会议策划与管理.docVIP

第六章 会议策划与管理 一、会议的作用 1、发布信息 2、决策功能 3、协调功能 4、检查监督功能 5、激励功能 二、会议的策划要素 1、举办者 2、与会者 3、议题 4、名称 5、方式 6、时间 7、地点 8、结果 三、会议类型 1、按区域分： 国际性的会议； 全国性的会议；区域性的会议； 单位或部门的会议；街道、家庭会议等。 2、按规模分： 有几人到十几人的小型会议； 上百或几百人的中型会议； 上千或几千人的大型会议； 万人以上参加的特大型会议等。 3、按内容分： 政治类；经济类；军事类； 商务类；事务类；学术类会议等。 4、按时间分： 定期性会议；不定期性会议； 需要连续开两次以上的多次性会议等。 5、按形式分： 有聚有议的会议，如讨论会、座谈会等； 有聚不议的，如报告会、动员会、表彰会、纪念会。 6、按会议阶段分：预备会议；正式会议。 7、按会议手段分： 传统方式的常规会议； 电视、电话、广播、网络会议等。 8、按会议性质分： （1）法定性或制度性会议 党代会、人代会、职代会、妇代会、股东大会。 （2）决策性会议 常委会、党组会、理事会、董事会等。 （3）工作性会议 动员大会、工作布置会、经验交流会、现场办公会、总结会、联席会，座谈会、协调会、务虚会。 （4）专业性会议 研讨会、论坛、论证会、听证会、答辩会、专题会、鉴定会等。 （5）显示性会议 表彰会、纪念会、庆祝会、请功会等。 （6）商务性会议 招商会、订货会、贸易洽谈会、观摩会、产品推介会、促销会等。 （7）联谊性会议 接见、会见、茶话会、团拜会、恳谈会等。 （8）信息性会议 新闻发布会、记者招待会、报告会、咨询会。 四、会务服务的内容 ●主要包含会议服务与会议接待两个方面 ●会前准备：会议通知、会场布置、会议编组、证件制发、交通接送、安全保障； ●会间工作：人员签到、迎候入座、文件印发、会议记录、参观引导、会场调度、现场指挥、生活服务； ●会后收尾：票务安排、文件清退、财务结算、会场清理等。 五、会议的组织 （一）大中型会议组织 【一】会议准备阶段 会议准备阶段是指从决定召开会议并着手筹备开始，到与会人员报到结束并安排就绪期间的工作。会议准备工作是否充分，对会议效率和效果有很大影响。要开好会议，必须把准备工作做好。通常情况下，会前准备工作有： 1、落实组织领导 接受会议筹备任务后，要根据会议规模大小、会议内容涉及部门的多少等因素，确定筹备工作应由谁来承担。具体要求是： ●现有部门可以独自承担的，可确定由该部门独自承担。 ●一个部门独自承担有困难或会议内容涉及方面较多的，可明确几个部门共同筹备，并指定一个部门领头。 ●必要时可以成立会议筹备领导小组。 ●领导组织下还可以设几个工作小组，分别承担会务议程安排、文字起草、行政接待等项工作。 ●为了完成高规格的会议接待工作，通常由一位主要领导直接抓会议筹备工作，专门研究布置会议的各项具体工作，明确各接待人员的职责。 2、拟发会议通知 通知必须说明会议的目的，参加范围，主要议程，报到及开会的时间、地点，与会人员需要带的材料或用品，拟发通知的部门名称，通知印发日期，联系人与联络方式，联系电话号码等。通知拟订之后，要按规定的程序送审、签发、复印、发出。 3、拟订开会方案 方案中要写明批准召开会议的机关，会议内容，会议目的，会议程序（包括会议议程、日程等安排），出席，列席和服务人员的部门和数量，组织领导，经费预算等。方案拟定后，经高级主管批准后执行。 4、准备文字资料 文件资料应用文件袋装好 会议的文字资料很多，并且不同的会议对文字资料的要求也不同，主要包括： ●会议主要文字资料。如开幕闭幕词、重要讲话、典型发言资料、大会决议等。 ●会议辅助文字资料。如会议须知、作息时间表、会议日程表、与会人员名单、住房及电话号码、编组名单、组长（或召集人）、讨论地点，等等。会议所需文字资料，凡会前可以印出的，都应在会前印好，一般应在与会人员报到时发到他们手中。 5、安排会议接待 会议接待周到与否，对能否开好会议至关重要。因此，在会前应充分准备、周密计划，会议期间要做到优质服务、不出纰漏。 6、安排会场 大会会场要布置得庄严、朴素、隆重，能体现会议的主题和气氛，开会前对会标、主席台座次（后面要讲）、代表座区、灯光、音响、通风和取暖设施、茶水供应、进出通道等，都要认真仔细地进行检查，做到项项落实，不出差错。 如果会议设分会场或小组讨论地点，也须在会前检查落实。 7、宣传报道准备