数据库技术与应用Access 2003版第7章 报表.pptVIP

数据库技术与应用(Access 2003版) 第7章 报表 本章主要内容 6.1 报表的概念 6.2 报表的创建 6.3 报表的编辑 6.1 报表的概念 认识报表：报表是查阅和打印数据的方法 6.1.1 报表的作用 　　报表是以打印的格式表现用户数据的一种有效方式。其信息大多来自表、查询或SQL语句。报表中的其他信息存储在报表的设计中。 　　为了使报表更吸引人，报表编辑者通过各类控件建立报表与记录源之间的链接，从而达到图形化地组织数据的目的。 注意：报表只能显示和打印数据，不能输入数据！ 6.1.2 报表的类型 　　Access的报表包括三种形式： 文字报表：重复性的文字数据 图表报表：数据源中的数据以图表显示 标签报表：数据源中的数据以标签显示 6.1.3 报表的视图 　　Access的报表有三种视图： 设计视图：创建报表或更改已有报表的结构 打印预览：查看将在报表的每一页上显示的数据 版面预览：查看报表的版面设置，其中只包括报表中数据的示例 6.1.4 报表的节 　　报表中的信息可以根据其打印位置和需要重复打印的次数，将其设置在分在不同的节中。 报表页眉：打印在报表第一页页面页眉的前面，在一个报表中只出现一次，用于显示徽标、报表标题或打印日期。 页面页眉：出现在报表每页的顶部，主要用来显示列标题等项目信息。 组页眉：组的细明部分的最前面，显示分组字段等分组信息 (必须选择“排序与分组”按钮) 。 主体节：报表数据的主体部分，对报表基础记录源的每条记录而言，该节重复出现。 组页脚：在组的明细部分的最后，用于显示分组统计数据等分组信息。 页面页脚：出现在报表每页的底部，用于显示页号等项目信息。 报表页脚：报表设计中的最后一节，只在报表的结尾处出现一次，用于显示报表合计等项目信息。 报表页眉 报表页脚 页面页眉 页面页脚 主体 6.2 报表的创建 　　同窗体的创建一样，Access提供了“自动报表”和“报表向导”两种快捷的报表创建方式。 为提高效率，在创建报表时，我们可以先利用“自动报表”或“报表向导”自动生成报表，然后再切换到设计视图对已创建的报表进行修改。 1、创建“自动报表” 　　利用“自动创建报表”可以创建包含数据来源（数据来源可以是表、查询、SQL查询）中的所有字段的报表。 Access提供了“纵栏式”和“表格式”两种版面来创建自动报表。 2、利用“报表向导”创建报表 　　Access提供的“报表向导”可以简单快速地创建各种常用的报表，是创建报表时最常用的方法。 Access提供的向导包括： (1) 标签向导 (2) 图表向导 (3) 报表向导 (1) 标签向导 　　标签是一种常用的报表，如商品标签、个人名片、证件卡、信封和卡片等都是不同形式的标签。Access提供了功能完备的标签向导，可以很容易地利用基本表或查询中的数据建立各种类型的标签。 举例：九江市电信局(332000)为九江学院(332005)每位老师发送一张新年贺卡，请设计一张简易的信封报表，效果如下图。 (2) 图表向导 　　报表中常常需要使用图表直观地描述数据。图表可以由“图表向导”生成，也可以在设计视图中插入。 举例：统计“考生基本信息表”中各学院考生人数，并显示在图表报表中 (3) 报表向导 利用报表向导来创建报表的最大好处在于：可以直接在向导步骤中进行数据的分组、排序和计算操作。 在Access的报表中最多可以设置10级分组 举例：设计一个以“成绩查询”为数据来源的报表。 要求： (1) 报表打印时按院系分组； (2) 同一院系的考生按身份证号排序； (3) 统计每个学院笔试和机试成绩的平均分 (4) 布局：递阶；方向：横向；样式：随意 3、利用“设计视图”创建报表 　　设计视图是用来编辑报表视图的。在设计视图中，可以创建新的报表，也可以修改已有报表的设计。 举例：按参照图标准制作“考生准考证”报表 报表的分组与排序 利用“报表向导”建立报表时，我们很容易对报表中的记录进行分组和排序。但是，利用“自动报表”建立的报表，主体中的记录是不分组排序的；利用“设计视图”建立报表时，我们也往往需要对记录进行分组和排序。 6.3 编辑报表 操作方法： (1)选择“视图”菜单中的“排序与分组”命令 (2)点击 “工具栏”中的“排序与分组”按钮 举例：以“考生基本信息表”为数据源制作一个报表，要求显示的数据按“院系”分组。 报表的计算 利用计算表达式作为控件源，在数据发生变化时能重新计算并输出显示。 用途：对数据进行加工、统计 常用控件：文本框 对应属性：控件来源 表达式书写格式：必须以“＝”开头 思考： (1)