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第08章 Office軟體與資料處理 08-1 文書處理軟體-Word 08-2 試算表軟體-Excel 08-3 簡報軟體-PowerPoint 08-4 資料庫軟體-Access 目前市面上辦公室軟體有很多種，本章中我們將以「微軟」(Microsoft)的Office系列來做介紹。 Office系列可以細分為文書處理、試算表軟體、簡報軟體、資料庫軟體，而彼此之間是具有整合性及相容性的 。 文書處理軟體 － Word 2007 文書處理軟體是目前個人電腦上最常使用的一種軟體，例如一般私人或商業信件、課業或工作報告、會議記錄等等都是需要大量文字作處理，而文書處理軟體不僅可以處理這一般的文字工作，還能利用各種格式設定和圖表來豐富文章的內容，並可以利用自動校正的功能來檢查是否有輸入的文字或語法的錯誤。 文書處理軟體的特色 文書處理軟體的設計理念在於能以比較傳統手寫方式更簡便來製作和處理一份文件，基於這樣的原則，通常文書處理軟體具備以下特色： 圖、文、表格的混合編輯 編輯與排版的功能 文件製作的輔助功能 Word的基本操作簡介 Word 2007文件的副檔名為.docx，這是Word專用的檔名，以區分其它類型文字格式的檔案。 建立新文件檔案與儲存檔案 建立一個新的Word文件檔案，可以從Windows作業系統的左下角的「開始/程式集/Microsoft Office/Microsoft Office Word 2007」中選取使用者的Microsoft Word，即可開啟一個空白的文件檔案，供使用者輸入資料內容。 儲存文件時，只需在「快速存取工具列」上按下「儲存檔案」圖示即可。 文字格式設定 在建立一份Word文件時，會依據文件內容的樣式不同有不同的預設字型，使用者可以依據內容所需表現格式，在樣式工具列上選取不同的樣式直接套用預設的字型和大小： 雖然文件的內容可以使用預設的樣式，不過使用者也可以依據本身的需求去設定所需要的內容樣式，甚至可以改變文字顏色。 段落的格式設定 段落指的是以「 」段落標記為結束的一段文字、圖片、表格、符號等。 項目符號及編號的使用 可以利用項目符號及編號的使用，將文件的一些重點或一些條列式的說明，前加上符號或編號，使其在整份文件上更突出： 插入表格方法 在Word 2007中可以執行「表格／插入／表格／插入表格」指令的插入表格視窗建立表格： 還可以自行利用「手繪表格」設計更符合的表格格式，點選「表格／插入／表格／手繪表格」指令，當滑鼠指標呈筆狀，就可以於區拖曳滑鼠拉出一矩形區域，放開滑鼠後，就能以手繪的方式產生表格的外框： 插入圖片功能 插入圖片的方式則是從功能表中的「插入／圖例」中選取所要的圖片來源，包括「從檔案插入圖片」、「美工圖案」、「圖案」、「SmartArt」和「圖表」等： 點選「插入／圖例／圖片」指令，會出現一個插入圖片的視窗，可以選取所要插入圖片儲存的路徑： 當插入圖片後，圖片的大小與位置通常還需要調整，可以在圖片上按兩下滑鼠左鍵，會出現圖片格式設定的功能區，在這個功能區可以設定圖片大小外，還包括圖片亮度、對比、顏色等各種調整，並讓您選取各種圖片樣式、進行圖片文繞圖設定等 頁首與頁尾的設定 在功能表中的選取「插入／頁首及頁尾」指令，可以讓您在文件插入頁首、頁尾及頁碼 文件的列印設定 當完成一份文件檔案後，可以利用文書處理軟體的列印功能，將文件列印出來。 而Word除了提供列印功能之外，還提供預覽列印功能，讓使用者可以預先了解文件列印後的狀況，以免列印文件後才發現錯誤。 預覽列印的視窗 列印視窗 在選取功能表中的「Office按鈕／列印／列印」會出現下方的列印視窗 試算表軟體 － Excel 所謂的「試算表軟體」 (Spreadsheet)，是一種表格化的計算軟體，用於建立和維護電子試算表文件。 可以藉著輸入到表格中的資料，幫助使用者進行繁雜的資料計算和統計分析，以製作各種複雜的電子試算表文件 。 試算表的應用十分廣泛，從學生的功課表、成績單、家庭或個人的財務收支、親友的聯絡簿、每星期的菜單，甚至是公司、企業上的一些人事資料、薪資表等等的用途都可以使用到試算表。 試算表軟體的特色 豐富的圖表能力 智慧型的數字處理能力 資料庫的管理 Excel的基本功能簡介 輸入儲存格資料 儲存Excel試算表的方式為執行「Office按鈕／儲存檔案」指令後，選擇儲存路徑和檔名，或是按下工具列中的儲存檔案圖示即可。 數字資料靠右對齊 文字資料靠左對齊 日期資料是以西元為預設值 時間資料的預設格式 儲存格的插入與刪除 合併儲存格 輸入報表後，發現有些儲存格的大小和對齊方式並不美觀，這時候可以利用儲存格來作一些格式上的設定，使整