企业电子邮件沟通规范和技巧.PPT

几种常见的邮件发送对象选择 工作计划的发送对象 经理人的工作计划主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级、部门内部相关经理人 为保持部门内部计划对外的一致性，部门内部计划原则上只有一个计划可以跨部门传达，特殊情况可以根据需要处理 项目通报类的邮件 主送给项目小组成员 抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导 寻求跨部门支持的邮件 一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级 同时抄送本部门的直接上级 这样往往可以获得支持部门的更好的支持 2、主题 主题是接收者了解邮件的第一信息，要提纲挈领，使用有意义的主题，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。 一定不要空白标题，这是最失礼的 标题要简短，不宜冗长，是邮件核心思想的浓缩 标题要能反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情 可适当用使用大写字母或特殊字符来突出标题 回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题 3、称呼与问候 恰当地称呼收件者 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。 如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x女士”称呼，但要把性别先搞清楚。 不熟悉的人不宜直接称呼姓名，对级别高于自己的人也不宜称呼姓名。 邮件开头结尾最好要有问候语 最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”您好”；结尾常见的写个Thanks and Best Regards. 中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。 俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。 4、正文格式 邮件结构：第一段与最后一段是重点 电子邮件的撰写，应该掌握由上而下的重点，也就是说，重点在最前面的第一段。如果信件很长，最好在结尾的部分，再度强调第一段的重点。 内容：主动说出你期待对方做的事情 当你想要收件者采取行动时，如果电邮的内容长，在信件的一开始，就说明你的要求。如果内容很短，不超过一个屏幕可以读完的范围，就直接在信件内容的结尾提出要求即可。 日期：邮件的日期与时间要明确 在电邮中提到的日期与时间，一定要具体，你说的下个月或是下周三到底是什么时候？因此最好改成「下周三（如3月7日）」「下个月（如8月）」，时间也要明确，是上午还是下午？是以自己或对方的时区为准？以免双方认知不同而产生误会。 Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。 如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查 这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开; 如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。 在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。 选择便于阅度的字号和字体 中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字号用五号或10号字即可。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。 合理提示重要信息 不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述 对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。 不要随意使用 :-) 之类的字符，在商务信函里面这样显得轻佻。 风格： 检查自己写的电邮时，试试看读出声音，对话式的写作风格轻松但不失礼，而且也比较自然顺畅 5、正文内容 如果是写给不认识的人，还要加上一个简单的自我介绍。如果是回信，还要说明何时收到对方关于什么内容的信。  主体的内容详细程度取决于收件人 不同的人在同一时间对同一事情的理解程度不同 有些指代要清楚，不用不常用的缩写 主体的内容详细程度取决于主题情境的事态 资源是否充足 立场是否一致 资源充足 资源不充足 立场一致 立场不一致 简单罗列事实通知即可 是否有必要向上汇报 强调共同利益说明不良后果 罗列问题给出解决方案 案例描述 情景、冲突、问题、解决方案（建议） 标准式：情境——冲突、问题——解决方案 突出忧虑式：冲突、问题——情境——解决方案 突出信心式：问题——情境、冲突——解决方案 分析报告 开篇点明主题 清晰划定报告范围 对主要发现进行摘要 以结论和建议措施结尾 最好在邮件的第一段明确地说出自己的主要目的 邮件内容里不可