物业公司程序文件之信息传递管理程序.docVIP

物业公司程序文件之信息传递管理程序 物业公司程序文件之信息传递管理程序 　　1.目的 　　规范公司信息传递流程，加强信息管理，充分发挥信息管理工作在企业经营管理中的作用。 　　2.范围 　　适用于公司范围内信息管理工作的全过程。 　　3.职责 　　3.1总经理办公室为公司信息管理工作的主管部门，负责公司所有相关信息的收集、整合、传递、跟踪及分析工作。 　　3.2各部门经理是本部门信息管理工作第一责任人，对本部门信息管理工作的有效性、及时性、准确性负责。 　　3.3各部门指定专人担任信息员，负责本部门各项日常信息管理工作。 　　4.方法和过程控制 　　4.1信息的收集 　　4.1.1 总经理办公室应充分利用互联网、媒体、政府机关、行业协会、XX集团及集团内其它企业等渠道，建立并不断完善公司的信息收集系统。 　　4.1.2总经理办公室负责收集以下信息： 　　A.物业管理和企业经营的相关法律、法规；政府、主管部门、行业协会的通知、通告、指令及信息等； 　　B.房地产、物业管理行业的新闻、动态、信息等； 　　C.公司内部的管理信息、突发事件、重要会议及活动信息等； 　　D.新闻媒介对本公司、XX地产、集团总部及集团内其它企业的报道； 　　E.与经营管理相关的信息和资讯，如相关产品和服务信息、先进的管理经验等； 　　F.XX集团总部、XX地产公司及集团内其他公司的有关信息。 　　4.1.3公司各部门负责收集以下信息： 　　A.公司其他部门发送的各类工作信息； 　　B.来自顾客的投诉、建议、需求等信息； 　　C.其他部门的日常管理经验和举措； 　　D.与本部门相关的政府及行业信息； 　　E.部门的管理信息、紧急事件、重要会议及活动等。 　　4.2公司内部信息的传递 　　4.2.1 每月2日和17日PM17：30前，各部门应将上一期的日常信息，填入《业务（职能）部门信息半月报》并上载到内部信息网（如遇休息日或节假日，报送时限顺延）。半月报的信息区间为每月1日至15日为上半月，每月16日至月底为下半月； 　　4.2.2 每月1日前制定本部门月工作计划，并将上月工作完成情况在月工作计划表中体现，上载到内部信息网相应栏目； 　　4.2.3 部门级重要会议应在会议结束后3个工作日内完成《会议纪要》，通过邮件形式发送公司总经理办公室； 　　4.2.4每季度首月20日前完成上一季度《管理报告》，并在公司内部网页相应栏目内发布； 　　4.2.5公司及各职能部门现行制度所要求即时报送并处理的各类信息，如突发事件、重大投诉等，由各部门按照相关制度或体系文件要求的格式和时限以邮件形式主报归口部门并抄报总经理办公室； 　　4.2.6各部门发生突发事件除按上述要求处理外，还应在事发后1小时内知会总经理办公室和相关领导，报送形式不限。同时每隔3-5天将处理过程和结果反馈总经理办公室和相关领导，直至问题处理完毕； 　　4.2.7信息员若不能确定信息报送部门，重要性较高的信息，工作时间发生的应在发生当日，非工作时间发生的应在事件发生后1个工作日内以《信息快报》的形式上报总经理办公室； 　　4.2.8各部门《信息半月报》和《信息快报》的内容原则上不应重复； 　　4.2.9向公司全体发送的信息，可在内部信息网的网上公告栏目发布，原则上此类信息不再用OUTLOOK形式发送，以提高工作效率； 　　4.2.10重要信息必须通过邮件形式按限定级别发送，不得通过信息网络发 　　4.2.11各部门应定期对本部门网页内容进行更新和维护，强化内部网的使用效率； 　　4.2.12职能部门在内部信息网发布的需下发到各部门的信息，应注明传送级别，由各部门信息员根据要求采取打印、张贴、传阅或会议等形式传达到部门内相应级别，未附传送级别的信息视为要求传达到全体员工； 　　4.2.13各部门如需职能部门协助完成某项工作，应同时将邮件抄送对方部门经理或业务主管，否则将视为无效信息。 　　4.3公司信息的传递 　　4.3.1总经理办公室每月3日和18日负责汇总公司半月工作信息，完成公司《物业管理半月报》的编辑和上载，报送集团物业管理部，抄报集团办公室、设计工程部和XX地产公司； 　　4.3.2若公司发生重大事件，总经理办公室应在事件 发生后两个工作日内编辑公司《物业信息快报》，报送集团物业管理部及地产公司。且在事件发生后及时将处理情况报送集团相关领导和职能部门，并跟踪事件进展，直至问题妥善处理完毕； 　　4.3.3公司级会议由总经理办公室在会议结束后三个工作日内完成会议纪要，并传递至相关人员； 　　4.3.4除在固定时间向集团和地产公司报送固定栏目信息外，总经理办公室还应及时将公司各类重要管理信息、重要人事变动、活动信息等及时报送集团相关部门和地产公司。 　　4.4 信息的分析和处理 　　4.4.