再谈ERP费用借贷.docVIP

作者：SAP杀猪佬 付鸿杰瞎整于2008/09/17 纪念9。18事变前夜 再谈ERP费用借贷 首先,举个实例, 本期收到屠夫同学上次出差退回的差旅费,计现金250元,在做现金收入的同时,冲减管理费用,参考分录1:　　借：现金 250 元　　　贷：差旅费 250元+ 成本中心XXXX(功能范围:管理费用) 注:在SAP中科目是扁平的,无明显的层级概念,功能范围表示费用属性。 根据会计原理上对“管理费用”科目的定义解释：借方反映费用的支出数,贷方反映费用的结转数, 在手工记帐方式下，费用类帐户一般是借方分析式多栏账，平时发生各项业务登记到借方，只有月底时才从总账贷方转出,出现贷方发生额,明细账仍然用红字从借方转出。根据这个原理和国内习惯,费用报表通常按借方发生额取数, 假设本期还有其他同学正常发生差旅费(记在借方),根据借方列支的报表上的差旅费金额就失真了。为了迎合报表和核算需求,国内ERP设计师想出了以下几种典型解决方法： (1). 国内典型解决方法： 方法一：借方红字法 在借方用红字冲减费用支出数，用蓝字借记现金的增加数,参考分录2: 借：差旅费 250元+ 成本中心XXXX（红字借记）　　 借：现金 250元 (蓝字借记) 如此, 收到现金做借方增加,也符合会计原理对“现金”的解释,但是它违背了基本的借贷记帐规则:有借必有贷,借贷必平衡，手工记帐时，人们习惯采用这种方式处理此业务,目前电算会计软件规范禁止此种记帐方法。 方法二：借贷红字法 借贷方都使用红字,参考分录3: 借：差旅费 250元+ 成本中心XXXX（红字借记）　　 贷：现金 250元 （红字借记）有人说这种方法的缺点是,其一,将现金红字登记到贷方,表示现金的减少,更让人难以理解; 其二, 按国内习惯将记账凭证分为收、付、转三类,这笔业务本身为收款业务,反映的却是付款业务,另人费解。第二种解释另我费解,因为在ERP系统中延续手工记帐的思路,将凭证如此分类,意义不大! 方法三：中间科目法 处理方法见下面参考分录4: 借：现金?250元 　贷：中间科目250元　 借：差旅费?+ 成本中心XXXX? 250元?????? 　贷：中间科目250元　??(红字） 这种处理思路纯粹是为了迎合报表编制和会计处理规范要求,非常无聊! 方法四：栏目功能法 国内会计软件可以将会计科目设置一些属性,比如”往来核算”、”部门”、”项目”等,都可设置为科目属性, 这点实际类似SAP科目对应的字段状态组,科目字段状态组中将某字段设置为必输,则记帐时一定需要输入该字段内容。 为了解决上述问题，有人想到一个目栏目功能解决上述问题, 大概的设计思路如下： 设置栏目的科目只能是明细科目,栏目的特点是：栏目不记录余额,只记发生额,可以从明细科目的借方或贷方,结转时可以直接从上级科目结转,只有月底结转才能从总帐相反方向走。将损益类科目的明细科目设为栏目性质，以上出现的分录编制问题就可以迎刃而解，会计报表取数不再必拘泥于借方还是贷方。多年前做用友时,发生过类似报表问题：“损益表科目如果同时有借贷方发生数,结转后借贷方平衡,差额为零,取不到数”,”本期费用只有贷方发生数, 结转该费用时用负数结转在贷方,贷方为零,无论走借贷方都取不到数”,建议是让用户在期间结转之前取数,这样,用户非常辛苦,结算前前后后都要时刻去关注报表。 (2). SAP的解决方法 关键词:反记帐|表结法|凭证借贷/科目借贷 在了解SAP解决方法前,认识一下反记帐,反记帐是SAP实现类红冲采用的方法,同样以退回的差旅费250元为例,在SAP中处理见下面参考分录5: 借：现金?250元 贷：差旅费?+ 成本中心8233111002 250元(类红字,反记帐) 分录5差旅费在记帐时依旧是贷方,但是,查看科目发生额,体现在科目的借方负数,如图1（Tcode: FAGLB03, SAP ECC6版本），即凭证分录(类明细帐)在贷方，而反记帐后科目余额(类三栏总帐)却在借方负数, 手工记帐时,总帐在每期末根据科目汇总表或明细帐的余额来填写,ERP财务模块现在是实时同步更新! 为什么说类明细帐和类总帐呢?因为SAP科目只有一级,是不分层次扁平结构，也就没有严格意义的总帐和明细帐之分。 前面说过, 手工记帐方式下的费用类帐户一般设置借方分析式多栏账, 图1中可看到 SAP系统所有科目都设置了(本期)借方、(本期)贷方、余额(=本期借方-本期贷方法)和累计 余额,SAP采用表结法,平时月结不通过”本年利润”科目结转损益,年结时才将损益结算到 留存收益科目(该科目由Tcode:OB53定义),此时也不产生结转分录,这点和国内习惯的帐结 法不同,一般认为,软件系统替代了人工的复杂月结过程,采用帐结法在月结后一旦