答辩秘书工作参考-动物科学学院-吉林大学.docVIP

答辩秘书工作参考 准备的工作及物品： 1、通信录---含评委专家、答辩研究生、会场主持人、摄像师。 2、答辩安排----见附件，报办公室，网上发布。 3、邀请函----见附件，与论文一并送评委专家。 4、评委论文------由学生提供，5—7本，答辩前2日提交，组织学生派送。 5、桌牌------ 共9--11个，其中主席1个，评委4---6个，主持人1个，秘书1个，（导师席1个，学生席1个），不标示名字，只标示名称。 6、桌布------1个 7、果盘------6---8个 8、水果----- 三种以上 9、茶水或咖啡 10、湿巾、纸巾 11、无糖茶点 12、条幅------由学院统一制作，学科负责悬挂。 13、中性笔、铅笔------评委专家和秘书用 14、审批表（三）------学生提供，用于专家签字，一式2份 15、酬金发放表------附件三， 16、答辩记录纸-------由学部到研究生院请领 17、表决票------由学部到研究生院请领 18、决议草稿------学生提供，只保留1份，答辩复评时由主席安排，评委分组修改。后交学生修改电子稿并上传办公室邮箱。 19、盲评书-----准备1份，用于复评进进行秘书宣读。 20、顺序表-----除专家用外，还要门上贴1个，格式同 21、答辩程序要求-----仅提供主席，由主席在开始前提要求 22、四合一文件夹-----答辩后由学生提供。 23、装订论文-------答辩后学生提供，检查导师签字、本人签字，博士论文有主席及评阅人。 24、申请表封面、（一）、（二），审批表（一）、（二）。博士有在学期间政治思想鉴定。答辩后5日内收齐。思想鉴定要有戚书记签字及党委章。 25、经费------答辩前由办公室发放（今年上半年执行，以后学科自行处理） 26、报销外请专家机票、住宿费等 工作步骤： 掌握人员情况，建立联系。一定要本人通知到专家，并建立电话联系，明确时间地点及来送方式，如需学院派车要及早确定。同时告之学生本人的办公地点并建立联系。 尽快做好答辩安排，并上传办公室，以便做海报和发布信息。 答辩前2日收论文并组织派送。可组织学生分组派送邀请函和论文。收盲评1份，申请表（三）1式2份，决议草稿1份。 答辩前1日领条幅、桌布、答辩记录纸、表决票、酬金。准备会场材料（答辩程序、顺序表等）。桌牌、果盘要提早到综合办借。 答辩前1日下午布置会场。准备水果饮料等。教室电脑投影一定要提前试用。 答辩当日要提醒评委按时到场，提前30分钟组织答辩人员考PPT并试用。熟悉答辩程序，认真做好记录。 答辩复评时，特别注意专家签字审批表（三），导师不能签自己学生，错签将无法补外请专家签字，也不能有任何涂改。可事先用铅笔标注XXXX不能签字提示。 专家修改决议草稿后，要当场返还学生，以便学生及时上传电子决议稿。 午餐，工作日专家在教授食堂就餐，非工作日学院另行安排。 合影，由杨举老师安排摄影组人员负责。 撤场，每个教室最后一组应做好撤场工作，恢复教室。 会餐，通知答辩评委、答辩人员及其导师会餐时间地点，提前联系接送车辆。 答辩后5日内收齐四合一电子文件夹１份，申请表及审批表，思想鉴定，毕业论文。 参考对答辩研究生的通知要求： ?9. ?下半年博士、硕士学位论文答辩截止时间为12月12日。（答辩日期安排另行通知），各学科学位评定分委员会须在12月14日前完成学位评定工作，并将学位讨论结果录入到系统中，同时将各学科学位评定分委员会授予学位表决票及会议记录送交学位办公室。答辩具体要求： 9-1．①答辩前进行预答辩，准备PPT，陈述时间严格控制（博士不少于25分钟，硕士不少于20分钟），提问时间由答辩主席现场控制。 9-2. ②答辩前3天向本学科组答辩秘书提交论文，论文由秘书统一安排答辩人员送至答辩委员。材料要求：装订论文（博士7本，硕士５本）、审批表（三）答辩评委主席及成员签字页2份（用A4纸，在个人管理系统内打印），答辩决议草稿（附件十）（博士8份，硕士6份，要求控制在硕士500字内，博士800字内，超出则不能进行录入）。 9-3. ③答辩会开始前30分钟必须到会场，拷PPT并测试。要求答辩人员必需着正式服装（男士西服或衬衣＋领带，女士庄重即可）。答辩结束后学院安排集体照像，其它活动现场通知。 9-4. ④答辩后将修改后答辩决议稿（决不能超过博士800、硕士500字数），请当日或次日发至xmsykyb@163.com以便学院进行系统录入（应系统录入后才能打印学位材料）。 9-5. ⑤答辩后5日内向本学科组答辩秘书提交： A、修改后答辩决议稿、电子论文（名字、日期、评委等要填全）、ＰＰＴ、电子像片（学位证用）四合一电子文件夹１份。 B、学位材料一览表及所包含学位申请、审核材料（附件十一）。 C、修