办公自动化第6章+Word和Excel的使用技巧.pptVIP

还可以用Word中的“查找和替换”命令，来实现一些如人工换行符、空格等特殊字符的修改。如我们从网上复制一篇文章，复制完成后发现该文章的段落标记全是人工换行符。这样就无法对它进行段落格式设置。 步骤1 选择命令。单击菜单栏上“编辑”|“替换”命令，打开“查找和替换”对话框。 步骤2 选择要查找的特殊字符。将光标定位到“查找内容”文本框中，鼠标单击“特殊字符”按钮，在弹出的菜单中选择“人工换行符”； 步骤3 设置替换的特殊字符。将光标定位到“替换为”文本框中，鼠标单击“特殊字符”按钮。在弹出的菜单中选择“段落标记”，返回“查找和替换”对话框。 步骤4 完成特殊字符的替换。最后单击“替换”或者“全部替换”按钮，即可完成将文本中所有的“人工换行符”全部替换为“段落标记”的修改，完成效果比较如图所示。 Word中建立“公式”工具栏 我们编辑有些文档时，常常要输入许多数学公式。在Word文档中插入数学公式的通常方法是：选择公式。单击菜单栏“插入/对象”命令。打开“对象”对话框，选择“新建”标签；在“对象类型”列表框中选择“Microsoft公式3.0”，再单击对话框中的“确定”按钮才能打开公式编辑器，如图所示。 如果要经常输入公式，则可以建立一个“公式”工具栏，使公式输入更快捷。方法是： 步骤1 选择命令。单击菜单栏“工具/自定义”命令，打开“自定义”对话框。 步骤2 设置“工具栏”标签。选择对话框的“工具栏”标签，再单击对话框左边的“新建”按钮打开“新建工具栏”对话框，如图所示。 步骤3 设置“新建工具栏”对话框。在对话框的“工具栏名称”文本框内输入一个自定的名字(如“编辑公式”)，并在“工具栏有效范围”下拉列表框中点选“Normal”(通用模板)，如图所示。再单击“确定”按钮关闭“新建工具栏”对话框，即可建立一个名为“公式”的自定义工具栏。“公式”工具栏按钮就显示在屏幕上。还可以根据需要将其插到Word工具栏上其他的位置。 步骤4 设置“命令”标签。单击菜单栏“工具/自定义”命令，打开“自定义”对话框。在“自定义”对话框中打开“命令”标签，在“类别”列表框中选择“插入”。在“命令”列表框中选择“公式编辑器”，如左图所示。 步骤5 生成公式编辑工具按钮。并将选中的“公式编辑器”拖至刚建立的“公式”工具栏按钮中，即可完成公式编辑工具按钮，如右图所示。 公式编辑工具按钮 6.5 Excel快速录入数据 6.5.1 输入基本数据 基本数据包括数值型数据和字符型数据。数值型数据由数字0-9、正号、负号、小数点、分数号“/”、百分号“%”、指数符号“E”或“e”、货币符号“￥”或“$”和千位分隔号“，”等组成。字符型数据是由字母、汉字或其他字符开头的数据。 1．输入数值型数据 单击工作表中的任意单元格，直接用键盘即可输入基本数据。默认情况下，数值型数据在单元格中右对齐，即沿单元格右边对齐。输入数值型数据的注意事项如下： ①如果要输入负数，必须在数字前加一个负号“-”，或给数字加上圆括号。例如，输入“-1”或“（1）”都可以在单元格中得到-1； ②如果要输入分数，如1/3，应先输入“0”和一个空格，然后输入“1/3”； ③如果要输入百分数，直接在数值后输入百分号“%”即可； ④如果要输入日期和时间，需要按照各自规定的格式进行输入。日期的格式为“年-月-日”，时间的格式为“时：分：秒”。输入完成后，可以通过“单元格格式”对话框设置日期和时间的其他格式。 方法是：在数据单元格上单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”菜单项，在弹出的“单元格格式”对话框中切换到“数字”选项卡，在“分类”列表框中选择“日期”或“时间”项，在右侧的“类型”列表框中选择要改变的类型即可，如图所示。 2．输入字符型数据 默认情况下，字符型数据沿单元格左边对齐。如果在输入数字时在前面加上单引号“ ’ ”，如“，数据会自动沿单元格左边对齐，如左图所示。右图所示为输入数值型数据和字符型数据的工作表。 第6章 Word和Excel的使用技巧 6.1 使用宏命令 宏是微软公司为其Office软件包设计的一个特殊功能，目的是让用户文档中的一些任务自动化，利用宏，可大大简化用户的工作，准确快速地完成一系列繁琐的任务，实现真正意义的办公自动化，从而提高工作效率。 宏是将一系列的 Word 命令和指令组合在一起，形成一个命令，以实现任务执行的自动