会议制度推行方案.docVIP

第 PAGE 6 页 共 NUMPAGES 8 页 企业文化-会议制度操作指引 文件编号: JQK-QH-001 文件页数： 版本号： 文件名称 拟制 适用范围 审核 收文部门 批准 保密级别 □ 绝密 □ 秘密 □ 普通 日期 是否会签 ○ 不需会签 ○ 需会签 副总经理 会签日期 —— 更改记录 —— 版本号 更改部门 更改人/日期 审核人/日期 批准人/日期 生效日期 更改内容 A  目的 为规范公司各项会议及各类培训流程，统一会议管理模式，减少会议数量、缩短会议时间，提高会议质量，特制定本制度。 适用范围： 各部门。 权责： 总经理： 对各部门提交的会议申请方案进行审批，并有权直接调整会议内容；负责会议参与人员的确定，会议形式、流程的修改、确定；负责公司年度会议费用预算方案的审批；对会议结果的考核。 行政总监： 负责审核协调参与会议人员的日常工作安排；对会议形式、流程初审；会议费用预算方案的初审；对会议结果进行评定。 部门主管： 负责提交会议的形式、内容、主题的申请，并提交给上级主管审批；协调参与会议人员的工作安排；参与会议结果的考核。 行政人事主管： 根据会议需求，协调参会人员日程安排，协调会务物料准备、交通安排、会议记录等事项。 参与团队展示人员： 积极参与会议活动；主动协助会务人员布置会议现场；不迟到、不早退，保持会议现场安静。 会议分类： 4.1公司级会议：主要包括总经理办公会议、公司周工作例会、公司年终总结表彰大会、全体职工大会等，应分别报请公司总经理批准后，由综合管理部负责组织召开并做好会议纪要。 4.2专题会议：即全公司性的政策、业务综合会。比如：营运部门的优惠政策专题会议；企划部门的活动推广协调会等，由相关部门提出计划报总经理批准后送综合管理部备案，由会议召集部门负责会议通知、组织和实施并对会议纪要进行整理和存档。 4.3部门工作会议：各部门召开的工作例会，由各部门负责人决定召开并负责组织。 4.4各类培训课程：由公司或相关部门组织的各类培训和学习课程。 会议安排： 例会安排： 为避免会议过多或重复，全公司正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容和汇报程序来组织召开。例行会议安排如下： 5.1.1总经理办公会议 此会议的举行时间为周一，由商业公司高层管理人员参加，主要研究商业公司的重大事件的解决以及重大决策的确定，以宏观掌控商业公司的发展目标及管理动向。由综合管理部部长列席此会议并负责会议纪要的整理和分发。 5.1.2公司周工作例会 此会议的举行时间为每周六10：00，遇法定假日时间顺延至下一星期的周六进行，如有其它变动综合管理部将提前通知各部门。由各部门部长参加，总结各部门一周工作，汇报下周工作重点及出现的疑难问题需由其它部门配合或公司领导协调解决事宜；由总经理传达集团公司的会议精神；布署下周商业公司的整体工作。周五之前，综合管理部将对各部门本周工作总结与下周工作计划进行汇总，报总经理审阅。 5.1.3公司各部门工作会议 总结部门工作，并对下一阶段工作进行布署。各部门可以根据实际情况自行安排开会时间。 5.1.4公司总结表彰大会 总结全年、季度工作情况，布署下一年度、季度工作任务，表彰奖励先进集体及个人。此项会议由销售部门具体组织实施。 5.1.5各专题会议 相关部门根据实际工作需要不定期地召开。会议的内容主要是针对运营管理、招商工作、企划工作、物业管理工作、预算管理及合约事宜等专项工作进行讨论、布署和总结。 其它会议安排 凡涉及到多个部门部长参加的会议或由于阶段工作需要临时召开的会议，会议召集部门应在召开前1-2天将总经理批准后的会议通知单（详见附件）报综合管理部，由综合管理部进行统一安排，方可召开。 5.3综合管理部每月统一编制例会会议计划，与月排班表同时公布。 5.4凡公司已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需临时安排其它会议，组织部门应提前2天报总经理审批并报请综合管理部调整会议计划，未经综合管理部调整的，任何人（部门）不得随意调整正常会议计划。 5.5各部门工作例会必须服从公司的统一安排，各部门小会不得安排在公司例会同期召开，应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。 5.6会议一经确定，与会人员应预先做好各项工作安排，原则上不可请假缺席或迟到，遇特殊情况须提前向总经理请假，获得批准后方可指派专人代为参加，会后应主动询问会议内容及交办事项，确保会议布署的各项工作按时保质完成并对工作结果负责。 会议的准备： 6.1公司有专项主题的会议或需有投影设备演示说明的会议，应由综合管理部提前做好投影设备连接调试工作； 6.2会议之前，综合管理部应有专人负责会议会标的制作和设置，并根据会议级别或性质准备好会议饮用水或其他招待用品； 6.3上级重要领导检查指导