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中国3000万经理人首选培训网站 文件的印刷发放保管收回及销毁程序 目 的：建立一个科学、合理的公文管理文件，做到各项政策文件及时发放，有效实施，保管严密。 二、适用范围：公司对内、对外签发的红头文件、GMP文件。 三、责 任 者：文件管理者及秘书。 四、正 文： 在公文处理中有发文和收文两种情况，但都存在着保管、收回和销毁的程序。现根据不同的情况分别阐述如下： 1、发文程序： 1.1 文件撰写出来审核修改后由公司领导研究讨论会签，经过总经理签发同意后方可打印。 1.2 根据要求、文件内容的定向确定其主送、抄送、抄报的相关部门、单位，并确定文件印刷的份数 1.3 文件形成后，统一进行分类、编码、印刷。 1.4 文件批准执行后，加盖公司公章即可生效颁发。 1.5 在执行之日前发放至相关部门或人员，每次颁发文件时，发文者需填写发文登记簿，收文者须进行签名登记。同时发文者需留存保管归档。以此便于统计、查找，有利安全。 1.6 一旦新文生效使用，或人员离开工作岗位，前版文件必须交回。文件收回时收方必须在文件发放回收记录上签字。 2、收文程序： 2.1 收文者收到文件后签收、启封、登记。 2.2 来文登记后，按照内容、性质分别送给有关领导人阅批或直接送给承办部门办理。 2.3 属知晓的文件内容，先上级后下级，先主管后承办部门之间依次快速、准确、安全的传阅。 2.4