PDCA闭环与会务工作(表格版).docVIP

PDCA闭环与会务工作 PDCA（Plan-Do-Check-Action）是一个质量管理概念,意即策划——实施——检查——改进。按照流程规划（P）→流程执行（D）→流程检查（C）→流程优化（A）的模型来展开。 项目 内容 目的 规划（P） 制定详细周密的计划和方案 会务分工 会场布置 设备调试 会议资料准备 会议用品准备 会场秩序维持 与会人员签到 实现途径、预期目标、达到效果，以及对规划内容的梳理 例如，在筹备一次地税系统工作会议时，我们把办会流程和往年作了一个列表式的比较，在逐一对照检查中，我们在告知会议座位表环节梳理出了三个方案的优劣：一是会场前张贴座位表（花钱少，但容易让参会人员堵在会场外）；二是在微信平台发布会议座位号（不花钱，但不是每个人都用微信）；三是通过短信系统告知参会人员具体座位（效果好，但工作量大且易出错）。考虑到流程梳理的目的就是尽可能简化，我们最终选择了第二个方案，对没有微信的参会人员，配合采用第一方案。 项目 内容 目的 执行（D） 准确、严格地执行 灵活应对和处理会议中出现的意外事件； 在会前，还要对布置的工作逐一进行梳理，未完成的要及时跟进，消除方案实施过程中的偏差； 例如，某次会议有签订责任状的议程。流程安排A负责把两类责任状按一式三份分好。会前B临时有事找A帮忙，A便把分责任状的任务转交给C。回来后，由于A还兼顾统筹前台引导工作，认为分责任状的事情已有C在负责了，就没有关注落实情况。而C以为责任状已由A分好，签订时直接拿出去就行了。好在会前会务组对各环节执行情况进行审查时发现了这一疏漏，及时进行了修正。 项目 内容 目的 检查（C） 会务工作进行检查和总结 对经验的总结 对问题的分析 对改进措施的探讨，制定出短期纠正措施和长期预防机制，以防止类似事件重复发生 对会议资料的归档，形成尽可能完善的资料汇编，便于今后查询。 是一个发现问题、解决问题和积累经验的环节。 例如，在一次表彰大会后，对照会务方案和实际流程进行检查，发现颁奖环节不够顺畅。先进代表上台领奖时，接受奖状后转身的方向、拿着奖状合影时奖状的摆放位置、每组代表在主席台停留合影的时间，以及领奖后退下主席台的方向等具体细节，由于会前没有进行统一，因此颁奖时主席台上出现了不协调的情况。这提醒在以后的类似会议中，这一环节需要多加注意并进行详细设计。 项目 内容 目的 优化（A） 对会务工作的流程进行改进和完善 每次会议结束之后都要及时进行总结，在必要的时候对已有的工作流程、工作规则和服务指南等进行修订增补，使之更加科学、规范。 把经验和教训变成制度性的东西固化下来，使会务工作愈加精简与高效。 例如，某次年度会议结束后，我们安排专人就会务质量分别征集领导、与会代表和办会人员的意见和建议。有同事反映在会议进行中某个环节临时急需人手帮忙，但不方便打电话，建议引入某软件手机客户端，通过共享协作的方式，标注每一环节完成进度，发出求助需求，让承办者随时掌握会务工作的进程。建议采纳后，这个软件得到利用，给以后的会务工作提供了很好帮助。（如，建立微信群） 很多时候，我们在会务工作中往往更关注规划（P）和实施（D），容易忽视检查（C）和优化（A）。如果对后两个环节给予充分重视，形成一个完整的PDCA闭环，办会效率就会得到有效提升。 （文章摘自《秘书工作》杂志2016年第2期。原题目：《用PDCA闭环理念提升会务工作效率》；作者：庞麒铭）