中石化项目采购成本控制.doc

中石化项目采购成本控制 第三章中石化项目采购现状及存在不足 3.1中石化项目采购现状 物资采购管理是企业管理的重要组成部分，是保证企业生产建设和经营活 动开展的重要条件。企业开展物资采购管理，有利于合理地使用和节约物资，促 使企业物资采购成本下降和物资采购质量提高，增加企业经济效益。 物资采购管理是企业对生产经营过程中所需各种物资，包括主要原材料、 辅助材料、燃料和机电产品等的选择购买所进行的计划、组织和控制。物资采购 管理的基本任务是企业依据生产建设和经营活动对物资的需求，按照价廉物美的 原则，组织按时、按量、按品种、适质、适价、齐备成套、经济合理、多渠道、 少环节地采购各种物资，以保证企业生产经营活动的正常进行。 工程项目物资采购的业务流程不仅因企业而异，而且即使在同一个企业内 部，不同工程项目物资采购的业务流程也会存在一定的差异。通常情况下，这种 差异主要表现在采购来源（国内采购、国外采购），采购方式（议价、比价、招 投标），以及采购对象（材料、设备）等业务作业细节上。虽然采购流程存在着 以上种种差异，但归结起来，其基本采购流程主要由以下几个程序组成，见图 3-1所示。 1、在项目施工组织设计完成以后，物资计划员根据工程部制定的月度滚动 生产计划，利用技术部制定的物料清单，将生产计划拆分成物料需求计划，并结 合现场的实际需求，同时考虑原物料库存制定出原物料采购计划或书面请购单， 转发至采购部门用来作为采购业务依据。 2、采购员收到原物料采购计划或请购单后，在原有的供应商中选择成绩良 好的厂商，通知其报价，或以登报公告的形式公开征求，通过各种渠道了解可能 的供应商后，将经批准的书面采购订单发送至合适的供应商处。 3、如果供应商能够满足订单的要求，它将返回一张订单确认通知，这笔业 务将按照正常的业务过程进行。如果不能满足订单要求，它将提议更改送货的日 期、数量或者价格。采购员将重新确认价格，同时到物料计划员处核对供应商提 议是否符合生产计划的需要。如果不符合，采购员还必须再和供应商协商达成妥 协。而且即使妥协达成后，由于工程设计变更还可能会改变对采购原物料的需求。 一旦这种变更产生，物料计划员必须再和采购员联系，采购员再与供应商沟通，上述过程不断重复进行，直至最后签定供货协议。 4、签约定货后，应依据合约规定，督促厂商按时交货。货到工地后，甲方 工地代表或专业工程师负责监控货到现场数量和质量的验收，一般要求监理、安 装方或总承包方共同确认。 5、厂商交货检验合格后，随即开具发票要求付清货款。付款时，首先由采 购 部门核对发票的内容是否正确，并填写付款申请单，然后转交财务部门。 凡厂商所交货品与合约规定不符或验收不合格者，应依据合约退货，并立即办理 重购手续，予以结案。 6、财务部门收到项目转来的发票、付款请购单以及仓管部门转来的入库验 收单，审核无误后付款，或根据预付款请购单付款。 3.2中石化项目采购存在的不足 纵观国内工程项目物资采购管理方式，由于管理方法、机制等原因几乎存 在同样的一些有待调整的问题。传统采购存在着许多与现代采购要求不相容的地 方，影响了采购的效率和有效性。主要存在以下几方面不足： 1、采购成本较高 在中石化推行框架协议之前，项目根据其自身特点及施工进度等情况，考 虑基础设施和资金的周转问题，每次材料采购量不大，享受不到大批量采购的优 惠价格，同时由于采购员对供应商的比选不充分，采购商品和服务的价格很可能 较高。各分公司及各部项目无论工作量大小，都设置采购机构，致使整个企业的 采购部门过于庞大造成了人力资源浪费，工资、流动资金和管理费等各种费用支 出加大，另外采购过程中需要采购人员外出了解产品情况、与供应商谈判等也造 成了采购业务费用的增加。 2、采购效率较低 传统的采购过程中，采购人员需要到众多的供应商的产品目录里查询产品 及其定价信息，由于信息来源的多样性，包括报纸、电视、熟人介绍，了解这些 信息需要花费很多时间，以最低向三家供应商询价和选择商品为例，一般要用 2-3天，而且还要消耗不少的人力、物力。整个采购过程都是以手工方式进行的， 以大量纸面文件为基础，采购人员必须花费大量的时间与精力做文本处理工作： 询价、制定订单、回签确认书、修改订单等。这极大地影响了采购人员的工作效 率，转移了其工作重点，造成企业资源的浪费。和供应商的沟通障碍存在障碍， 采购方为了能够从多个竞争性的供应商中选择较佳的供应商，往往保留私有信 息，而供应商也在和其他的供应商竞争中隐瞒自己的信息，这样采供双方都不能 进行有效的信息沟通，只能通过多次谈判达成协议，这也是典型的非信息对称博 弈过程。 3、采购周期长 一方面是由于采购提前期长，另一方面因为采购过程要跨越了工程部、采 购部、财务部、仓库等部门以及外部供应商，经历供应商认