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内部审计进点会上不应该说的五句话 内部审计进点会上不应该说的五句话 ◆肖竞译 如果你从事内部审计已经有几 年的时间,可能会见到过这种情况: 当进点会开始的时候,一切都非常 顺利.你为会议做了充分的准备,与 审计客户也建立了诚恳的关系.然 而突然你发现客户开始皱眉,原本 顺畅的沟通变成得不到回应的独角 戏,就像一扇门在你面前关上了.被 审计的经理们警惕地抱着双臂,似 乎对你所说的每一件事情都有不同 意见.有时你可能还没有意识到到 底发生了什么一一你只知道已经失 去了开放沟通和分享的渠道. 到底是什么导致了这一切?你 也许永远不会知道.但是即便你不 明白为什么上次的进点会会急转直 下,还是有方法能够帮助确保这种 情况不再发生.尽管每个项目的情 况都不一样,但在进点会上有些话 说出来往往会产生不好的效果. “我们是来帮助你们的.” 在进点会上营造和维持诚恳的 氛围是很有帮助的,但是真挚是关 键.类似于这句话的老生常谈常常 被当做是”内部审计最古老的谎 话”.排名第二的谎话就是客户的反 应:”我们很高兴你们能来.”也许客 户真的很高兴见到你一一或者其实 对你的热情也只是跟你欢迎检查个 人所得税的政府审计人员的心态差 不多.如果是在这种情况下,这样一 种愉快的开场白可能会适得其反. ‘‘我们来审计你是因为你负责的领 域在风险评估中被标记为’高风险’.” 在管理层看来,这句话释放出 的信号说明,内部审计在进点会上 已经认定审计会发现问题,这往往 会让他们很紧张.在他们的期望中, 你是来评估控制和风险管理的有效 性的——如果你能够从管理层的角 度来看待业务,你也许能够想出比 这句话更有说服力的解释. “我们的目标是评估你负责的领 域的整体有效性.” 尽量简明,清晰地解释审计的 潜在目标很重要.内容过于宽泛的 词,例如”效率”或者”总体有效性”, 除非存在广泛接受的标准,否则将 非常难以评估.有时,评估”总体有 效性”的说法可能还会让过于焦虑 的客户神经过敏,可能会认为你的 潜台词是要挖出他们难以承受的重 大问题. “我们会在审计结束的时候向你 通报结果. 沟通必须是持续的.把所有的 结果都留到审计结束的时候进行通 报会让管理层异常沮丧,并且让他 们坚信,内部审计总是抱着一种”逮 住你了”的恶趣味.让你的客户知道 你会在现场审计结束以后与他们交 换意见也是可以的,但是必须确保 在最后的会议中不会有什么让他们 大吃一惊的内容.进点会应当帮助 消除不必要的恐惧,而不是制造审 计会以何种方式结束的焦虑气氛. “我们今天没有什么可告诉你的, 我们只是想知道你会提出什么问题.” 如果你开会的时候什么都不说, 你就错过了一次很好的机会——你 在浪费管理层的时间.进点会的主 要目的在于分享信息,例如审计工 作要如何开展,初步目标是什么,预 计成果有哪些,介绍团队的成员,并 且希望管理层如何予以配合.如果 你真的没有什么可以告诉你的客户, 那还不如留在自己的办公室里. 一 次内部审计的进点会应当不 仅仅是在一个新的审计项目开始的 时候打个招呼.我们可以利用这个 机会树立良好的第一印象,建立健 康的工作关系和鼓励客户与我们为 了一个积极的成果开展协作.进点 会可以为一次审计业务设定基调. 但遗憾的是,一次进点会也能成为 损害工作关系的开始.往往正是业 务开始之初一些不恰当的措辞或想 法导致了不信任和其他障碍. 我们只有一次机会建立一个良 好的第一印象,让我们好好利用它. (译者单位:中国内部审计协 会,邮政编码:100086,电子邮箱: xiaojing—azure@hotmail.corn)