日常事务管理.PPTVIP

项目六????日常事务管理 任务14 印章与介绍信管理实训 任务15 值班管理实训 任务16 备用金管理及报销实训 一、情景导入 北京盈通公司实行了定额备用金管理制度，该制度中规定：各部门借支备用金限额，一般不得超过1000元（人民币），若遇特殊需要应由各部门经理核准。各部门必须设立专人经管定额备用金，备用金经管人员必须妥善保存备用金支出所取得的发票以及各种报销凭证，并设立备用金登记簿，记录各种零星支出，自行留底存查。部各部门应于每周五编制备用金费用支出明细表，限于次周周一连同报销凭证一起送交财会部门审核、报销，财会部门根据核准金额划拨次周备用金。 销售部的备用金经管人员是该部门的经理秘书王倩，由于本周销售部要举办客户交流会，会议费用预计1500元，加上日常办公费用，共需借支2500元备用金。周一（6月2日），王倩来到财务部借支了2500元备用金；这一周销售部的备用金使用情况具体如下： 1、周一6月2日，购买办公用品花费363.3元，其中打印纸2箱100元，硒鼓2个共计234元，文件夹50个共计29.5元； 2、周二6月3日，销售员肖正接待客户，其中市内出租车费108元、餐费252元； 一、情景导入 3、周三6月4日，邮寄销售宣传手册花费170元；加班订餐费90元； 4、周四6月5日，在金海酒店举办客户交流会，其中印制宣传材料400元，鲜花300元，场地租用费800元； 这一周，王倩每天都认真地把当天的备用金支出情况记录在备用金登记簿中，周五编制出备用金费用支出明细表。第二周的周一，王倩将填写好的报销单、粘贴好的原始票据，连同备用金费用支出明细表送至财务部门冲转备用金借支款项。 办公室事务管理 项目六????日常事务管理 任务14 印章与介绍信管理实训 任务15 值班管理实训 任务16 备用金管理及报销实训 一、情景导入 刘鑫在一家有限责任公司做总经理秘书。前段时间，公司收购了一家即将倒闭的企业作为分公司。刘鑫最近一直忙着分公司的接收和组建工作。一天，销售部李杰要到某机关联系销售业务，需要开具一封介绍信。刘鑫一看，分公司的印章还没有呢，没法开介绍信，让他先跟总公司联系。刘鑫把这件事向总经理做了汇报，总经理让他按程序将该企业的原印章停用，并按程序去刻制一枚新印章。 二、工作任务及要求 （一）说明印章从刻制到销毁的管理流程 要求简明扼要说出印章刻制与启用、印章使用、印章保管、印章停用等各环节的具体操作步骤与方法。 （二）说明介绍信的使用及保管方法 要求就介绍信的使用及保管方法及注意事项进行说明。 三、工作流程及步骤 （一）印章从刻制到销毁的管理流程 印章的刻制和启用 ↓ 印章的使用 ↓ 印章的保管 ↓ 印章的停用和撤销 三、工作流程及步骤 （二）介绍信的使用及保管 介绍信的使用 ↓ 出具介绍信要严格履行审批手续 介绍信内容要明确具体，不能含糊笼统 介绍信要按编号顺序使用 一封介绍信只能用一个单位 介绍信的存根部分内容要同持有部分内容相符 介绍信不能弄虚作假，不能转借他人使用 介绍信字迹要清楚，如有涂改，应在改动的地方加盖公章 介绍信持出部分需填写有效时间 不能开具空白介绍信 介绍信必须盖印 三、工作流程及步骤 （二）介绍信的使用及保管 介绍信的保管 ↓ 介绍信必须由单位的领导指派专人负责保管 介绍信平时也要存放在保险柜或带锁的抽屉里，以防丢失、滥用 介绍信保管人员应请介绍信批准人在存根部分签字，有批条的要将批条贴在存根上 介绍信开出未用的，管理人员应及时催回，贴在存根上 介绍信持有者如将介绍信丢失，应及时报告单位或部门负责人，并告知介绍信管理人员，涉及重要事项的还应及时通知对方单位，以防冒名顶替。 四、实训测评 评价项目 评价关键点 分值 实际得分 印章管理流程 刻制程序合法 15 ? 启用程序规范 15 ? 填写用印登记表，正确用印 15 ? 保管措施周全 10 ? 熟悉停用和撤销手续 10 ? 介绍信的使用与保管 填写规范、准确、字迹清晰 15 ? 根据相关手续开具介绍信 10 ? 保管措施合理安全 10 ? 五、知识点 （一）印章的相关知识 1、印章的分类：（1）按材质分（2）按性质分 2、印章的作用：（1）标