供应商审核注意事项及审核技巧培训讲义.ppt

供应商审核注意事项及审核技巧 质量管理部：刘雨2014-1-15 在培训前，需要了解一下什么是审核： 1、定义：为获得审核证据对其进行客观的评价，以确保满足审核准则所进行的系统的、独立的并形成文件的过程； 2、分类： ① 内部审核（内审）：也叫“第一方审核”，由组织内部自行组织或以组织名义进行的，评审组织自身管理体系的有效性、充分性、适宜性； ② 外部审核： a） 顾客审核：也叫“第二方审核” b） 外审：也叫“第三方审核” ③ 结合审核：TS体系和HSE体系被一起审核时； ④ 联合审核：当≥2个审核方共同审核同一受审核方时。 目录 一、审核前准备 二、首次会议 三、现场检查 四、提问技巧 五、审核过程的控制 六、末次会议 一、审核前准备 1、 审核前准备 ① 目的：明确审核目的 年度审核、新供方开发、验证反馈问题、供方质量问题的跟踪、供方能 力提升等； ② 范围：依据不同的审核目的确定审核范围及审核表 年度审核：体系或过程审核 验证反馈问题：过程或这某一流程 供方质量问题跟踪：过程或某一流程 新供方开发：体系审核 能力提升：体系或过程 ③ 编制审核计划，在审核前一周发送被审供应商进行确认 审核计划中包括：审核时间、目的、范围、参加人员、其他要求 二、首次会议 1 首次会议  ① 向供应商代表介绍审核组成员 ② 确认审核的范围、目的、计划安排 ③ 在审核组和供应商代表之间建立正式的联络渠道（陪同人员） ④ 促进供应商代表积极参与 由审核组长主持以上任务的完成，为审核顺利进行作基础 三、现场审核  3.1 现场审核：是根据制定的审核表按审核计划的日程安排，通过现场观察、查阅文件和有关记录、与供应商人员的交谈和提问，必要时经实际测定等调查方法，抽取一定的样本，查证发现问题和获取客观证据，以确定相关条款的符合性、判定最终审核结论。 审核的基本方法是抽样检查，但如何抽取样本，查证记录、发现问题和获取客观证据，则必须掌握审核的技巧和方法。 审核的方式大致可以分为以下4种： 3.1.1 按部门审核 是以部门为中心进行审核，根据审核的要求以受审核部门有 关的内容条款为主线进行审核。 这种方式的优点是审核效率高，但要求审核员对审核的条款 很清楚，同时充分了解受审部门的职责。 按部门审核策略 ① 部门的职责、过程、绩效指标及完成情况； ② 未达到绩效指标本部门所采取的活动； ③ 未完成指标的改善活动； ④ 活动所涉及到的输入和输出 3.1.2 按过程审核 是以过程为中心进行审核，一个过程往往涉及多个部门，审 核时要覆盖涉及的部门，但应以主要的业务职能部门为主。 这种方式的优点是目标集中，易体现与审核的符合性，但要 求审核员注意掌控，主抓主要职能部门。 选择面谈的对象 选择合适的人--节省时间； 明确面谈的目的--找面谈对象； 找相对较为新的员工面谈--培训程度； 找老员工面谈--适应程度； 避免受陪审人员的引导来确定面谈对象。 3.1.3 顺向追踪 按照质量管理体系运作的先后顺序进行审核。 优点是可系统了解体系运行的整个过程，可观察查证接口协调 情况，要求审核员对体系的运行有整体的了解。 例： 从订单评审开始到产品的交付； 从文件管理部门查到具体文件的有效性； 从不合格产生，查到纠正措施。 从文件内容查到实施情况 （可以事先准备好公司与供应商合作的具体订单信息）。 3.1.4 逆向追溯 按照质量体系运行的反方向进行审核，如从实施情况查到文件 从交付查到订单，从形成的结果到影响质量的因素。 优点是从结果查起针对性强，易发现问题。 例： 从几件计量检测设备查到计量检测设备的管理； 从几种原材料的标识查到进货检验及采购控制； 从设计输出查到设计输入。 3.2 现场审核要注意调查取证的方法，以便收集较多信息，获取可信的客观证据。归纳为“问、听、看、记”： A 问：要善于提问，以审核表为主线，抓住主题，适当延伸 B 听：要注意倾听，观察对方的态度、表情及反应，并适当引导 C 看：要仔细观察，注意现场环境、设备、产品和标记，查看有关文 件和记录，通过测量、讨论等手段获取客观真实信息 D 记：要作好记录，“口问手写”，对调查获取的信息、证据作好记 录，包括问题发生的时间、地点、人物、事实描述、凭证材料、涉及文 件记录等，以做判断的依据。 四、提问技巧 4.1 提问的目的：解释你的需求，引导受审核方 --讲明提问的原因 --不要命令对方 例如：可以说“我可以看几份最近完成的设计评审记录吗？ 不可以说：把设计评审的记录给我看。 --不采取投机取巧的方法获得信息 --引导受审核方给你想要的信息 例如：可以说：您是怎样处理不合格材料？ 重复这句话如：对那些不能满足要求的物料您是怎样处理的？