企业协同办公平台建设方案(上报版).docVIP

PAGE 1 企业协同办公平台建设方案 随着电子信息技术及互联网的不断发展和在办公领域的深入应用，自动化、智能化办公越来越多的出现在了现代办公管理的各个环节，帮助企业提升管理水平和工作效率。同时，企业对于网络及信息系统的积极应用也从一个侧面反应了企业管理理念的不断提升，电子化管理工具的全面应用将是未来办公管理的必然趋势。 一、系统概述 协同办公平台，又称“OA系统”，是采用现代电子技术，以“工作流”为引擎、以“知识文档”为容器、以“信息门户 ”为窗口，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作的应用软件系统。它改变了过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为公司的管理和决策提供科学的依据，其管理效果主要体现在： 1、保障制度执行 制度执行规范统一，管理规定理解一致； 系统固化制度流程，灵活应用保证执行。 2、监管工作进程 任务分配明确有据，工作进展实时管控； 工作计划审核跟踪，待办事项提醒反馈； 工作内容集中反映，绩效考核有理有据。 3、共享知识信息 统一信息发布平台，个性设置关注内容； 区分角色推送信息，阅读与否及时反映； 知识文档统一留存，设置权限共享学习。 4、提高工作效率 流转程序系统执行，进展意见实时了解； 待办流程集中处理，工作期间避免打扰； 提供统一协调平台，内部沟通系统记录； 事务工作系统处理，避免人工重复劳动。 5、培养办公习惯 协助管理计划总结，主动推送待办事项； 培养电子办公习惯，奠定系统管理基础； 无纸办公节约成本，协同平台减少内耗。 二、实施内容： 鉴于协同办公平台是一套针对办公流程和信息进行管理的现代化电子工具，对它的引入实施将在推动企业完善、规范各项制度流程的同时对原有的工作习惯产生一定的冲击。因此，信息部将采取系统信息量由少到多逐步增加、工作流程完善一个上一个、组织多种形式的系统使用培训等循序渐进的措施来保障该系统的成功实施。本系统拟初始实施内容建议如下： 1、信息门户管理平台 建立统一的集团信息门户，为企业信息发布、交流提供一个有效的场所，实现企业内部的各种信息（公告通知、文件、函件新闻资讯、内部期刊、管理制度等）的统一管理和发布，同时为员工的个人办公提供个性化服务。 需求 描述 公告通知 集团/部门级公文及通知信息有效传达，同时可以归档备查 制度文件 集团/部门级规章制度信息及修订发布 新闻信息 集团内部或外部新闻通讯信息发布，丰富企业文化 民意调查 针对集团组织的活动或某项决定调查员工的想法 知识订阅 根据权限获取他人共享的知识文档 考勤信息 员工出勤、请、休假等信息的审批发布 事务信息 日常事务的提醒、督促、跟踪、反馈 日程信息 日常办公行程计划的管理及发布 2、工作流程管理平台 利用软件系统自由配置、固化成熟的工作流程及表单，以实现制度流程的电子化、规范化、标准化，减少人为理解原因造成的制度运作不流畅，从而提升集团的整体执行力。同时可以对工作的进程予以实施监控、催办和督办，对流程数据及结果进行分析、统计，继而进一步完善、优化工作流程。 需求 描述 通用流程 内部沟通（自由流程）、工作联系单、工作计划和总结 法务办公 公文管理、印章管理、合同会签、信息发布、档案利用 行政事务 名片印制、发送快递、物品采购、车辆使用 人力资源 招聘管理、入职流程、离职流程、人员调动、请假审批 财务管理 现金报销、付款申请、借款申请 3、知识共享管理平台 打破知识文档分散储存在不同员工及部门，依据权限统一管理集团所有知识文档，沉淀日常工作中产生的成果并在合理范围内共享，提高内部经验的分享利用率，改进企业创新能力、快速响应能力，提高工作效率及员工技能素质，避免因员工流失带来的企业知识流失，减少管理培训成本。 需求 描述 通知公告 集团/部门级公文及通知、公告信息审批后发布、归档供查阅 管理制度 集团及部门规章管理制度信息展示 工作职能 员工岗位职责界定信息查阅 工作流程 集团内部工作流程信息查阅及梳理 计划报告 集团及部门计划总结报告信息查阅备忘 员工关系 集团内部员工座谈会纪要、员工关系、沟通与交流、建议与意见等 部门知识 部门通知公告、部门工作计划、部门管理制度、部门技术文档 合同管理 经会签、审批后各类合同归档供有条件查阅管理 法律法规 集团所需各类法律法规文件信息查阅管理 会议信息 集团会议纪要及处理结果等信息查阅等管理 管理知识库 集团所需管理类知识信息管理 管理培训教材 集团管理类培训信息管理 4、个人办公管理平台 通过系统中的个人办公事务小工具，帮助企业员工对自身工作内容进行计划、记录和总结，提高员工个人的办公效率；支持领导对下属工作任务的派发、监管和协助，为准确考核员工绩效提供决策依据。 需求 描述 日程安排 员工行程的计划、总结、存档便于统筹工作安排 集