费用报销制度定稿.docVIP

文件号 BH-CW-01 2012-02 发文部门 财务部 发文日期 版本 第二版 使用部门 全公司 签发人 借支及费用报销管理制度 第一部分?总则 为加强公司费用管理，规范财务报销制度，明确费用报销标准、清晰费用报销流程，合理控制费用支出，特制定借支及费用报销管理制度。 本制度根据公司的实际情况，将财务报销分为日常办公费用、税费支出、差旅费支出及其他专项支出等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出的具体制度和流程。 本制度适用于公司所有部门、各子公司（含控股子公司）、分公司的全体员工。 第二部分 ?借支管理规定及借支流程 第四条 ?借款管理规定 定额备用金借款：部门公务较多的人员可申请实行定额备用金制度，即可预支保证公务合理需要的一定限额备用金，报销时可不抵借支，直接支取现金。实行定额备用金制度的人员须填写“定额备用金审批表”，经主管部门经理确认，主管副总裁审核后，交财务部核定备用金定额后，由总裁审批后实行。 临时备用金借款：员工因出差或者业务活动需要，填写借支单（出差还需填写“出差申请审批表”），按审批权限报批后，可向公司财务部预支一定数额的临时备用金。 临时备用金借支人员须在公务完毕后三个工作日到财务部结清备用金，实行定额备用金的人员每季度末定期清理一次，借支人必须按规定时限及时结清备用金，前款不清，后款不借。 每年12月31日前，除12月下旬借支的备用金除外，所有个人借支的备用金都必须结清归还，逾期不还的，一次或分次从借款人工资中扣回。 借款销帐时应以借支单为依据，据实报销，超出借支单申请范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐。 借支单是财务账务处理的依据之一，除当日借支当日归还的以外，报销费用时借支单不予退还；归还多借备用金时，由出纳开具收据给报销者本人，借支单也不予归还，收据须妥善保管备查。 第五条 ?借支流程 借款人按规定填写“借支单”，注明借款事由，借款金额(大小写须完全一致，不得涂改)，借款支付方式。 借款人因出差借支需在“借支单”后附经审批的“出差申请审批表”，借款人因业务招待借支的需在“借支单”后附经审批的“业务招待费申请审批表”，借款人因支付各项非固定费用的借支需在“借支单”后附经审批的专项费用支出申请报告。 借款审批流程： 借款人填写借支单→部门经理确认→主管副总裁审核→总账会计复核→财务经理复核→财务负责人复核→总裁审批 借款支付流程： 出纳根据完成审批流程后的借支单将款项支付给借款人。 第三部分? 日常费用报销制度及流程 第六条 日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、汽车费用（含油费、路桥费、修理费、停车费、保险费等）、培训费、资料费等。? 第七条 费用报销的一般规定 使用单据：差旅费报销使用“差旅费报销单 ”，其他报销使用“费用报销单”。 报销单的填写与票据要求： 报销单必须使用签字笔或钢笔填写，报销凭据及其各附件要素齐全并填写完整。 单据所填写文字、数字要工整、干净；金额大小写相符，一律不允许涂改，小写合计栏首位前加“￥”，大写按数字要求完整规范书写，靠左不留空格。 不同单位、不同部门的报销分别填写相应的报销单，同一张报销单的不同费用项目分栏填写，摘要栏简明扼要，能反映经济活动内容。 签名模式清晰可辩，使用与身份证一致的姓名。 如为借款报销的，应在报销单上注明冲借支，并写清金额，如有漏写的经财务部查出可退回报销人延期报销。 加班报销车费需写明加班人、日期、时间段。 报销票据要求提供合法发票，发票抬头必须是公司全称，要素清晰、完整，包括：时间、费用内容、数量、单价、金额、经手人、收款单位及其发票专用章，金额大小写必须相符，发票开具内容必须与报销事项一致（火车IC卡乘车凭证只能作为发票附件，需以火车报销凭证报销）。字迹模糊不清或要素不完整者视同无效依据，不得办理报销事宜。 外来单位人员收取货款或费用款，要提供授权委托书和能证明其身份的有效证件，以杜绝冒领事件的发生。 支付给外单位的款项，收款单位信息必须与发票开据的单位一致。 禁止使用订书钉装订发票；原始票据应按时间先后顺序、费用类别分门别类的阶梯式错位粘贴，金额清晰；粘贴、发票正面朝上、长宽不得超过费用报销单; 如未取得合法发票的，需由经办人写出情况说明，经部门主管签批后由总裁批准后以真实的票据入账。未取得发票的报销不得与有发票的报销使用同一报销单。 费用报销的内容如为购买实物的，须有收货人签收证明（报销人与收货人不允许为同一人）。如在商场或超市购买物品的，需将购物小票附发票后； 如果有热敏纸打印的发票或附件的，请复印后连同原件送审。 差旅费报销的标准和特殊规定参看后续相应条款。 招待费报销标准及注意事项参看后续相应条款。 工资、奖金及福利品等发放需附花名册并由人力资源部