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办公室日常事务管理 主讲： 日期： ★办公环境的维护 办公室地面和设备 地面 地毯 地板 设备 办公桌是多平面转角平台，人坐在中间，左上方放置电脑、右下方设置抽屉。 办公桌椅的样式、规格、颜色应保持一致。 地砖 大理石 办公室地面 ★办公环境的维护 办公室地面和设备 设备 文件柜应分类并贴上标识，资料架上的资料也要分门别类并统一颜色。 复印机宜放在通风良好的窗力，尽量远离办公区域。 电脑、传真机、打印机、扫描仪、投影机等办公设备宜放在一个区域内——便于电源接线和机器散热等到管理。 秘书助理办公桌上除上司默许，否则不放置任何无意义的东西和秘人物品。 ★办公环境的维护 办公室装饰和绿化 装饰 选择字画要注意画的内容和涵意。 内部不和，选用圆形鱼缸；是非不断，选项用棱角分明的水族箱。 绿化 绿色植物起点缀色彩调节作用，对人类信息产生微妙影响。 金鱼——红高头，浑身通红，额头高耸，寓意红运高照。 金鱼——黑玛莉，通体乌黑，凶神恶煞，寓意驱凶避邪，遇难呈祥。 发财树、铁树、大叶葵、开运竹、富贵竹等。 ★办公环境的维护 办公室音乐和气味 音乐 办公室引进背景音乐，提高企业的文化格调、提高工作效率，产生思想和创造力。 最理想的背景音乐是非常美妙，非常飘逸，非常轻柔悠扬的天籁之音，尤其是用长笛、竹笛、单簧管、双簧管、萨克斯管、电子合成器演奏的音乐。（播放进控制音量） 气味 “香氛疗法”——放置香精油。 香精油有多种多样多种多样的香精油.doc 问题探讨与分享 厦门人才中心《办公室日常事务管理》培训 办公室日常事务管理 * 《办公室日常事务管理》培训 厦门人才服务中心 课程大纲 ★课程大纲 ●办公室概述 ●办公室电话的转接 ●邮件信函的管理 ●办公设备的保养 ●印信的保管 ●办公环境的维护 办公室 含义（广义）： 含义（狭义）： 办公室必备条件 1、 2、 3、 4、 办公室的职能 办公室管理的方法 课程大纲 ★课程目录 ●办公室概述 ●办公室电话的转接 ●邮件信函的管理 ●办公设备的保养 ●印信的保管 ●办公环境的维护 ★办公室电话的转接 接听电话的原则 1）电话响两遍须马上接听。 2）如暂时离开办公室，委请别人代接电话。 3）若对方拨错号，不要说：“找错了”马上挂断，而应礼貌地说道：“我想你拨错号码了。 4）培养较强的听辨能力，一拿起电话就能听出对方声音并直接称呼 。 5）电话交谈中嘴里切忌咬铅笔、口香糖或香糖等，声音不宜太长、太快，嘴和话筒应保持1英寸到1英寸半距离。 6）传呼电话先告诉对方，以免对方认为你挂断了电话 。 7）对方要找的人不在，切勿立即挂断，应问对方是否愿意留话、以便转达 ★办公室电话的转接 拔打电话的原则 1）首先通报自己的姓名、身份 2）择时通话。 3）通话三分钟原则 4）拔错电话要道歉 ★办公室电话的转接 代接电话的要求 1）对方找的人不在，应先告知不在 2）在不了解对方的身份、动机是什么时，接话人请不要随说出不在者行踪。切不可说“他在总经理处”或“他到某某公司去了”。 3）如果对方请你代传电话，接话人应做好以下记录： ★办公室电话的转接 挂电话的要求 1）日常交往挂电话时，地位高者先挂电话。话筒轻放，以示礼貌 2）日常的公务活动中确定对方已挂断电话，才能放下听筒，挂断电话 ★办公室电话的转接 领导电话的转接 1）模清对方的身份。 2）了解来电的用意。 3）决定谁来接——尽量不使上司受到外界干扰。 4）应由上司接听的电话，上司在而又实在忙，则轻搁电话，递张纸条，写明是谁来的电话是否接听。 5）上司拒绝接听，要根据对方身份和要求，灵活处理。 课程大纲 ★课程目录 ●办公室电话的转接 ●邮件信函的管理 ●办公设备的保养 ●印信的保管 ●办公环境的维护 ★邮件信函的管理 邮件收进的程序和要求 1、分类 1）电报、特殊性传递、航空信等急件 2）业务往来公函 3）写明上司亲启的信函 4）汇票、汇款单 5）包裹、印刷品 6）报纸、杂志 7）同事的私人信件 2、拆封 1）上司亲启的邮件注明“误拆” 2）注意原件的完好、整洁，不受破损 3）抽出信笺后再看看信封内有无小附件 4）信封不可丢弃。 ★邮件信函的管理 用绿色标记 用金色标记 用粉红色标记 用蓝色标记 信函分类的国际标准 优先考虑的信函 例行性的备忘录 特殊信函 绝秘信函 私人信函 用黄色标记 ★邮件信函的管理 邮件收进的程序和要求 3、登记 1）除私人信件外，其他公文、公函、汇票、包裹、杂志等均需分别登记 。 2）登记时应写明：编号、收到日期、发出日期、发出单位、收阅人或部门、邮件种类、处理办法、办理号码等 。 4、分送 2）同事的私人信件可放入指定信袋或