公文系统处理常见问题及联系事项.ppt

公文管理系統常見問題及聯繫事項 秘書室 林碧霞 系統重新安裝 簽核流程_收文部份 收文及存檔 代理人設定 稽催作業 展延申請 其他 系統重新安裝 操作公文系統不順利 – 請重灌公文系統 作法： 控制台 ? 移除或新增 ? 移除兩個檔案(web 公文製作及公文製作更新元件) 再重新進公文系統 本公文系統只支援IE9以下瀏覽器而且須32位元作業系統 簽核流程_收文部份 一般收文簽核流程為：登記桌?指定承辦人?承辦單位主管?一級主管。 (若承辦單位主管認為公文無必要傳送一級主管或校長，可免設定上呈傳送流程) 若公文內容需公告週知或轉知多位師長，請另利用e-mail傳閱，節省公文傳送時間。 須呈閱校長決行之重要公文，請主管勿先於決行欄簽章。 收文及存檔 同仁若收到非本單位應承辦公文，請退回登記桌，再由登記桌退回總收文室，請勿自行轉至其他單位。 同仁遇職務異動或離職時，請將電子公文檔案列入移交項目。作法：從公文系統上之『相關電子檔案』予以存檔。 經反映，線上簽核畫面已可另存新檔，相關步驟已公告於網頁上(秘書室公文系統訊息公告)。 代理人設定 請假時應設代理人(請假者稱為被代理人) 代理人登入後，系統自動顯示該承辦人與被代理者所有待辦訊息。因此，毋需特別傳送給代理人。 代理人須從被代理人