合同发放与保管制度.docVIP

PAGE 1 合同发放与保管制度 总 则 一、为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。 二、公司合同档案由签订和履行合同过程中形成的协议及与此相关的具有保存价值的材料形成。 合同分类 一、xx合同： 解释说明 二、xx合同： 解释说明 合同管理的责任分配 一、合同管理的归口部门为xx部。xx部合同管理专员负责所有文件编号归档；合同相关档案资料的收集、整理；所负责文件合同档案的借阅、保存和销毁。 二、各部门负责本部门合同或协议的编号分配、档案资料的收集整理。 合同归档要求 一、文件合同编号规则 合同号是合同档案唯一的保管单位。 年度号：年度号由四位阿拉伯数字组成，指文件材料形成的年度。 分类号：分类号是档案号的主体, 分别依照合同类别拼音首字母给予识别代码。 顺序号：顺序号4位，用阿拉伯数字表示：0001、0002 …… ，表示公司当年某一类合同的序号。 部门代码: 部门代码仅限销售合同，为各部门的汉语拼音简称； 二、合同签订人在合同上签字后，由签订人或经办人办理合同手续；经领导审批后，到合同管理员处编号并登记并盖章。合同在双方均盖章生效后须将原件一份送到合同管理员处存档。 合同签订人或经办人负责将合同相关档案资料及时提交给合同管理员，并按月将合同的所有档案资料提交完整。 所有以公司名义签订的有效合同原件一律要求在公司归档，各部门及平台只留复印件备查。合同管理员每月初将统计出各部门签订的合同中尚未收回合同的清单，以电子邮件或传真的形式发给各部门，各部门须将合同按要求归档。 档案管理员每月汇总上月度的完整合同档案资料，制作《合同档案 汇总表》提交相关部门。 合同档案保管期限及销毁 一、正式形成的合同档案以合同签订之日起开始计算档案保管期限。 档案销毁 1．任何组织或个人未经允许无权随意销毁公司档案材料。 2．各合同管理人员应定期对合同进行检查。 3. 合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。 合同借阅发放 一、公司合同原件，一般不予借出。 二、特殊原因需要借阅公司合同的，若借阅本部门签订的合同，应填写借阅申请单，经部门经理审核后，到合同管理员处办理借阅手续。若借阅非本部门签订的合同，则除本部门经理签字外，还要报公司主管业务负责人批准方可发放借阅。 三、合同发放借用期限为一周。借阅人应到期归还。确因工作需要继续借用的，必须再次办理借阅手续（续借）。对逾期1周仍不归还者，由合同管理员催还。 四、借阅人应注意档案安全和保密，严禁涂改，转借、损坏、遗失。 北京博兴宝信息技术有限公司 文件编码 XZ-ZD-008 版 本 A 修改状态 0 名 称 合同档案管理制度 页 数 4/4 第七章 责罚制度 一、公司各部门凡违反本制度，无故延期或不交应归合同材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其部门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款xx元，并予以批评。 二、公司所有员工凡违反第六章第四条，泄露公司档案机密的，涂改、拆散或未经相关部门批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款xx-xx元，并予以批评； 三、公司所有员工违反第六章第三条，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查，并对借阅人进行绩效处罚xx元； 四、一般合同资料若出现丢失、损坏、缺页等情况，应立即报告档案归档部门并办好补办手续，同时对借阅人进行绩效处罚xx元；如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，扣除借阅人及部门负责人一个月绩效工资，并视情况严重程度追究其相关责任。 六、对借阅公司档案用于非工作需要造成重大损失或影响的，公司将追究其法律责任。 附 则 本制度由xx部门负责解释及修改，由总经理办公会批准后执行。该规定可以依据实际情况进行随时或定期修订, 修订的版本获得总经理办公会批准后生效,且自动替代以前的版本。公司全体员工应遵循最新版本的规定。 本制度自下发之日起执行。 附件 附件1 《合同借阅单》 附件2 《合同登记本》 附件1： 合同借阅单 序号 合同名称 合同编号 计：共 件 借阅日期： 年 月 日 借阅人： 归还日期： 年 月 日 签收人： 审核人 批准人 附件2： 合同登记本 管理部门： 管理人： 序号 登记日期 合同编号 合同 对象 内容说明 合同金额 合同 签订期 签订人 批准人 是否归档 1 2 3