，了解利用者的需求和利用发展趋势，掌握档案的使用价值和发挥的作用。　　五、及时、准确向有关部门报送档案工作统计报表。　　六、按时完成其它档案调查统计工作。 档案利用制度 　　一、检索工具齐全，检索效果较好。　　二、坚持做好档案查借阅登记、利用效果登记。　　三、编有全宗介绍、组织沿革、大事记、文件汇集等编研资料，各种资料编写规范、使用