办公室信息工作.ppt

第 五 章 办公室信息工作 第一节 信息工作概述 一、信息工作的概念 信息是事物存在方式或运动状态的直接或间接反应。因为办公室是一个单位联接上下、沟通内外的平台，所以，办公室信息指一切与单位相关的动态消息。办公室人员对这些动态的消息进行收集、加工、传递、储存和利用就是办公室信息工作的内容。 第一节 信息工作概述 二、信息工作的特征功能 （一）一般特征 1、客观性—对物质世界运动变化的真实反映。 2、时效性—一定时间内发挥效力。 3、多变性—一定时期内不断变化。 4、传递性—具有不断扩散和传递的特点。 5、共享性—被不同需求者提取利用。 6、可加工性—通过对客观信息加工以求利用。 第一节 信息工作概述 二、信息工作的特征功能 （二）信息的功能 1、具有开发智能的功能——谁五官开放，就会变得聪明。 2、是知识型的生产力——谁拥有信息，谁就会占得先机，获得成功。 3、是科学管理的前提——谁善于使用信息，谁就会做大做强。 4、是决策的基础和依据——谁准确分析信息，谁就能决断高明。 案例分析123 第一节 信息工作概述 三、办公室信息分类 （一）按照信息来源划分 1、上级机关信息；2、下级机关和部门信息； 3、往来信息；4、社会信息；5、知识信息。 （二）按照信息内容分类 1、行政综合信息——政策、法律法规，涉及全局或对组织利益有重大影响。 2、财务经济信息——组织内部财务运转，与外部的经济联系。 3、业务技术信息——与组织业务性质有关。 4、劳动人事信息——人力资源开发与管理的信息。 5、福利保障信息——服务性质。 6、党群社团信息——党政机关、事业单位和国有企业较为重视。 第一节 信息工作概述 四、办公室信息的特点和作用 （一）办公室信息的特点 1、服务性:适用对路及时提， 领导决策有依据。 2、普遍性：信息时时处处在， 办公人员要敏感。 有关信息多关注， 发布信息要谨严。 3、综合性：既有广度有深度， 归纳综合思谋全。 第一节 信息工作概述 四、办公室信息的特点和作用 （一）办公室信息的特点 4、紧迫性：稍纵即逝抓机遇， 助推决策莫迟疑。 又快又准及时提， 稍有延迟误全局。 5、开拓性：信息材料深加工， 开拓深化责任重。 第一节 信息工作概述 四、办公室信息的特点和作用 （二）办公室信息工作的作用 1、参谋作用——对领导 2、指导作用——对工作 3、解难作用——对问题 4、控制作用——对组织 第二节 信息的收集 一、获取信息的主要渠道 （一）七分法：1、公文渠道；2、会议渠道；3、调查信访渠道；4、书刊渠道；5、大众传媒渠道；6、信息传递网络渠道；7、档案渠道。 （二）四分法：1、工作渠道；2、信息网络；3、大众媒体；4、调查研究。 第二节 信息的收集 二、办公室一般关注信息内容 (一)国家地方权力和权力执行机关的决策。 ——吃透政策 （二）社会各种新闻以及舆论 ——联系社会 （三）与本组织直接关联的组织情况 ——不患人之不己知，患不知人也。 （四）本组织内部职能部门和下级单位执行决策情况和实现目标情况。 ——自知者明，自胜者强 （五）组织内部成员对组织的意见和建议 ——天地相交，草木蕃，天地闭，贤人隐。 第二节 信息的收集 三、获取信息常用的方法 （如何成为信息大师？） 勤观察 目光敏锐善发现，沙里披金多分析。 切莫以偏来盖全，透过现象看本质。 善调查 调查重在有方向，带着问题走下去。 全面咨询与了解，数据准确资料齐。