食品公司物流业务标准流程.docxVIP

物流业务标准流程 XX 食品有限公司 文件编号 0605-03-01 版 本 A/0 页 次 5/1 文 件 名 称 营运科（组）订发货流程 文件类型 三级文件 1.目的 规范订单处理程序，保证订单能及时、准确的发出。 2.范围 适用与各营运部各营运科、组。 3.接收订单 3.1 接收客户传真订单 3.1.1 电话铃声响起 3 声内必须拿起话筒接听，报“您好，华龙日清××部门”，客户要求订货直接按“启动”键，接收客户传真订单。 3.1.2 讲话要用普通话，同时要语气和蔼、诚恳，吐字要清晰。 3.1.3 客户订货使用的订单格式必须是集团规定《华龙日清标准格式订单》。 3.1.4 接收客户订单后要对订单内容的填写情况及传真效果进行检查，如出现填写不清或传真模糊的应通知客户重新填写并传真。 3.2 接收客户原始订单 3.2.1 客户直接或委托司机将原始订单交相应最佳提货地营运科。受委托的司机必须要有客户的原始委托代转订单证明，否则营运科将按无效订单处理。 3.2.2 同 1.1.3 3.2.3 对订单内容的填写情况进行检查，如出现填写不清应通知客户重新填写并传报。 4.货款处理 4.1 货款上财务账 4.1.1 同经销商确认打款方式及金额进行取款 4.1.1.1 确认经销商已将货款通过卡汇方式打至订单所在地后，认真填写《经销商回款记录表》，并转交至货款卡管理处，由专人将经销商货款以 POS 形式取出，并打印《POS 单》，营运组人员签字领取。 4.1.1.2 确认经销商已将货款通过银行电汇方式打至订单所在地后，致电详细询问其打款时间及金额，由公司财务及时从银行取回汇款单入账后，出据汇款证明条，由营运组人员领取汇款证明条，准备上账。 4.2.1 货款入账 4.2.1.1 按照《POS 单》或《汇款证明条》所示区域、客户姓名、汇款金额认真填写《货款结算凭证》，填写完毕后连同《POS 单》或《汇款证明条》交于财务出纳进行入账。 1 4.2.1.2 入账完毕后将《货款结算凭证》第三联取回，妥善保存以备日后查阅。4.2 发货工厂的货款 转结。 4.2.1 转出：认经销商货款未打至订单所在地后，接到订单后通知货款所在营运组在第一时间内将其 货款取出并上账。上账后填写《转款明细单》，由营运科长及财务主管签字后发传真于订单所在地营运组。 4.2.2 转入：订单所在营运组人员接到传真后，将传真件复印后，一份留存，其余交至出纳财务对号 入账。 《转款明细单》原件应妥善保存，以备查阅。 5.订单编号 5.1 查看客户应收账款明细，落实客户账上余额，根据订单上的汇款信息查询客户汇款，保证客户货 款在第一时间内上账。货款能够满足订单的订货金额的为有效订单。 5.2 对有效订单进行编号，编号方式为：××（部门前二个字的第一个字母大写）－××（月）－× ×（日）－×× ××（当月第几张单）。 6.修订订单 6.1 取出客户文本台账，查看客户是否为分品项销售客户，订单中的品项是否超出规定销售品项，超 出规定销售品项的订单一律视为无效订单，予以作废处理。 6.2 查看客户文本台账中的《促销明细表》，结合促销产品及广促品的库存按配发标准将广促品直接 添加在订单上，并将修改后的订单内容通知客户。促销产品的配发标准：每个单品的配发量每次不低于 500 件，500 件以上可根据客户的发货规律频次分批配完。 6.3 查看客户文本台账中是否有不合格订单，不合格订单中的缺品项本次订单中客户是否已经主动补 发，如未补发则通知客户是否补发，如客户同意则为客户添加在订单上，并做好沟通记录。 6.4 将订单信息填写到《流水账》中，填写内容包括订单编号、订货件数等。 7. 确定发运地 7.1 营运科根据订单所订品项及订货量，再结合分厂产能，按照违流管控方案确定订单是否留当地发 运。 7.2 当地分厂能够满足的订单直接留当地发运，营运科按集团标准订单格式将订单制成《订货记录表》（东北分厂制作电子订单再打印《订货记录表》，总部及南方分厂录入系统再打印《订货记录表》）。 7.3 当地分厂不能满足的订单的需转至其它发货分厂进行违流发运。 7.3.1 与客户沟通，告之需要转单发运的原因，并制定《违流发运记录表》。 7.3.2 将汇总好的《违流发运记录表》转由本厂计划员核实转发原因并签字确认。 7.3.3 经由本厂总经理最终确认转发订单，并签字确认，对总经理不能签字的，由其委托代理人盖章确认。 7.3.4 将转发订单以电子版格式通过腾讯通或邮件形式及《违流发运记录表》以传真形式发 2 至总部调度科，并确认是否收到。 7.3.5 调度科根据所转订单的需求品项及其他分厂的生产品项，确认此订单的次佳发运地。 7.3.6 调度科将确认后的订单转至其他发运地或总部承运组发运，并建立《订单转发记录表》。