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新形势下机要文书工作探讨 华能澜沧江水电股份有限公司景洪水电厂666100 摘要：机要文书工作主要涉及到机关、团体、企事业单位的内部公文管 理，涉密文件管理以及科研成果、应用研究等重要文件的管理。在社会科学不断 发展的今天，信息、计算机和网络技术的不断提高和发展，机要文书的管理工作 面临的问题也在不断发牛变化，研究如何在新形势下应对机要文书的管理具有重 要意义。 关键词：新形势；机要；文书；工作 当今社会，信息技术日新月异，彻底改变了许多领域的传统生产方式和 工作模式,文书工作也由此迎来了存储数字化、管理自动化，利用网络化的时代。 和普通文书相比，机要文书的重要程度较高，新形势下的机要文书管理与利用工 作面临着前所未有的挑战。机要文书工作需要立足于管理人员专业素质的提升, 以及建立科学合理的文书管理制度。 1机要文书管理的主要特点 机要文书相对普通文书的机密性和价值更高，对信息的安全、未来的发 展甚至国家的利益有着重要的关联。在新形势下的机要文书管理应该主要分为三 个方面： 首先，在机要文书文件的利用方式上。应在管理机构中设立专职的文书 人员和管理制度，在相关人员借阅有关文件时，借阅人员应先进行填表申请、经 审查批准同意并做好登记后，方能借阅，并要做好文件的备份，以免出现遗漏丢 失等现象。 其次，在机要文件的保管方式上。应该设立符合国家规定的机要文件库 （档案室），机要文书库房除了要有基木的安全设施外，还应加强防备安装报警 器、防盗门和防盗窗等安全设备。加强防范，以确保机要文书工作的安全。 最后，机要文件的载体形式上。当前我国机要文件多以纸质为主，而电 子文档备份的形式相对较少，机要文件的管理应顺应时代的发展需求，实行“双 轨制”存档，但电子文书应设定相应的打开与阅读程序，或者在内部计算机上才 能读取，确保机要文件的安全性与完整性、规范性。 2新形势下机要文书工作中的问题 2.1管理制度缺失 尽管机要文书管理制度早已形成，但传统管理制度已经很难满足当前日 益增长的现代化需求，进而导致管理显现出多种问题。传统文书管理体制受到党 政机关管理的影响，通常以文书的收集与整理为重点，不重视文书的实际运用, 使得文书自身的真正价值未能得到充分展示。同时，工作人员在使用文书资料时 未能及时归还，造成文件出现丢失的现象，使文件的使用率严重下降，给各机关、 企事业单位带来不便，甚至造成珍贵文件资料的灭失。 2.2管理效率较低 在信息化发展的推动下，计算机的检索方式得到广泛使用。但是，目前 绝大多数机要文书工作的信息化水平不高，导致管理效率低下。此外，企事业单 位都缺乏对机要文书管理工作的重视，认为文书管理工作是次要的、简单的，只 是通过整理、归档检查文件而已。 2.3管理人员素质不高 文书管理工作是一项具有针对性强、专业性强、复杂项目较多等特点的 工作，对管理人员有着较为严格的工作要求。但当前现实工作中，由于很多单位 缺乏对文书管理的重视，出现了企事业单位文书管理人员的文化程度偏低、专业 素养不高的现象，严垂制约了新时期企事业单位的稳步健康发展。在当今社会发 展中，管理人员的专业素养及文化程度是至关重要的，如果人员建设未能得到足 够重视，那么建设现代化创新型文书管理工作将难以实现。 3新形势下机要文书工作 3.1健全机要文书管理制度 单位内部要建立符合自己单位的严格且完善的文书管理制度，制度本身 要有针对性，并且要不断地改进和完善已有的制度。不管是完善还是建立文书管 理制度，均需要严格的按照要求、规范进行，要明确管理人员的责任，确保文书 管理制度的保障可靠，实用。一是，在公文管理方面，认真贯彻落实机关公文处 理，抓好文件程序处理工作，及时处理流转公文、传阅、送达文件。按照规范化 管理，完成文书立卷工作，提高办文质量。二是，在在印信管理方面实行严格的 审批制度，确认相关领导或主管领导签字后方可打开信函、加盖公章，从而严肃 印信管理，完善印信制度。三是，要严格按照国家已有的涉及文件管理和电子文 件管理的相关办法、规定、标准等，完善本单位电子文件管理和利用的相关制度， 切实在制度上保障文书管理信息化的有序推进。落实必要的电子文档移交归档程 序，确保所有的各类电子文档得到有序移送归档。在实际工作中，文书管理部门 应该对电子文件的大小和保存格式等做岀具体的要求，在接收的时候应确保电子 文件验收合格后再办理移交手续。 3.2加强领导重视 单位领导重视管理是做好文书工作的前提，文书管理人员应积极主动汇 报和宣传文书工作，采取多种活动形式，宣传相关法律法规，提高单位领导对文 书管理工作的认识，争取单位领导的支持，使文书管理工作纳入单位工作重点, 实现文书管理的现代化，使得文书管理工作标准化、规范化。此外，在实际工作 中，随着信息技术的发展普及，对文书管理工作