构建企业文档信息资源“巴比塔”——档案管理工作经验.docVIP

PAGE PAGE 3 构建企业文档信息资源“巴比塔” --文档信息化管理变革 引言：信息社会的神话重现 文档信息作为企业生产、经营、管理过程与成果的真实记录，是企业不可替代的核心信息资源。信息技术的普及应用，突出了信息流对业务流的支撑作用，从而彰显了文档信息的价值。正因为如此，国内外具有一定规模、文档数量较多的企业越来越重视文档管理工作，并积极引入信息化手段加强这项基础工作。管理的变革必然要以观念与理念的更新为先导，文档信息是企业生命体赖以生存的“血液”，文档信息的管理必须打破并超越陈旧观念的束缚，文档信息及其管理最终应上升到企业文化的层面加以审视和理解。巴比塔是《圣经》中的一座通天塔，其寓意是天下的人类可以互相理解、沟通，在人类力量的凝聚下任何奇迹都可以创造。在这里，我们提出这样一个比喻，就是期望能够借助计算机网络，在企业内部建设一个符合数字企业需求的数字档案馆系统。这个系统不但能够帮助企业收集各种有价值的文档信息，同时还能够进行合理筛选、核对、整合，提高文档信息的有用性；在企业文档领域营造出一个充分交流、充分参与、充分感知的文档信息共享平台，满足企业及其员工对文档信息的利用需求。随着文档信息化建设的逐步推进，在不久的将来，数字档案馆系统将以“文档信息巴比塔”的文化意象，成为我公司文档信息的聚合之所，成为文档信息的资源中心、知识中心和价值中心。 以创新求发展——建设现代企业数字档案馆系统 近些年来，我公司积极推进企业信息化建设，已经建成了OA、MIS、Boss、网管、经营分析等众多信息系统，业务活动对文档信息的依赖随之增强。据不完全统计，仅2008年一年，我公司OA系统中生成电子文档1.9万件，合同1.5万份，MIS系统生成电子凭证27万张。文档信息数量的激增、形成与应用范围的普及、种类的多样以及管理难度的增加，使得传统文档信息管理模式无法满足企业对文档信息管理、交流和使用的迫切要求。在其他各个业务流程均已实现标准而高效的数字化管理的情况下，文档信息管理仍局限于后端的传统管理模式，难于与其他业务系统进行有效整合，严重阻碍了企业信息资源作用的发挥。同时，重要文档信息难于及时纳入档案管理系统集中控制、文档利用途径单一、利用效率低下等不符合信息化需求的情况加剧了文档信息管理的边缘化趋势。为了扭转这一局面，充分挖掘文档作为企业核心信息资源和资产的价值，我公司以调研成果为基础对文档管理工作进行了进行全面、系统、科学地组织与规划，自2007年下半年启动了文档信息行动计划（Documentation Information Action Plan），这个是一个关于企业文档信息化管理变革的发展规划，其目的是：真正地使文档管理融入数字企业的发展，真正地对企业业务活动起到支撑作用，让科学的理念和管理模式作用于信息时代文档管理工作，作用于系统和流程，作用于管理途径的设计，作用于文档信息资源本身，从而形成移动通信企业文档管理的最佳实践。 图1 我公司文档信息行动计划整体框架 管理变革的实现不是一撮而就的，需要遵循自身以及企业发展的规律。文档信息化建设必须纳入企业信息化建设的总盘子，与企业主体业务管理的信息化同步发展。建设规模和水平要根据企业发展的能力和实际需要，既不能过于保守，也不可盲目追高。因此，我公司经过精心筹划与周密论证，采取了长远规划、分步实施的战略。 图2 我公司文档信息行动计划实施路线 经过两期建设，数字档案馆系统已经在我公司本部及所属14个分公司全面投入使用。在庞大的数据支撑及高效的流程管控下，数字档案馆完成了与其他业务系统的无缝衔接，保证了电子文件及元数据的完整，实现了文档收集、整理、发布和利用等各项业务工作的规范化和自动化分布式归档、分布式网站建设、档案知识管理等众多功能，有力支撑起各项业务活动的顺利开展，推动了企业信息资产的保护与传承。 向管理要效益——精研文档信息延伸管理 任何信息化系统的应用实效，都取决于其背后的管理理念、管理模式和融会于其中的管理制度和流程。我公司在数字档案馆系统建设之初，就创新性地提出了“基于OSS模式的文档信息延伸管理”这一管理理念，将文档信息管理由传统的后端、被动式、分段管理模式向全程、主动、流程管理模式转变。所谓OSS模式的文档信息延伸管理即基于OPEN的管理延伸、基于Source的资源延伸、基于System的系统延伸（见图2 ）。通过综合多种科学管理理念，将风险管理从理念引导转变为方法应用，将效率管理从局部推向全面，将价值管理从流向控制升华为知识挖掘，将集成管理从文档集成延拓为业务控制，从而丰富了文档管理的内涵，将文档信息管理融入数字企业发展的整体框架之中。 图3 基于OSS模式的文档信息延伸管理 经过严密的理论分析与大量的实践验证，我公司已初步形成了全方位的档信息管理框架。即从管