秘书礼仪 教学课件 ppt 作者 刘晓娟 胡玉娟 模块二 办公与会议礼仪.ppt

项 目 六 会 议 礼 仪 (1)及时通知并说明内容 通知应及时发送，注明会议时间、地点、座谈内容，并且写上举办座谈会的单位或部门名称。如果用电话通知，最好找到参加者本人，并说明其详细内容。如托人转告，应把要点告诉转告者，以便会议参加者有备而来。(2)创造出融洽、热烈的气氛 在座位安排上，会议主持者最好和会议参加者围圈而坐。开会时，主持者应事先讲明会议宗旨，以便参加者能有目的地积极思考如何发言。如果参加者与主持者互相不熟悉，主持者应先作自我介绍，有必要时也可请参加者互相介绍，以使会议气氛融洽。如果开始时有些冷场，主持者可以引导大家广开言路，然后逐步接近座谈主题。 项 目 六 会 议 礼 仪 (3)鼓励插话与争论 为了使会议气氛活跃、热烈，可以鼓励大家采取你一言我一语的插话和争论方式进行座谈。这样，才能使与会者知无不言、言无不尽，才能听到与会者发自肺腑的心声。5.讨论会的组织与礼仪(1)适当控制会议规模 讨论会的规模可大可小，应视会议内容而定，应请与讨论问题有关的人士参加，不应该无针对性地兴师动众。(2)创造畅所欲言的环境 不论是学术性的还是非学术性的讨论会，畅所欲言才能发现真知灼见。(3)会议纪要应全面客观 有的讨论会，在会后需要写会议纪要，拟写时要做到客观、准确和全面。如果厚此薄彼、挂一漏万，一方面不能反映讨论会的实际情况，另一方面又是对某些人的不尊重。6.学术研讨会的组织与礼仪 项 目 六 会 议 礼 仪 (1)会议的准备工作 ①会议发起人明确会议目的及主题。②成立筹备组，明确会务准备工作的分工。一般任命组织能力强、有一定威信的人担任筹备组负责人，筹备组下设三个小组：秘书组、会务组和宣传组。(2)学术研讨会的关键环节 学术研讨会的关键是课题的选择和报告人的水平，所以，这方面的选择一定要慎重。对于出席会议的人员，也要提前一段时间发出通知。在大多数的情况下，请与会代表提前将论文提交会务组，以便选择作为大会宣读、会议交流或收入论文集的文章。 项 目 六 会 议 礼 仪 (3)与会人员的仪表 学术研讨会是比较严肃的会议，参加会议的人员必须衣着整洁、态度谦逊。在大会报告期间，注意聆听别人的发言，当与自己观点不同时，要心平气和地阐明自己的观点并举出实验数据和引证资料，不可以摆出“唯我正确”的架式，更不可以带着藐视的态度，用尖刻的语言向对方发问。7.其他形式会务工作中的礼仪 项 目 六 会 议 礼 仪 (1)电话会议 由于其及时、迅速的特点，目前已被党政机关和管理部门广泛利用。会务工作人员在召开电话会议时，需要做好以下各项工作：①事先发出会议通知，及时通知有关单位和人员，要求其按时到开通电话会议的场所听会。②提前与电话管理部门联系，确定开会具体时间，保证开会时的线路畅通。③主会场的组织工作和服务工作要落实好。要落实与会领导和有关负责人的名单以及发言人讲话稿，同时会务工作人员还必须从始至终参加会议，保证服务工作的落实。④会前要检查各地分会场的到会情况并及时报告会议主持人。⑤所使用的电话应加保密设备。 项 目 六 会 议 礼 仪 (2)社会活动 是各级党政机关领导人工作中较常见的工作，办公室应对这类活动进行合理、妥善的安排，以促进各项工作的开展，同时又要排除那些不必要的活动对领导人工作和精力的干扰。在这方面，应该掌握以下几个原则：①要主动协助领导把好审核关，对邀请领导人参加的各项社会活动有所控制，不要安排其参加那些不应该参加和不重要的活动。②对需要参加的各项社会活动，办公室应协助领导进行合理的安排，综合考虑工作及领导人的精力等各方面的情况，切忌把各项社会活动过多地集中到某个人或某些人身上。③要认真做好领导人及决定参加的社会活动的组织服务工作。包括落实具体时间、地点，准备讲话稿等。(三)会后工作礼仪1.整理会议记录 项 目 六 会 议 礼 仪 2.安排与会人员离会3.会议文件的立卷归档4.会议新闻报道5.会务工作总结三、洽谈会礼仪(一)洽谈会的准备1.人员配备2.信息准备 项 目 六 会 议 礼 仪 “知己知彼，百战不殆”，为了取得洽谈的主动权，必须进行信息准备。要做好市场调研，了解对方的业务情况，对对方参与洽谈人员的基本情况、谈判风格、对己方的态度等要了如指掌，以便制订相应的策略，涉外谈判中还要对对方文化背景和礼仪习俗等有所了解，以便于更好地沟通。3.议程准备(二)洽谈会上的礼仪规范1.座位安排2.谈吐举止3.衣着打扮4.语言使用5.提问方式 项 目 六 会 议 礼 仪 四、发布会礼仪(一)发布会的准备1.时机的选择2.人员的安排3.记者的邀请4.会场的布置5.材料的准备