秘书实务之会见会谈与签字仪式.pptVIP

商务活动 会见会谈 签字仪式 庆典活动 开放参观活动（6月19日——7月2日） 新闻发布会 学习目的 1、了解会见会谈、签字仪式、庆典活动、企业开放参观活动、新闻发布会的内容； 2、熟悉会见会谈、签字仪式、庆典活动、开放参观活动、新闻发布会的准备与服务工作； 3、掌握会见会谈、签字仪式、庆典活动、企业开放参观活动、新闻发布会的操作程序。 教学重点与难点 1、教学重点 会见会谈的准备与操作； 签字仪式的准备与操作； 庆典活动的准备与操作； 开放参观活动的安排与方案。 新闻发布会的筹划与操作。 2、教学难点 签字仪式的准备； 庆典活动的准备； 开放参观活动方案的拟订； 新闻发布会的筹划； 项目训练。 1、会见会谈 案例导入：广东白云学院国际合作中心与韩国的湖南大学就 “中韩合作本科预科课程项目”经过充分的协商，双方合作意向明确。为了进一步协商合作办学的具体事宜，双方拟定于今年6月20日在广东白云学院举行会谈仪式。 项目任务：请代替学院国际合作中心为这次的会谈提供方案，并模拟会谈过程。 会见的概念 会见，即与别人会面、相见，多指外交场合，也称会晤。其具体概念如下 。 会见就其内容和性质来说，有礼节性的，也有实质性的，与会谈相比，礼仪性更强些。 会谈 会谈是指双方或多方就某些重大的政治、经济、文化、军事问题，以及其他共同关心的问题交换意见，会谈也可以指洽谈业务，即就具体业务进行谈判、会商。 会谈的内容较为正式，专业性较强，在企业中主要指商务谈判和业务会商。 会见、会谈的区别 1、内容不同：会见的内容礼节性、事务性较强，会谈的内容经济性、利益性较强。 2、功能不同：会见主要是为了加强双方的关系，处理事务。会谈就是指双方或多方为了消除分歧、改变关系而交换意见，为了谋求共同利益或契合双方利益而互相磋商的行为和过程。 会见与会谈的基本程序 会见与会谈准备 1、收集对方的相关资料 ①对方求见的目的 ②对方的求见对象 ③对方相关社会背景，如习俗、禁忌、礼仪等特征 ④对方参加会见的人数、姓名、职务等。 ⑤主要求见人的详细资料 2、 通知主方参加会见和会谈的人员 ①通知主方接见人 ②通知主方陪同人员 ③通知主谈人 ④通知其他会谈人员  3、了解会见与会谈的地点和时间 （1）会见的地点和时间 会见的地点一般安排在主人的办公室、会客室或小型会议室，也可在客人的住所进行。 会见的时间根据会见的性质来定。 （2）会谈的地点和时间 会谈的地点一般安排在客人所住的宾馆会议室。 会谈的时间安排应先征求对方的意见。 4、通知对方 会见与会谈的名单、地点、时间一旦确定，应及时通知对方。 了解客人抵达方式，以便告知主方的接送方式及接送人员。 如果是重要的会见和会谈，事先应由秘书或其他工作人员进行预备性磋商，确定会见、会谈的具体日程。 5、场所的布置及座位安排 （1）场所的布置 会见场所应准备足够的桌椅、沙发、茶几和饮料等物品。所有摆放的家俱，应保证干净、清洁、大方。 会谈桌上有时需放置双方标志旗帜(如果是涉外谈判，应摆放两国国旗)，现场可放置双方主要人员座位卡，以便与会者对号入座。 （2）会见与会谈的座次安排 ①会见会谈的座次安排 会见会谈时应遵循“主左客右”的原则，即客人坐在主人的右边。涉外会见还应有译员。如下图所示： ②双边（方）会谈的座次安排 双方会谈一般将谈判桌排成长方形，双方各坐一边，主方位于背门一侧，或进门后的左侧，双方主谈人位于各方长排中央，其他人员按右高左低排列。 桌上应放置中文座位卡，涉外会谈，要同时放置对方语种的座位卡。 多边会谈的座位可摆成圆形或方形。 三方（边）会谈时方形会谈桌的安排 三方会谈时方形会谈桌的安排情况如下 多边会谈时的环形圆桌环形椭圆桌和方形会谈桌的安排 多边会谈时的环形圆桌环形椭圆桌和方形会谈桌的安排情况如下。 合影图 会见会谈技能训练项目 广东白云学院国际合作中心与韩国的湖南大学就 “中韩合作本科预科课程项目”经过充分的协商，双方合作意向明确。为了进一步协商合作办学的具体事宜，双方拟定于今年6月20日在广东白云学院举行会谈仪式。 请代替学院国际合作中心为这次的会谈提供方案，并模拟会谈过程。 2 签字仪式 2.1 签字仪式的准备 1．文本的准备 (1)定稿。定稿即通过谈判和磋商确定会谈正式文件的各项具体条款及其表