访客接待程序.docxVIP

PAGE 2 . PAGE 12. . PAGE 1. 来访客户参观及会议接待程序 一般接待程序 序号 项目 标 准 时 间 责任部门 责任人 一、预先准备 1 大门 双侧向外开启。 客人来访前30分钟至客人乘座电梯离开。 内务部 杨薇 2 前厅灯池 全部开启。 客人来访前30分钟至客人乘座电梯离开。 内务部 杨薇 3 前台LED灯 开启。 客人来访前30分钟至客人乘座电梯离开。 内务部 杨薇 4 南北侧走廊灯 全部开启。 客人来访前30分钟至客人乘座电梯离开。 内务部 杨薇 5 会议室准备 座位摆放整齐，地面及桌面清洁。可提供茶水、矿泉水。设备可提供投影仪。（所需准备项目由接待部门至少提前4小时通知内务部）。 客人到达前2小时准备完毕。 内务部 杨薇 6 公共区域环境 停止施工、维修工作。保证无噪声及异味。 客人来访前30分钟至客人乘座电梯离开。 内务部 杨薇 7 茶水（矿泉水）准备 根据客人数量准备相应茶杯及袋茶，并准备泡茶所需开水。（或矿泉水） 客人到达前15分钟。 内务部 杨薇 8 设备准备 投影仪应接好视频线，接通电源，并协助使用部门校准幕布上的投影图案。 客人到达前1小时。 内务部 杨薇 9 办公环境 文件及办公用具摆放整齐，桌面整洁、无杂物。 个人外套、包等应存放入本人抽屉柜或部门安排的柜子内。 客人来访当日由内务部通知各部门部长，部长监督员工执行。 各部门 部长 10 员工着装 主管以上级人员着正装。 客人来访当日由内务部通知各部门部长，部长监督本部门执行。 各部门 部长 二、接待过程 1 接待部门迎接 预先在前台区域等待。 客人来访前15分钟。 接待部门 接待人 2 前台迎接 主动起立，微笑并问候“您好！”。 客人进入大厅。 内务部 杨薇 3 引领客人进入会谈区 行走在客人右前方1米 进入会谈区前所经过区域。 接待部门 接待人 4 安排客人进入会谈区 会议室内一般应安排客人一方背门落座，接待人员面门入座。 接待部门 接待人 5 茶水（矿泉水）服务 自客人右侧提供茶水（矿泉水）服务，将水杯放置在客人右前方桌面上，茶杯把手朝向右侧。放置前应讲“打扰一下，请用茶水”，语言音量应以当事客人能听清，并不打扰到他人为准。 客人入座后3分钟内。 内务部 杨薇 6 添加茶水 将开水壶放置在会场内，由接待人员负责添加。 内务部 杨薇 三、送客 1 离开会议室 接待人员应为客人开启会议室大门，行走在客人右前方1米 接待部门 接待人 2 送客 进入电梯前应站立在在电梯外并用手挡住电梯门，请客人先行进入电梯。进入电梯后，应在电梯按键前站立并选择相应楼层。到达后应站立在电梯内，并用手挡住电梯门，请客人先行。 接待部门 接待人 VIP接待程序 序号 项目 标准 时间 责任部门 责任人 一、迎宾 1 车辆引导 （按客户需求提供此服务） 公司安排车辆前往访客驻地接载，或者在关键路段等候引导客户车辆。需按规定时间抵达，车辆行驶平稳，遵守交通规则。司机语言须礼貌、规范。 按预定时间提前10分钟以上抵达。 内务部 罗毅 2 迎接 在大厦门前迎接访客，应协助客人开启车门，并做简单寒暄。 客人抵达前10分钟在大门前等待。 接待部门 接待人 3 引导客人 行走在客人右前方1米 接待部门 接待人 二、预先准备 1 大门 双侧向外开启。 客人来访前30分钟至客人乘座电梯离开。 内务部 杨薇 2 前厅灯池 全部开启。 客人来访前30分钟至客人乘座电梯离开。 内务部 杨薇 3 前台LED灯 开启。 客人来访前30分钟至客人乘座电梯离开。 内务部 杨薇 4 南北侧走廊灯 全部开启。 客人来访前30分钟至客人乘座电梯离开。 内务部 杨薇 5 会议室准备 座位摆放整齐，地面及桌面清洁。可提供茶水、矿泉水、茶点、水果。设备可提供投影仪。（如需茶点、水果须由接待部门至少提前24小时通知内务部）。 客人到达前2小时准备完毕。 内务部 杨薇 6 公共区域环境 停止施工、维修工作。保证无噪声及异味。 客人来访前30分钟至客人乘座电梯离开。 内务部 杨薇 7 茶水（矿泉水）准备 根据客人数量准备相应茶杯及袋茶，并准备泡茶所需开水。（或矿泉水） 客人到达前15分钟。 内务部 杨薇 8 茶点及水果（视接待部门需求而定） 根据客人数量准备。水果洗净后装盘，苹果、梨、西瓜等不便直接食用的水果应切块装盘，并放置牙签方便客人食用。果盘应放置在桌面中部靠近客人一侧。并应放置餐巾纸。 客人到达前1小时。 内务部 杨薇 9 设备准备 投影仪应接好视频线，接通电源，并协助使用部门校准幕布上的投影图案。 客人到达前1小时。 内务部 杨薇 10 办公环境 文件及办公用具摆放整齐，桌面整洁、无杂物。个人外套、包等应存放入本人抽屉柜或部门安排的柜子内。 客人来访当日由内务部通知各部门部长，