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公务卡支付结算制度存在的问题及对策建议 公务卡支付结算制度存在的问题及对策建议 ◆谢军 (湖南衡阳95338部队总会计师.湖南衡阳421000) 在近几年的实践过程中,公务卡的使用确实在军队的公务 支出方面发挥了显着作用,提高了经费的使用效益.但是在技 术手段和推行的普遍性还存在差距,管理层和使用层业务不够 熟练等问题,我们必须不断完善公务卡支付结算管理制度.保证 公务卡的高效使用,进一步提高公务支出的效益. 一 ,当前军队公务卡支付结算制度存在的几个问题 但由于技术平台还不够成熟,在公务卡推行的过程中,同样 存在着一些’’难”点: (一)使用效率难提高 从公务卡支付结算的制度规定来看.只是简单说明了公务卡 使用范围为办公用品采购,差旅,会议接待等粗略的几项内容,对 于公务卡应用范围的说明不够清楚,致使公务卡的使用受到较大 限制.同时.一些部队单位还是遵循财务集中统一管理的要求, 由财务部门通过转账方式进行开支,使用公务卡的频率较低. (二)违规使用难防范 军队公务卡支付结算相比票据结算和现金结算.具有”消费 留痕”的特点,财务部门对于公务支出的掌控力明显提高.但是. 我军现行公务卡支付结算管理制度中缺乏对消费的实时动态监 控,公务卡消费的信息有一定的滞后性,不能能及时动态的掌握. 对于大额支出不能预警,没有很好的解决风险控制问题.同时, 审计监控没有完全纳入公务卡制度的监控体系,造成对公务卡 消费的监督力度弱化. (三)管理过程难规范 现行公务卡支付结算管理制度中.虽然签订合约前由财务 部门统一组织中办人员向银行请领,但是我军财务部门针对公 务卡申办人中办业务时的具体资料并没有完全掌握,对申办人 的信息也没有按照统一格式和项目进行登记管理.这样,当公 务卡消费出现风险时,财务部门无法及时对个人情况进行准确 掌握;当持卡人出现单位调动,转业等情况时,财务部门注销公 务卡时部门的登记不能及时记录,造成管理混乱和家底不清的 情况出现. (四)信息收集难完备 因为公务卡支付结算管理的特殊性,信息是完成公务卡管 理的重要因素.但是.制度体系中尚未建立对地方发卡银行信 息,各商业银行公务卡业务政策,刷卡场所设备情况等相关信息 的收集制度,也没有针对军队内部公务卡相关信息的整理分析 制度,所以,在军队公务卡改革许多信息的掌握上,还非常不够, 这使得我军公务卡支付结算制度在地方经济发展迅速的变化中, 无法真正保证有效性和效益性. 二,当前军队公务卡支付结算制度运行需要重点把握的原则 (一)注重安全,规避风险 安全是使用公务卡支付结算制度的首要任务,完善公务卡 支付结算管理制度的各项措施要从保证资金支出的安全为前提 进行设计: 首先要依据公务卡支付结算的特点,对支付结算中产生的 客观风险进行考虑,如卡片丢失,系统故障等.其次,公务卡业 务的办理不能完全由一人全部办完,从证件审核,印鉴管理,授 信额度,领导审批,银行往来,公务卡管理等各环节要合理分工, 明确流程.第三,落实单位POS转账卡卡密分管规定,不得由一 人兼管.由出纳员保管POS转账卡,会计保管密码,并定期更换 密码. (二)合理规定,提高实效 完善公务卡支付结算制度的各项措施要充分考虑到公务卡 使用,监控及信息处理的效率. 一 是规范使用流程.要在目前的公务卡支付结算流程上进 一 步完善.明确公务卡支付的范围,规范公务卡结算的步骤,提 高结算效率. 二是规范使用平台.充分拓展公务卡依托的信息平台.实 现公务卡支付结算的动态监控,在制度中明确各方的责任义务. 当出现问题时信息传达到各个责任主体,能够及时高效的处理. 三是规范管理方式.依据总部的公务卡管理规定制定符合 本单位实际的操作细则,从预算,审批程序等方面人手,采取编 制月经费开支计划等方法控制随意刷卡开支等行为. (三)改进审核,健全机制 我军公务卡支付结算管理制度涉及到各个方面的内容,完 善制度的各项措施要通盘考虑,不仅要逐步明晰公务卡制度中 各主体的权利义务,探讨使用公务卡的具体程序,明确公务卡使 用前后的监控措施,保证公务卡制度的动态完善,还要充分考虑 各个部分之间的协调相关性,保证各部分能够真正在实施过程 中落实到位,发挥作用. 三,进一步完善军队公务卡支付结算制度的几点建议 通过对现行制度的分析之后,从问题出发,应该从提高公务 卡使用效率,加强公务卡监督控制,严格公务卡发放程序出发, 深入探讨完善公务卡支付结算管理的具体措施. (一)要提高公务卡的使用效率 要将现有的用现金支付的办公用品采购,差旅,会议,接待 和维护修理费的公务开支进一步细化,大项办公用品采购.由单 位单一帐户进行直接划拨.而对于一股l生的公务开支,要尽量 划人公务卡消费的范围,同时要将一些开支频繁,具备刷卡条件 的开支项目纳入必须使用公务卡开支的范阎