Excel_财务与会计应用精粹 .pptVIP

第三节 数据排序与分类汇总 【案例 2?8】承案例 2?7，进行工资表的排序。 【操作提示】 a.选择数据区域中一个单元格；选择“数据∕排序”命令，打开如图 2?11 所示的“排序”对话框。 b.单击对话框中“主要关键字”列表框的向下箭头，选取主要关键字。若需要还可以选取次要关键字和第三关键字，并在“升序”、“降序”上作出相应的选择。 c.单击“确定”按钮，按职务工资的升序排序，排序后图 2?12 中人员编号的顺序变化。 如果要按行进行排序，或者对文本要进行“按字母排序”或“按笔画排序”，或者排序时字母要区分大小写等，请在图 2?11 所示的“排序”对话框选择“选项”，打开“选项”对话框并在其中进行选择。 返回 上一页 下一页 第三节 数据排序与分类汇总 3.返回排序前的表格。当反复对表格进行排序后，表格的原有次序被打乱，若需返回原有表格次序，可使用常用工具栏的撤销或恢复按钮。但是排序的次数较多，或排序后还进行了其他的操作，此时恢复就不容易了。所以，在排序前最好是给表格增加一个表示原有表格次序的字段，如“序号”、“编号”、“NO.”等字段名，置于 A 列、或表格的有效数据的最后一列，对原表格的所有记录（即每行）进行编号。这样，排序后要返回原表格的次序只需对该字段进行重新排序即可。 返回 上一页 下一页 第三节 数据排序与分类汇总 二、分类汇总 分类汇总就是将很多数据按同类别归类放到一起，然后再进行同类数据求和、计数、求平均等汇总运算。通过分类汇总，得到需要的统计信息，诸如商品销售按部门、按人员汇总等重要的统计信息。在分类汇总前必须对工作表指定字段进行排序；如果没有排序，汇总结果很混乱，无法达到真正的分类汇总的目的。分类汇总的形式有单字段分类汇总和多字段分类汇总。 1.单字段分类汇总。Excel能够快速的以某一个字段为分类项，对数据区域中其他字段的数值进行各种汇总统计。分类汇总时将分类项称为分类字段；将其他需统计值的字段称为选定汇总项，汇总项可以多选；汇总的方式可以是求和、乘积、最大值、最小值、计数、计数值、标准差、方差等。 返回 上一页 下一页 第三节 数据排序与分类汇总 【案例 2?9】承案例 2?7，对远华公司 2008 年 8 月工资表，按“部门”分类汇总显示实发工资的部门和人数。 【操作提示】 （1）选取数据区域中的任一单元格,选择“数据∕分类汇总”命令，打开如图 2?13 所示的“分类汇总”对话框。 （2）在“分类字段”中选择“部门名称”；在“汇总方式”中选择“求和”；在“选定汇总项”中选择“实发合计”；单击“确定”按钮，完成分类汇总操作。 2.多字段分类汇总。若需要从数据区域中得到更多的信息，以便于分析数据，则多次执行汇总功能即可。即选按某一个字段进行分类汇总，然后再按另一个字段进行分类汇总，但要在图 2?13 的分类汇总对话框中取消“替换当前分类汇总”选项。 返回 上一页 下一页 第三节 数据排序与分类汇总 【操作提示】 在上例的基础上，还需按“部门”分类汇总“部门人数”，继续其操作如下： （1）选取数据区域中的任一单元格，选择“数据∕分类汇总”，打开“分类汇总”对话框。 （2）在“分类字段”中选择“部门名称”；在“汇总方式”中选择“计数”；在“选定汇总项”中选择“姓名”，图 2?14 。 （3）清除“替换当前分类汇总”选项，单击“确定”按钮。 3. 大纲功能的使用。Excel 在分类汇总的同时，也建立了大纲图标于工作表的左上角。 返回 上一页 下一页 第三节 数据排序与分类汇总 单击“1”则只显示“总计”一行，单击“3”则显示全部数据及汇总结果。 4. 清除分类汇总。清除分类汇总的方法很简单，只要在“分类汇总”对话框中单击“全部删除”按钮，就能将分类汇总删掉。在汇总的要求较简单时，分类汇总功能是得力的工具。但如果数据区域较庞大，并且汇总要求较为复杂时，更好的分类汇总工具是数据透视表、数据透视图，详见本书后面章节的介绍。 返回 上一页 第四节 数 据 筛 选 使用Excel 工作表时，常常会根据需要去查找所需的某项信息，数据筛选能方便快速的找到所需的信息。执行数据筛选后只显示出包含符合某一值或一组条件的行，而其他行将会被隐藏。Excel 2003 提供了自动筛选和高级筛选功能。 返回 下一页 第四节 数 据 筛 选 一、自动筛选 使用自动筛选可以快速而方便地查找和使用单元格区域或工作表的所需信息，隐藏那些不希望显示的行。 1. 使用自动筛选列表进行筛选。筛选条件比较简单时，通过“自动筛选”命令产生自动筛选器，该筛选器下部列出了某一个字段下所有可供筛选的子项列表，选择列表项即可筛选。 【案例 2?10】从远华公司 2008 年 8 月工资表中筛选显示“销售部”职工的工资情况。 【操作提示】 （1）