新编秘书实务课件第5章　会议组织与服务（第3版）.ppt

一、会议的含义 会议是一种围绕特定目标进行的、以口头发言或书面交流为主要方式的、有组织有计划的商议活动。 会议有广义和狭义之分： 狭义的会议是指至少有三人参加的集体性商议活动，即传统的会议； 广义的会议还包括两人或双方之间的会见与会谈以及各种仪式。 二、会议的作用 1．集思广益、科学决策的作用 2．发扬民主、动员群众、宣传教育的作用 3．传达信息、资源共享、学习交流、开拓思路的作用 4．协调矛盾、统一思想、促进生产、推动工作的作用 5．国际交流、跨文化的沟通作用 1．会议人员 　会议人员是指参与会议整个过程的人员，可具体分为会议主体、会议客体以及其他与会议有关的人员。 （1）会议主体是指主要策划、组织会议的人员，包括主办者、承办者、支持单位、赞助单位、协办单位等。 （2）会议的客体，即参加会议的对象，包括正式成员、列席成员、特邀成员、旁听成员。 （3）其他与会议有关的人员包括：主持人、会议秘书人员和会议服务人员等。 课堂分析：分析第111-112页案例，找出各类会议人员。 2.会议名称 　会议的名称一般要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位，以及会议的时间、届次、地点、范围、规模等等。 　 例1：“2011年环境污染与大众健康学术会议”，此会议名称显示了时间、内容、性质； 例2：“可口可乐（中国）饮料有限公司2011年销售会议”的会议名称则显示了单位、时间、性质； 例3：“四川长虹2010年度股东大会”则显示了单位、时间、范围、规模、性质、参加对象。 3．会议议题 　会议的议题是根据会议目标来确定并付诸会议讨论或解决的具体问题，是会议活动的必备要素。 　会议议题的主要作用是： （1）准确、具体地体现会议的目标，为目标服务。 （2）引导和制约会议的发言。 4．会议时间 　会议时间是指会议的召开时间和会期两方面。 5．会议地点 　会议地点是指会议召开的举办地或会场。会场的决定主要是考虑大小、交通、环境与设备是否适合等因素。 6．会议方式 　会议方式是为了提高会议效率，实现会议目标而采取的各种形式或手段，如现场办公会、座谈会、观摩会、报告会、电话会议等。 7．会议结果 会议结果，即会议结束时实现目标的情况。 沃尔玛全球董事会再次在中国召开 　　　2010年11月16 日- 19日，位居全球财富500强之首的沃尔玛公司在北京召开了全球董事会。这是沃尔玛继2004 年在中国深圳召开董事会之后，第二次选择在中国北京召开董事会，彰显了沃尔玛对于中国市场的强烈信心和长期投资这一高速发展的新兴市场的决心。 　　　2013年5月6日，《财富》正式发布了最新的美国500强排行榜，沃尔玛以4691.6亿美元的收入超越石油巨头埃克森美孚、雪佛龙等公司，重回排行榜榜首。《财富》杂志是根据各企业年销售额进行美国500强排名的，沃尔玛曾多次荣登排行榜首位。　　沃尔玛全球总裁兼首席执行官麦道克说：“ 近年来中国零售市场蓬勃发展，已经成为沃尔玛公司一个重要的增长市场，同时也是最有发展潜力的重要市场之一。我觉得董事会成员应该亲自到中国来看看，了解中国这个市场对于沃尔玛的价值及重要意义。这正是我们再次选择中国召开董事会的原因。我们也注意到中国政府和中国消费者对于可持续发展的要求都日益增强，作为可持续发展战略的倡导者，我们相信沃尔玛公司能够同中国经济、社会共同可持续发展，并带给消费更质优价廉的产品。” 四、会议的种类 1．按会议的规模。可以划分小型会议、中型会议、大型会议、特大型会议 2．按会议内容。可以划分综合性会议、专题性会议 3．按会议的性质。可以划分决策性会议、非决策性会议 4．按会议所跨的地域范围。可以划分国际性会议、全国性会议、地区性会议、个体性会议 5．按会议的职级。可以划分股东会议、董事会、高级管理人员会议、中层管理人员会议、职工大会部门会议 一、拟定会议计划 （一）确定会议名称、议题、时间、地点等基本要素 （二）成立会务工作机构 大中型会议的筹备和服务工作，不可能靠一两个人完成，这就需要组建会议筹备机构。 一般来讲，会务筹备机构分成会务组、接待组、秘书组等几个小组，各组分工明确，互相协调，既熟记本岗位职责，又要胸有全局。 一般的小型会议，只设立会务组负责全部事宜。有些单位，会务工作由办公室全部负责。 （三）制订会议预算 会务人员应本着勤俭办会的原则，对会议的经费做出预算，并提出筹集会议经费的方法、渠道，报领导审批。 1．会议经费的构成 （1）交通费用；（2）会议室费用；（3）住宿费用；（4）餐饮费用；（5）参观与旅游费用；（6）培训费、讲演费及演出费用 ；（7）预算外支出 2．会议经费的筹措 （1）行政事业经费划拨（2）主办者分担（3）与会者分担个人费用 （4）社会赞助 （5）转让会徽等无形资