国际化企业通用管理文案(212)公司事务用品管理规定.docVIP

国际化企业通用管理文案(212)公司事务用品管理规定.doc

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制度名 公司事务用品管理规定 电子文件编码 GLWA212 页码 4-1 ××公司事务用品管理规定 一、购买 第一条 主管 为了统一限量,控制用品规格以及节约经费开支,所有事务用品的购买,都由事务用品管理 员统一负责。 第二条 订购数量 根据事务用品库存量情况以及消耗水平,向主管科长报告,确定订购数量。如果事务用印刷 制品需要调整格式的话,或者未来某种事务用品的需求量将发生变化的话,也一并向主管科 长提出。 调整印刷制品格式,必须由使用部门以文书形式提出正式申请,经企划部门审核确定大致的 规格、纸张质地与数量;然后,去专门商店采购,选购价格合适、格式相近的印刷制品 第三条 采购方法 如果事务用品库存不多,或者有关部门提出特殊需求,在这种情况下,按照成本最小的原则 ,选择直接去商店购买,或者采取订购的方式。 第四条 订购单 各部门申请的事务用品中,如果包含着需要订购的事务用品的话,申请部门还必须另填一份 订购单,经事务用品管理部门确认后,直接向有关商店订购。 事务用品管理部门,必须依据订购单,填写“订购进度控制卡”,写明订购日期、订购数量 、单价,以及向何商店订购等等。 第五条 追踪 签发人 责任人签名 制度名 公司事务用品管理规定 电子文件编码 GLWA212 页码 4-2 第六条 接货 所订购事务用品送到后,按送货单进行验收,核对品种、规格、数量与质量,如果没问题, 就在送货单上加盖印章,表示收到。 进而,在订购进度控制卡上作好登记,写明到货日期、数量等等。 第七条 支付 收到事务用品后,对照订货单与订购进度控制卡,开具支付传票,经主管科长签字盖章,作 好登记,转交出纳科负责支付或结算。 第八条 分发 事务用品原则上由总公司统一采购、分发给各分事业单位和部门。如果有特殊情况,允许各 营业所或分厂、分店,在提出“事务用品购买申请书”的前提下,就近采购。 在这种情况下,事务用品管理部门有权进行审核,并且把审核结果连同申请书一起交付监督 检查部门保存,以作为日后作用情况报告书的审核与检查依据。 二、申请与分发领用 第九条 申请手续 各科的申请书必须一式两份,一份用于分发事务用品;另一份用于分发领用事务用品台账登 记。在申请书上写明所要物品、数量与单价金额。 第十条 分发手续 1.接到各分事业单位的申请书(两份)之后,进行核对,并在申请受理册上作好登记,写上申 请日期、申请单位、用品规格与名称以及数量;再填写一份用品分发传票给发送科。 2.发送科进行核对后,把申请所要全部用品备齐、打包,通过邮局寄给分 事业单位。 签发人 责任人签名 制度名 公司事务用品管理规定 电子文件编码 GLWA212 页码 4-3 3.用品寄出后作好登记,写明寄送日期、品名与数量等。一份申请书连同用品发出通知书, 转交用品管理科记账存档;另一份作为用品分发通知,连同寄出包裹一起返回各分事业单位 。 第十一条 报废处理 对决定报废的事务用品,要作好登记,在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处 理有关事项。 三、保管 第十二条 填写台账 所有入库事务用品,都必须一一填写台账(卡片)。 第十三条 保管 必须清楚地掌握事务用品库存情况,经常整理与清扫;必要时要实行防虫等保全措施。 第十四条 盘存 事务用品仓库一年盘点两次(6月与12月)。盘点工作由科长负责;盘点要求做到账物一致, 如果不一致必须查找原因,然后调整台账,使两者一致。 第十五条 印刷品与纸张管理 印刷制品与各种用纸的管理,按照盘存的台账为基准,领发多少,随时记账,进行加减,计 算出余量。一旦某批消耗品用完,即写成书面报告递交主管。 第十六条 持有量调查 必须对总公司各部科所拥有的事务用低值易耗品,主要指各种用纸与印刷制品,作出调查。 调查方式是,每月5日就前一月领用量、使用量以及余量(未用量),作出统计,向上报告。 事务用品管理科对报告进行核对,检查各部科所报统计数据,是否与仓库的各部科领用台账 中的记录相一致。最后把各报告分部科进行编辑保存。 签发人 责任人签名 制度名 公司事务用品管理规定 电子文件编码 GLWA212 页码 4-4 四、监督与调查 第十七条 调查科职责 1.对总公司各科室进行调抽。 (1)核对用品领用传票与用品台账。 (2)核对用品申请书与实际使用情况。 (3)核对用品领用台账与实际用品台账。 2.对分事业单位调查(同前)。 第十八条 部长职责 1.核对收支传票与用品实物台账。 2.核对支付传票与送货单据。 第十九条 科长职责 1.核对各类科目收支台账。 2.检查各类科目实物台账。 签发人 责任人签名

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