安健环文件和数据控制管理标准.docVIP

. . . 安健环文件及数据控制管理标准 一、目的 为电厂安全健康环境管理体系的运行提供依据，确保其有效运行并受控。 二、范围 本标准适用于挂治水电厂。 三、规范性引用/应用文件 1、引用文件 《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号） 2、应用文件 《GB/T9704--2012中华人民共和国标准》 《五凌电力有限公司公文管理规定》 《挂治电厂公文管理规定》 《五凌电力有限公司保密管理规定》 《挂治电厂保密工作管理规定》 《五凌电力有限公司印章、介绍信及资质证件管理办法》 《挂治电厂印章、介绍信及资质证件管理办法》 《五凌电力有限公司档案管理规定》 《挂治电厂档案管理规定》 四、定义与术语 文件管理定义为公司内、外部文件：是指电厂为了电厂安全生产过程所需而形成的行政文件、上级安全生产文件、记录、表格、档案等（包括电子版）。 五、职责 1、综合管理部归口管理电厂公文，负责电厂公文的统一收发、拟办、传递、用印、立卷、归档和销毁。 2、各部门、分部负责职责范围内有关收文的承办工作和有关发文的起草、会签、校对工作。 3、文件处理必须严格执行国家法律、法规和保密要求等其他有关规定，严格遵守公司、电厂的制度规定，确保企业秘密的安全，机密文电应由专人保管和处理。 六、管理内容和方法 1、文件的种类区分、格式要求和行文规则按照公司的规定执行。 2、草拟文件应当做到： 2.1、符合国家的法律、法规及公司的有关规定。 2.2、情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直达不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。 2.3、文件的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关 系确定。 2.4、拟制紧急文件，应根据实际需要确定紧急程度。拟制秘密文件，应当根据涉密事项，按照有关保密规定确定密级和保密期限。 2.5、人名、地名、数字、引文准确。引用文件应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。 2.6、结构层次序数，第一层为“一 ”，第二层为“(一)”，第三层为“1．”，第四层为“(1)”。 2.7、应当使用国家法定计量单位。 2.8、文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。 2.9、文件中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 2.10、对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请厂领导协调或裁定。 2.11、负责会签的人员，从收到文件日起算，须在1个工作日（如1个工作日之内不能完成，则应口头通知会签部门）之内提出会签意见，并将文件提交下一环节，起草人应跟踪催办。 2.12、文件正式印制前，综合部文档管理员应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。 3、行文规则 3.1、电厂可直接对外行文，但不得直接向公司各部门行文，需要向公司请示、报告的事项应直接向公司行文。 3.2、一般不得越级请示和报告。如遇重大事故、突发事件、抗洪抢险等特殊情况，必须越级请示和报告时，应当同时抄送被越过的上级单位。 3.3、请示应一文一事，非请示类文件中不得夹带请示事项。请示一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级单位。 3.4、因工作需要，电厂与公司各部门有关协调、沟通事项，可采取“工作联系单”方式；电厂需直接向公司领导书面汇报、请示工作，可采取“呈批件”、“呈报件”方式。 4、业务流程 4.1、收文处理 4.1.1、一般包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办、立卷、归档等程序。 4.1.2、各部门、分部收到对电厂的来文，应在2小时内移交综合部文档接待岗位统一办理。 4.1.3、电厂收文处理原则 4.1.3．1、公司、外来单位的文件先送综合部负责人拟办，再呈厂部阅示；然后按分工送有关部门阅办，重要的送分管负责人阅示。 4.1.3．2、承办部门须及时办理相关事项，不得延误、推诿。文件办理中遇有涉及其他部门职责的事项，主办部门应主动与相关部门协商，取得一致，如有分歧报电厂分管领导决定。 4.1.4、收文处理时限 4.1.4.1、综合部从收到文件之时起算，一般件在1个工作日内完成登记、拟办和传递，急件随到随办。如遇来文时间已超过要求退文时间，需在文件上注明收文时间。 4.1.4.2、承办部门从