MHZY-21GL-15会议管理程序.docxVIP

会议管理程序 编号：MHJF-21GL-15 版本：新版 发行部门：管理部 编制： 日期： 审核： 日期： 批准： 日期： 配布部门： 管理部 生产部 销售部 采购部 品管部 财务部 改定履历： 版本 改定内容 编制 日期 新版 天津市茂海津福纸制品有限公司 页码 1 / 5 文件编号 MHJF-21GL-15 会议管理程序 版本号 新版 制定日期 2016.04.09 1目的： 1.1为规范公司会议流程，统一会议管理模式，提高会议质量，特制定本程序 2范围： 2.1本程序适用于公司各类会议的召开管理 3职责： 3.1管理部 3.1.1管理部发送分公司的会议和总经理安排会议。 3.1.2管理部文员记录公司级会议。 3.2各部门 3.2.1各部门工作例会必须服从公司的统一安排。 3.2.2发出本部门会议通知 3.2.3记录本部门会议内容并向相关人员发放会议记录 4定义： 5内容： 5.1会议类别 5.1.1早会：早会由部门主管组织，时间在每天早上 7：40 分（纸板生产科线及纸箱生产科 夜班人员开会时 间在晚上 7：40 分） 5.1.2公司例会：原则上由总经理组织召开，各部门主管参加，总经理不在则由总经理助理组织召开，时间 在每周六下午 14：30 分开始。 5.1.3品质会议由品管部组织召开时间在每周四下午 14:00 开始 5.1.4各部门会议：由各部门主管组织开召，各自做好会议记录跟踪会议安排。 5.1.5季度会议 5.1.5.1每季度由总经理主持召开生产会议,销售会议,销售助理负责统计会议资料. 5.2会议计划安排 5.2.1各部门工作例会必须服从公司的统一安排，各部门小会不得安排在公司例会同期召开，应坚持小会服 天津市茂海津福纸制品有限公司 编 号 : M H J F - 2 1 G L - 0 6 F 0 2 页码 2 / 5 文件编号 MHJF-21GL-15 会议管理程序 版本号 新版 制定日期 2016.04.09 从大会，局部服从整体的原则。 5.2.2凡公司已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需临时安排其它会议，组织部门应获取总经 理同意并提前通知相关部门调整会议计划，任何人（部门）不得随意调整正常会议计划。 5.3会议准备 5.3.1拟定会议内容 5.3.1.1决定会议目的。 5.3.1.2归纳会议事项与要点。 5.3.1.3准备会议重点或特别强调的事项。 5.3.1.4重要事项应与上级协商。 5.3.2决定会议的方式 5.3.2.1决定出席人员、会场、时间与期限。 5.3.2.2拟定会议的具体运作方法。 5.3.2.3讨论事项及讨论方法； 5.3.3 会议文字材料准备 5.3.3.1召开会议的部门自行整理会议所需要的资料。 5.3.3.2召开会议的部门准备分发给出席会议人员的书面资料（如有必要，可事先分发）。 5.3.4会场准备 5.3.4.1出席会议人数较多时，应准备扩音设备。 5.3.4.2会议用投影仪连接确认。 5.3.4.3会议座次席位排列清楚。 5.3.4.4需要时分发资料、纸笔等。 5.3.4.5注意照明、温度、空气及噪音等问题。 5.3.4.6 茶水准备。 5.4会议通知 5.4.1分公司的会议和总经理安排会议由总经理助理发出会议通知，各部门会议由组织部门发出通知，并组 织会议召开，《会议通知》（MHJF-21GL-15F01）明确以下内容： 5.4.1.1开会时间的年、月、日。 天津市茂海津福纸制品有限公司 编 号 : M H J F - 2 1 G L - 0 6 F 0 2 页码 3 / 5 文件编号 MHJF-21GL-15 会议管理程序 版本号 新版 制定日期 2016.04.09 5.4.1.2开始时间和结束时间。 5.4.1.3 地点和场所。 5.4.1.4主持人、出席人、记录人（督办人）。 5.4.1.5会议议题和与会者需要准备的事项；包括是否要准备材料，是否有发言顺序和发言时间限制。 5.5会议召开工作 5.5.1主导人应不迟于 10 分钟前到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。 5.5.2与会人员应预先做好各项工作安排，原则上不可请假缺席或迟到，遇特殊情况须提前请假，部门内部 会议需获得部门主管核准，如果是跨部门的会议，则需要获得会议主导人核准并后方可指派专人代 为参加，会后应主动询问会议内容及交办事项，确保会议布署的各项工作按时保质完成并对工作结 果负责。 5.6会议纪律： 5.6.1任何人员不得无故缺席会议，如确实有紧急情况，须提前向会议主导人请假，否则视为缺席记入工作 考核。 5.6.2召开会议期间，与会人员须将手机关机、静音或调成振动状态，不准接听电话，如有重要电话须接听， 保证不干扰会议质量，离席接听 2 分钟内速归会议。 5.6.3凡参加会议