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电子邮件管理规定 第一条 适用范围　　金蝶集团员工、授权合作伙伴或关联公司授权人员。 第二条 管理权限和责任　　1、信息部：负责公司邮件系统的管理和技术维护。　　2、销售伙伴部：指定专人负责销售伙伴邮箱账号的日常管理，定期（不超过一季度）与总部邮件系统管理员核对销售伙伴的邮箱资料，提交使用明细报表。　　3、所有邮箱用户：应熟练掌握Outlook、Outlook Express的使用。 第三条 管理流程　　（一）新申请流程　　　1、新公司员工申请：由人力资源部及分支机构人力资源管理员通过新员工入职流程申请。　　　2、销售伙伴申请：销售伙伴申请公司邮箱账号由销售伙伴部管理员统一申请，完整填写使用人的姓名、住址、年龄、身份证号码、联系方式、工作职责、信箱用途、在现有单位的工作年限等信息，经销售与渠道部、办公室、信息安全部审批同意，向财务按每个账户500元成本费及500元押金（押金在邮箱账号注销时可退回）交纳费用，同时签订《保密协议》。　　　3、业务邮箱的申请：总部各部门或分支机构对于业务邮箱的申请必须说明用途并指定专人负责，并经部门经理（或分公司总经理）及信息安全部经理审批同意；申请部门、邮件系统管理员应同时做好登记备案工作。 　　（二）使用人异动管理流程　　　1、内部调动：　　　　　员工在集团内部调动或职务变动时，信息部邮件系统管理员依据“员工调动审批单”及公司发文，调整该员工的邮箱账号所属群组，邮箱账号的用户名保持不变。　　　　　各部门（分公司）业务邮箱的管理人变更时，直接领导需及时通知总部邮件系统管理员，进行登记调整。　　　2、注销流程：　　　　　(1)员工离职时，信息部邮件系统管理员依据“员工离职流程”进行删除操作。对于特殊人员的邮箱账号处理，需事先经信息部总经理审批同意后，方可保留，且一般为一个月，最长不得超过三个月。 　　　　　(2)销售伙伴的邮箱账号注销，由销售伙伴部管理员统一申请，由信息部邮件系统管理员执行并备案。　　　　　(3)各部门（分公司）业务邮箱需注销时，应及时上报总部邮件系统管理员；对于长时间（超过一个月）无人管理的业务邮箱，邮件系统管理员有权直接删除。 第四条 邮箱账号命名规范　　 1、仅适用于新增用户的邮箱账号申请或变更申请，已有邮箱账号的用户，可以保持原用户名不做变更。　　2、邮箱账号的用户名应与工作中的习惯称呼一致，优先采用汉语拼音姓名做邮箱用户名；若有重名，可以采用英文姓名做邮箱用户名来避免重复；特殊部门、分公司等为工作方便，可直接采用英文姓名做邮箱用户名。　　3、邮箱账号命名：取中文名（或英文名）的全拼+下划线+姓的全拼；若有重名，将由邮件系统管理员指定后缀（1、2、3等）。如张小山，英文名为john，可使用的邮箱账号的用户名为xiaoshan_zhang、john_zhang、xiaoshan_zhang1等。　　4、邮箱账号用户名对应的用户全称：取汉字名称，若有重名，将由邮件系统管理员指定后缀（1、2、3等）。；如：张小山、张小山1 或 张小山2等。 第五条 邮箱群组命名规范　　1、邮箱群组统一依据公司组织架构建立，并按公司组织架构的变更及时调整。　　2、邮箱群组划分明细到总部一级部门、分公司。　　3、邮箱群组名称与公司组织架构中总部一级部门、分公司的名称一致。 第六条 邮件使用 　　1、公司邮箱账户限本人使用，禁止将本人邮箱账户转借或借用他人邮箱账户。　　2、为保障邮件服务器稳定可靠地运行，所有用户应及时检查自己的邮箱并下载邮件，以防邮箱超过限额影响使用。违者责任自负。　　3、邮件收发客户端软件应使用Outlook或Outlook Express，推荐使用Outlook处理公司邮件。使用 Foxmail等其他客户端软件的应尽量改用Outlook。若有特殊要求的需经信息部审批后，方可使用。　　4、公司提供的邮箱账号限工作用途，不得用于私人事务，禁止因非工作用途将邮箱账号公开于外部internet网上。　　5、普通用户的邮箱容量标准为100M，每封邮件的大小限制为7M。需要发送大邮件附件的，建议将文件压缩拆分后分开发送。因收发邮件大于规定大小而不能收发造成的损失，由用户自己承担。　　6、邮箱账号管理（1）申请新的邮箱账号时，用户名需符合邮箱账号命名规范。（2）邮箱账号一经建立，如无特殊需要，不允许申请修改邮箱账号用户名。（3）用户必须及时修改邮箱账号的初始密码，密码至少8位且必须是字母、数字、特殊字符的组合，并且在使用中定期（最长3个月）进行邮箱账号的密码的修改，以防被他人盗用。信息部有提醒员工修改密码的责任。因邮箱账号的密码泄露造成的损失，用户自行承担责任。　　7、公司内部联系用邮箱账号，只能使用在公司邮件系统开户的邮箱账号。