出车费用报销临时管理办法(在行版).docVIP

PAGE1 / NUMPAGES5 出车费用报销临时管理办法 总则 为规范东莞中集创新产业园发展有限公司（以下简称“东莞公司”）的车辆使用报销、交通费和差旅费的报销业务，特制定本制度。 远程出差费用的报销执行深圳市中集房地产发展有限公司现行的《中集地产费用标准及管理制度（2012年7月修订）》。 出车费用报销的原则与目的 部门管理原则与限额管理原则 基于出行办事的方便需求，东莞公司实行出车费用的部门管理原则，按部门给予报销额度，在报销额度内实行限额管理。 公司各部门发生的日常出车费用，原则上由部门长（指的是部门工作的直接责任人，不论正副级别）统一安排和调度，实行部门内的限额管理。部门长之外的其他工作人员因公发生的车辆使用费，亦属于部门内的出车费用，统一执行部门内的限额管理。 鼓励出行、实报实销与成本控制原则 因公司的公务需求，鼓励大家采用各种交通方式出行办事并实行实报实销原则。但同时应做好成本控制，各部门长和人事行政部、财务管理部有权按本制度的规定对出车费用的报销进行监督检查，发现问题应及时向公司负责人报告。 出车费用报销的管理限额 公司总经理油费限额3000元/月，路桥费及停车费限额500元/月；副总经理油费限额2000元/月，路桥费及停车费限额500元/月；部门负责人油费限额1500元/月，路桥费及停车费限额300元/月； 部门长之外的员工发生的车辆使用费，须统一在人事行政部进行出车记录登记（“出车记录登记表”详见附件一），经部门长和人事行政部签字确认后据实进行报销。该费用总计不得超过部门限额的一半金额。 由于特殊原因，如果某部门某月份的出车费用确需超出限额的，由该部门长事前填写“限额外出车记录登记表”（格式同“出车记录登记表”，仅抬头不同），经人事行政部和总经理审批后执行报销程序。 加油卡的充值与报销管理 对于有限额的公务用车，公司为个人办理加油公务卡，每月按照上述限额充值一次，由财务管理部统一开具发票并统一执行报销程序，个人不得再行报销与出车相关的费用内容。 路桥费和停车费也由人事行政部统一汇总统一执行报销程序。 对于其他普通员工的公务用车，根据实际的出车登记，在不超过限额的情况下，按实际发生数实报实销。 出车费用报销的金额计算 如果搭乘的是公共交通工具（飞机、火车、大巴、的士等），则按所搭乘的公共交通工具的车票据实进行报销。 如果使用的是租用车辆，则按“行驶里程费+路桥费+停车费”的总计金额进行报销。 行驶里程费的计算，原则上按一公里一元计算； 路桥费和停车费按实际发生数计算。 出车费用报销的其他规定 发票的取得：必须是用车时取得的各种发票，含的士费、火车票等，或者是公司统一购买的加油票，但不可以是车辆保险费、维修费等等。 发票的抬头：必须是“东莞中集创新产业园发展有限公司”。 发票报销的时效性：注明有效时间或打印日期的发票须在规定的时间内报销，超过6个月的发票不得作为报销凭证。 费用报销的时效性：每月报销一次；当月的费用必须在下月底之前报销完毕，超过下月底之后的当月费用不再予以报销。 “费用报销单”及其审批流程 出车费用的报销必须填写“费用报销单”（费用报销单以公司财务管理部提供的格式为准），同时附加经办业务时取得的各种原始单据（的士票、飞机票等）。 “费用报销单”的填制与审批流程如下：经办人填写“费用报销单”并粘贴原始单据→证明人签字（如有）→经办部门领导审核并签字→人事行政部主管领导签字→财务管理部出纳初审（票据真实性与准确性审核）→财务管理部经理复核（票据合规性与真实性）→总经理（或被授权人）审核。 附则 上述规定的最终解释及修改权归东莞公司财务管理部。 上述规定自2014年1月1日起实施。 东莞公司?财务管理部 二○一四年一月一日 附件一：出车记录登记表/限额外出车记录登记表