Access数据库应用教程（2010版）-PPT课件第5章 报表.pptxVIP

第5章 报表5.1 报表概述报表是数据的一种展现方式，是将数据库中的数据通过打印机输出的手段。建立报表和建立窗体的过程基本相同，各种窗体控件也适用于报表。5.1 报表概述5.1.1报表的功能报表主要用来对数据进行统计、汇总等计算，并通过打印机打印出来。报表的具体功能如下。报表不仅可以实现简单的数据浏览和打印功能，还能对大量的原始数据进行比较、小计、分组和汇总等。报表可设计成目录、发票、购物订单、数据清单和标签等形式。另外，报表中还可以带有图表，增强数据的可读性。5.1 报表概述5.1.2 报表的视图在Access 2010中，报表有4种视图：报表视图、设计视图、布局视图和打印预览视图。5.1 报表概述5.1.3报表的组成一个报表由多个部分组成，每个部分被称为节。一个报表可以由报表页眉、页面页眉、主体、页面页脚、报表页脚等五个节构成。每个报表都有主体节，每个节都有特定的用途，而且按照一定的顺序呈现在页面及报表上。另外，对于具有对记录数据分组操作的报表，每个分组还添加了对应的组页眉和组页脚。5.1 报表概述5.1.4 报表的类型在Access 2010中，按照报表的结构可以将报表分为如下四种类型。1.纵栏式报表2.表格式报表3.标签报表4.图表报表5.2 报表的创建5.2.1 自动创建报表这是一种非常简单的创建报表的方法。打开数据库后，在“导航窗格”中选择需要创建报表的数据表或查询作为数据源，单击“创建”选项卡的“报表”组中的“报表”按钮，即可为该数据表或查询创建一个基本报表。5.2 报表的创建5.2.2 使用报表向导创建报表报表向导是一种创建报表比较灵活和方便的方法。利用报表向导，用户可以选择报表的样式和布局，选择报表上显示的字段，还可以指定数据分组和排序方式，指定报表包含的字段和内容等。利用报表向导可以创建基于多个表或查询的报表。5.2 报表的创建【例5-1】使用“报表向导”创建“部门人员分组报表”。5.2 报表的创建5.2.3 使用“空报表”创建报表使用“空报表”按钮创建报表是在布局视图中创建数据报表。这种“空报表”就像是一张白纸，根据需要从字段列表中将字段拖到报表中，从而完成报表的创建工作。5.2 报表的创建【例5-2】使用“空报表”按钮创建“图书借阅详情”报表。5.2 报表的创建5.2.4 使用设计视图创建报表使用设计视图可以创建复杂报表，满足用户的更高要求。使用设计视图与使用“空报表”创建报表类似，都是从一个空白报表开始，通过向报表中添加字段来生成报表，只不过默认使用的报表视图不同。5.2 报表的创建【例5-3】使用设计视图创建“借阅超期报表”。5.2 报表的创建5.2.5 创建图表报表数据以图表的形式表示出来会更加直观。Access 2010提供了使用图表向导创建图表报表的方法，图表向导功能强大，系统提供了几十种图表形式供用户选择。5.2 报表的创建【例5-5】使用“图表向导”创建“图书图表报表”。5.2 报表的创建5.2.6 创建标签报表标签是一种类似于名片的信息载体，使用Access 2010提供的“标签向导”可以非常方便、快捷地创建标签报表。5.2 报表的创建【例5-6】使用“标签向导”创建“读者标签报表”。5.2 报表的创建5.2.7 将窗体另存为报表打开数据库后，在“导航窗格”中双击打开需要创建报表的窗体（比如“借阅”窗体），然后在功能区的“开始”选项卡中，选择“对象另存为”命令，在弹出的“另存为”对话框的“保存类型”下拉列表中选择“报表”选项，在名称框中输入报表名（如“借阅报表”），单击“确定”按钮即可生成与打开窗体相对应的新报表。5.3 编辑报表5.3.1 报表记录的排序在前面介绍的使用“报表向导”创建报表的过程中，“报表向导”（如图5-5所示）提供了最多可按4个字段对记录进行排序。在报表的“设计视图”中，可以根据需要灵活地选择排序字段或表达式，可以设置多于4个关键字对报表记录进行排序。5.3 编辑报表【例5-7】将“例5-2”创建的“图书借阅详情”报表按“工作单位”与“姓名”字段进行排序。5.3 编辑报表5.3.2 报表记录的分组为了使输出的报表具有较好的可读性，通常需要将具有相同特征（如字段值）的记录排列在一起，并且根据需要还可能对各分组进行相应的统计，为此，Access 2010提供了对报表记录进行分组的功能。5.3 编辑报表【例5-8】以“图书”表为数据源，创建一个按分类号升序排序并分组、按出版社进行升序排序的报表，报表名为“按分类号分组并按出版社排序的图书报表”。5.3 编辑报表5.3.3 报表中添加计算型控件要在报表中显示汇总数据，就必须建立计算字段，利用计算字段计算所需的数据，并通过报表中添加的计算型控件显示出来。计算控件是以表达式为数据来源的控件，表达式可以使用表或查询中的字段数据。一