文件收发及保密管理规定.doc

文件收/发及保密管理规定 一、文件收发管理 1、文件签收（含外来文件） 1.1签收文件时，要检查收文单位或收件人姓名无误后再进行签收。 1.2签收文件时，要对文件的份数、标题等内容逐份清查核对，如发现其中一项不对口，应及时报告主管领导。 1.3签收文件应签写姓名并注明时间。 1.4文件的登记编号：对收到的文件，要分类逐件在“文件发放/回收记录表”上详细登记。登记项目一般包括：收到日期、顺序编号、来文部门或单位、文件标题。参加各种展会、培训、会议带回的文件、材料，在传达、汇报结束后应交管理部保管，个人不得存放。 2、文件的阅批与分转 重要文件或急件应立刻呈送分管副总经理阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，电子版文件利用QQ、邮件传达后如收件人没有及时审阅，发件人需要电话提醒收件人确认。 3 、文件下发的管理 3.1管理负责文件的上报下发，非经分管副总经理同意，各部门不得以公司名义发送正式文件。 3.2各职能部门需要发文，应草拟文稿。文稿编制完成后，拟稿人详细写明文件标题、发送范围、拟稿人。 3.3部门负责人核稿并签字，管理部负责人进行审核，分管副总经理批准。 3.4发文时，应在收/发文登记表上登记。 4、文件的立卷归档。 4.1文件归档工作依照《档案法》和公司档案管理制度及时整理（立卷）、归档。 4.2存档时，要求把文件的正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。 4.3坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则，重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。 5、文件的销毁 ??? 见《文件和记录管理控制程序》的销毁规定章节。 6、其他文件收发管理规定见《文件和记录管理控制程序》。 二、密级 1、 保密范围和密级确定 1.1、本公司秘密包括本规定的下列秘密事项： 1.1.1公司重大决策中的秘密事项。 1.1.2公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。 1.1.3公司内部掌握的合同、协议、意向书及可行性报告、主要会议记录。 1.1.4公司财务预算报告及各类财务报表、统计报表。 1.1.5公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。 1.1.6公司自主开发的产品图纸、技术资料、报价等信息。 1.1.7公司员工人事档案、工资性、劳务性收入及资料。 1.1.8外来机密文件。 1.1.9其他经公司确定应当保密的事项。 一般性决定、决议、通告、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。 1.2、公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。 绝密：是最重要的秘密，泄露会使企业的权力和利益遭受特别严重的损害； 机密：是重要的秘密，泄露会使企业权益和利益遭到严重的损害； 秘密：是一般的公司秘密，泄露会使企业的权力和利益遭受损害。 2、公司密级的确定 2.1公司经营发展中，直接影响公司权益的重要决策文件资料为绝密级。 2.2 公司的规划、财务报表、技术资料、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级。 2.3公司人事档案、合同、协议、员工工资收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。 2.4属于公司秘密的文件、资料，应当依据规定标明密级，并确定保密期限。保密期限届满，自行解密。 三、 保密措施 1、属于公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由财务中心和人事行政部分别执行。 2、对于密级的文件、资料和其它物品，必须采取以下保密措施： 2.1非经总经理或分管副总经理批准，不得复制和摘抄。 2.2收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施。 2.3在设备完善的保险装置中保存。 3、在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经总经理批准。 4、具有属于公司秘密内容的会议和其他活动，主办部门应采取下列保密措施： 4.1 选择具备保密条件的会议场所。 4.2根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指定。 4.3依照保密规定使用会议设备和管理会议文件。 4.4确定会议内容是否传达及传达范围。 5、不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。 6、公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告管理部，管理部接到报告，应立即做出处理。 7、公司员工应做到“不该问的不要问，不该说的不要说”。 四、 保密责任与处罚 1、出现下列情况之一者，给予警告，并扣发工资10元以上500元以下 1.1泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的。 1.2违反本制度规定的秘密内容。 1.3已泄露公司秘密但采取补救措施的。 2、出现下列情况之一的，予